Правові основи здійснення контролю за вчиненням нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами України

Має рацію І. Г. Черемних стосовно того, що публічний ха­рактер нотаріальної діяльності визначає важливу рису, яка є невід’ємною характеристикою системи нотаріату і складовою частиною її функціонування, - підконтрольність^[245] 1.

М. М. Дякович стверджує, що класифікувати контроль у сфері нотаріальної діяльності можна за різними критеріями^[246].

Залежно від предмета контроль у галузі нотаріату по­діляється на:

- контроль за вчиненням нотаріальних дій органами нотаріату, зокрема нотаріусами;

- контроль за організацією нотаріальної діяльності.

Залежно від правової природи контролю та суб’єктів його здійснення він буває:

- адміністративний (здійснюється уповноваженими осо­бами Міністерства юстиції України, відповідних головних управлінь юстиції);

- судовий (здійснюється судом за опосередкованої участі органів юстиції)^[247].

Державне регулювання нотаріальної діяльності на за­конодавчому рівні вперше було встановлено ст. 21 Закону України «Про нотаріат», в редакції Закону від 1 жовтня 2008 р. № 614-VI «Про внесення змін до Закону України «Про нота­ріат». Суттєві зміни до статті внесено Законом України від 6 вересня 2012 р. № 5208-VI «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» щодо державного регулювання нота­ріальної діяльності».

Державне регулювання нотаріальної діяльності полягає у: встановленні умов допуску громадян до здійснення нота­ріальної діяльності, порядку зупинення і припинення приват­ної нотаріальної діяльності, анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю; здійсненні контролю за організацією нотаріату, проведенням перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріально­го діловодства; визначенні органів та осіб, які вчиняють нота­ріальні дії, здійснюють контроль за організацією нотаріату, проводять перевірки організації нотаріальної діяльності но­таріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства; визна­ченні ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами; встановленні переліку додаткових послуг право­вого і технічного характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, та встановленні розмірів плати за їх на­дання державними нотаріусами; встановленні правил профе­сійної етики нотаріусів.

Контроль за організацією нотаріату, перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріально­го діловодства здійснюються Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юсти­ції в областях, містах Києві та Севастополі.

Мін'юст є головним органом у системі центральних орга­нів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну правову політику, державну політику з питань бан­крутства та використання електронного цифрового підпису, у сфері нотаріату, що забезпечує формування та реалізацію дер­жавної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Свою діяльність Міністерство юстиції провадить відповід­но до Положення про Міністерство юстиції України, затвер­дженого Постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 р. за № 228. До одного з основних завдань Мін'юсту нале­жить організація роботи нотаріату.

Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні тери­торіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Се­вастополі підпорядковуються Міністерству юстиції України та є його територіальними органами.

Положення про Головне територіальне управління юс­тиції Міністерства юстиції України в Автономній Республі­ці Крим, головні територіальні управління юстиції в облас­тях, містах Києві та Севастополі затверджено Наказом Мініс­терства юстиції України від 23 червня 2011 р. № 17075, зареє­строваним у Міністерстві юстиції України 23 червня 2011 р. за № 759/19497.

Одними з основних завдань Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севас­тополі є забезпечення роботи нотаріату, протидія легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінан­суванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (щодо нотаріусів, адвокатів, адвокатських бюро та об'єднань, суб'єктів господарювання, що надають юри­дичні послуги (крім осіб, що надають послуги в рамках трудо­вих відносин)).

За ст. 33 Закону України «Про нотаріат», Міністерство юс­тиції України, Головне управління юстиції Міністерства юсти­ції України в Автономній Республіці Крим, головні управлін­ня юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації нотаріальної діяльності приватного но­таріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства за певний пе­ріод. Тимчасом проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, крім пере­вірки звернень громадян чи юридичних осіб у межах предме­та звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в об­ластях, містах Києві та Севастополі. Перевірка організації но­таріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил но­таріального діловодства, крім повторних перевірок, перед­бачених Законом України «Про нотаріат», проводиться не частіше одного разу на два роки виключно на робочому міс­ці (у конторі) приватного нотаріуса з обов’язковим повідом­ленням його про проведення такої перевірки.

