Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій

Питання вимог до документів, що подаються для вчинен­ня нотаріальної дії, врегульовано, зокрема, статтею 47 Закону України «Про нотаріат».

Тобто законодавець закріплює вимоги до оформлення не тільки нотаріальних документів, а й тих, що необхідні для вчи­нення нотаріальної дії.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які:

- не відповідають вимогам законодавства;

- містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи;

- мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення;

а також:

- документи, тексти яких неможливо прочитати внаслі­док пошкодження;

- документи, що написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в до­кументах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, ма­ють бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації (у разі наяв­ності) чи особи, яка видала документ. До того ж виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочита­ти як виправлене, так і помилково написане, а потім виправле­не чи закреслене.

Не приймаються порвані документи та документи, викла­дені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з'єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом від­повідної посадової особи та печаткою юридичної особи (у разі наявності), яка видала документ.

Слід наголосити на тому, що нотаріус або відповідна служ­бова чи посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, на власний розсуд здійснює правову оцінку поданих документів, на під­ставі яких буде вчинюватися відповідна нотаріальна дія.

Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша доку­мента, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 4 листопада 2009 р. № 2053/5.

Інформаційна довідка про перевірку спеціального блан­ка нотаріального документа долучається до примірника нота­ріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), який зберігається у справах нотаріуса.

Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вва­жаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстро­вими номерами) нотаріальних дій.

У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, то вони мають бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеро­вані (крім випадків, коли такі документи видані (отримані) за допомогою єдиних та державних реєстрів, відомості яких обов’язково використовуються нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії).

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, за­свідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тек­сти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, мусять бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їхній ідентифікаційний код за даними Єдиного держав­ного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань - без скорочень, зі зазначенням їх міс­цезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їхнє місце проживання та ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, - зі зазначенням дати їх народження.

6.6.