Приватний нотаріус зобов’язаний надавати посадовим со- бам, уповноваженим проводити перевірку, відомості і доку­менти щодо організації нотаріальної діяльності, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.

У разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса або неоднора­зових порушень ним правил нотаріального діловодства Мініс­терство юстиції України, Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республі­ці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які проводили перевірку, можуть зупинити або припинити нотаріальну діяльність приватного нотаріуса з підстав та у порядку, передбачених Законом Украї­ни «Про нотаріат».

Якщо під час перевірки будуть виявлені неодноразові гру­бі порушення порядку вчинення нотаріальних дій, то у при­ватного нотаріуса може бути анульовано свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю у порядку та на підста­вах, передбачених Законом «Про нотаріат».

Порядок проведення перевірки організації роботи дер­жавних нотаріальних контор, державних нотаріальних архі­вів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріаль­ного діловодства затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 р. за № 357/5, зареєстрованим у Мі­ністерстві юстиції України 17 лютого 2014 р. за № 298/25075.

Відповідно до п. 4 Порядку, основними завданнями пере­вірки є:

1) перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нота­ріальної діяльності приватного нотаріуса, зокрема дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса (далі - робоче місце), страхування цивільно-правової відповідальності, на­явності осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів, умов зберігання архіву, печаток, штампів, спеціальних бланків нотаріальних документів тощо;

2) перевірка дотримання державними і приватними нота­ріусами правил ведення нотаріального діловодства, правиль­ності формування документів у справи, наявність та відповід­ність вимогам законодавства документів (у випадках, перед­бачених законодавством, - копій документів), які потрібні для вчинення нотаріальних дій та долучені до примірника нота­ріально оформленого документа, документів, необхідних для проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, наявність на документах належних рек­візитів (печаток, підписів, реєстрових номерів, дати тощо);

3) перевірка дотримання державними і приватними нота­ріусами порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема під час проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень;

4) виявлення порушень законодавства, яке регулює орга­нізацію роботи державної нотаріальної контори, державно­го нотаріального архіву, організацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, порядок вчинення нотаріальних дій та ведення нотаріального діловодства;

5) виконання державними і приватними нотаріусами обо­в’язку щодо підвищення професійного рівня (проходження підвищення кваліфікації, участь у конференціях і семінарах з питань права, дотримання правил професійної етики, затвер­джених Міністерством юстиції);

6) визначення якості нотаріального обслуговування фі­зичних та юридичних осіб;

7) надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення;

8) застосування до державних і приватних нотаріусів захо­дів реагування, передбачених законодавством, у разі виявлен­ня під час перевірки до пущених ними порушень;

9) узагальнення результатів перевірок з метою визначен­ня типових порушень, недоліків та помилок, що допускаються державними і приватними нотаріусами;

10) поширення позитивного досвіду роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, при­ватного нотаріуса.

Планова комплексна перевірка організації роботи дер­жавної нотаріальної контори, державного нотаріального архі­ву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нота­ріального діловодства здійснюється не частіше одного разу на два роки.

Задля визначення періодичності здійснення планової комплексної перевірки враховуються результати попередньої комплексної перевірки, навантаження (кількість учинених нотаріальних дій), відсутність обґрунтованих скарг на роботу державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса протягом строку, що підлягає перевірці, професійний рівень державного чи приватного нотаріуса.

Строк проведення планової комплексної перевірки може бути продовжено не більше ніж на один рік після спливу двох років з часу проведення останньої планової комплексної перевірки.

Нагадаємо, проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом комплексної перевірки, не допуска­ється, крім перевірки за зверненнями громадян чи юридич­них осіб у межах предмета звернення та повноважень Мініс­терства юстиції, Головного управління юстиції.

Проведення перевірки організації роботи державної нота­ріальної контори, державного нотаріального архіву, організа­ції нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотриман­ня державними і приватними нотаріусами порядку вчинен­ня нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, Головного управління юстиції, діяль­ність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організаці­єю нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні.

До перевірки можуть залучатися працівники територіаль­них органів юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні, а також нотаріуси, які мають високий професійний рівень і достатній досвід практичної роботи не менше 10 ро­ків, та працівники державного нотаріального архіву.

Представники Міністерства юстиції можуть брати участь у будь-якій перевірці, що проводиться Головним управлінням юстиції.

До складу комісії (комплексної, цільової, контрольної) не залучаються представники Міністерства юстиції, Головного управління юстиції, якщо це призведе до виникнення кон­флікту інтересів у цих посадових осіб.

У разі виникнення конфлікту інтересів член комісії невід­кладно у письмовій формі повідомляє голову комісії (комп­лексної, цільової, контрольної перевірки) про наявність кон­флікту інтересів.

У разі неможливості відсторонення члена комісії від про­ведення перевірки (комплексної, цільової, контрольної) або в інший спосіб усунення конфлікту інтересів такий член ко­місії здійснює перевірку під безпосереднім контролем голо­ви комісії. Строк проведення перевірки (комплексної, цільо­вої, контрольної) визначають, керуючись потребою всебіч­ного, повного вивчення матеріалів, документів та підготовки об'єктивного висновку. Однак строк перевірки може бути про­довжено заступником міністра юстиції (згідно з розподілом повноважень), начальником Головного управління юстиції на підставі доповідної записки голови комісії.

На прохання нотаріуса (державного в односкладовій дер­жавній нотаріальній конторі або приватного), який розпочав свою нотаріальну діяльність і не має попереднього досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса, може надаватись ме­тодична допомога з наданням відповідних рекомендацій з пи­тань організації роботи державної нотаріальної контори (для державного нотаріуса), організації нотаріальної діяльності (для приватного нотаріуса), дотримання ним порядку вчинен­ня нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріаль­ного діловодства шляхом аналізу вчинених нотаріальних дій. Метою такої допомоги є визначення потреби у проходженні цим нотаріусом курсів підвищення кваліфікації.

Підставою для проведення планової комплексної пере­вірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання правил нотаріального діловодства є графік прове­дення такої перевірки.

Позапланова комплексна, цільова або контрольна пере­вірка державної нотаріальної контори, державного нотаріаль­ного архіву, приватного нотаріуса проводиться за результата­ми попередньої перевірки або за дорученням Міністерства юс­тиції чи Головного управління юстиції.

За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

Перевірка за зверненнями фізичних та юридичних осіб проводиться у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції, Головного територіального управлін­ня юстиції шляхом витребування від державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нота­ріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нота­ріуса або з виїздом за місцезнаходженням державної нота­ріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса.

У разі потреби за дорученням міністра юстиції може про­водитися позапланова перевірка в загальному порядку про­ведення перевірок. Позапланова перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці. За наслідками такої перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

Графік проведення планових комплексних перевірок ор­ганізації роботи державної нотаріальної контори, державно­го нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та дотримання державними і приват­ними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і ви­конання ними правил ведення нотаріального діловодства по­годжується зі структурним підрозділом Міністерства юсти­ції, на який покладено повноваження щодо формування і за­безпечення реалізації державної політики у сфері нотаріату, та затверджується начальником Головного управління юсти­ції на рік. Копія погодженого та затвердженого графіка над­силається до структурного підрозділу Міністерства юстиції, а також направляється на адресу державної нотаріальної кон­тори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса. В аналогічному порядку вносяться зміни до графіка перевірки.

Графік проведення планових комплексних перевірок оприлюднюється завдяки розміщенню на сайті Головного управління юстиції.

Також, складаючи графік планових комплексних переві­рок, керуються фактом перевірки нотаріусів під час проведен­ня Міністерством юстиції комплексних і цільових перевірок територіальних органів юстиції. Якщо комісією Міністерства юстиції не було виявлено порушень у діяльності таких нота­ріусів, їх наступна планова комплексна перевірка проводить­ся відповідно до цього Порядку, але не частіше одного разу на два роки.

Особою, відповідальною за проведення перевірки, готу­ються пропозиції щодо складу комісії, строків та плану прове­дення перевірки. За результатами опрацювання пропозицій особа, відповідальна за проведення перевірки, підготовляє до­повідну записку, у якій зазначає строки проведення перевірки, склад комісії і формує план проведення перевірки.

До плану проведення перевірки вносяться всі питання, що стосуються організації роботи державної нотаріальної конто­ри, державного нотаріального архіву, організації нотаріаль­ної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державни­ми і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил ведення нотаріального діло­водства.

План проведення перевірки розглядається і затверджу­ється відповідно міністром юстиції (заступником міністра юс­тиції згідно з розподілом повноважень), начальником Голов­ного управління юстиції (його заступником).

Перед проведенням перевірки особи, котрі уповноваже­ні на її проведення, вивчають усі наявні матеріали в Міністер­стві юстиції, Головному територіальному управлінні юстиції, що стосуються попередніх перевірок, їхніх наслідків, реаліза­ції висновків та пропозицій, а також обґрунтовані скарги щодо діяльності державної нотаріальної контори, державного нота­ріального архіву, приватного нотаріуса тощо.

Для проведення перевірки утворюється комісія, персо­нальний склад якої, голова, термін проведення перевірки дер­жавної нотаріальної контори, державного нотаріального ар­хіву, приватного нотаріуса затверджуються наказом відпо­відно Міністерства юстиції чи Головного управління юстиції. Під час проведення перевірки члени комісії зобов’язані бути об’єктивними та неупередженими.

Перевірка проводиться з додержанням вимог законодав­ства щодо збереження державної та нотаріальної таємниці, ін­шої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголо­шення інформації, що стала відома під час її проведення.

За наявності об’єктивних підстав, які унеможливлюють проведення перевірки (хвороби завідувача односкладової державної нотаріальної контори, завідувача державного но­таріального архіву, приватного нотаріуса тощо), що підтвер­джується відповідним документом, голова комісії порушує перед керівництвом Міністерства юстиції, Головного терито­ріального управління юстиції питання про можливість пере­несення строків перевірки.

Документ, що підтверджує обставини, які унеможливлю­ють проведення перевірки, надається нотаріусом Міністер­ству юстиції або Головному управлінню юстиції.

Перенесення строків перевірки супроводжується відпо­відним наказом, що видається Міністерством юстиції, Голов­ним територіальним управлінням юстиції.

Відсутність завідувача односкладової державної нота­ріальної контори, завідувача державного нотаріального архі­ву, приватного нотаріуса на робочому місці на час перевірки без документального підтвердження поважних причин або відмова від надання необхідних документів на вимогу чле­нів комісії вважається ухиленням від перевірки. Про ухилення від перевірки або відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії складається акт, який підписується головою та членами комісії.

Ухилення від перевірки або відмова від надання необхід­них документів на вимогу членів комісії є підставою для засто­сування до таких осіб заходів реагування, передбачених чин­ним законодавством.

Комплексна перевірка організації роботи державної нота­ріальної контори, державного нотаріального архіву, організа­ції нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення но­таріальних дій та виконання ними правил ведення нотаріаль­ного діловодства здійснюється в робочий час і в приміщенні, де обладнане робоче місце приватного нотаріуса або яке за­ймають державна нотаріальна контора, державний нотаріаль­ний архів.

Під час проведення комплексної перевірки перевірці під­лягають організація роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організація нотаріальної ді­яльності нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконан­ня ними правил нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої комплексної перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

Під час проведення Міністерством юстиції перевірки діяль­ності Головного управління юстиції щодо реалізації вимог За­кону України «Про нотаріат» підлягає перевірці також робота підвідомчих органів нотаріату (державних нотаріальних кон­тор, державного нотаріального архіву, приватних нотаріусів) з метою визначення стану роботи Головного управління юсти­ції у сфері нотаріату.

У визначений строк проведення перевірки нотаріус зобо­в’язаний перебувати на робочому місці відповідно до свого ре­жиму роботи, створити умови для проведення перевірки, на­дати комісії всі необхідні документи та відомості, а також за потреби - усні та письмові пояснення з питань, що стосуються предмета проведення перевірки.

У разі відсутності приватного нотаріуса, виконання обов’язків якого здійснюється іншим приватним нотаріусом на підставі договору про заміщення, проведення перевірки не переноситься. Довідку про результати перевірки підписує приватний нотаріус, який здійснює заміщення.

Проведення перевірки не переноситься у разі відсутнос­ті завідувача односкладової державної нотаріальної контори або державного нотаріального архіву. Довідку про результа­ти перевірки підписує завідувач державної нотаріальної кон­тори, на якого покладено виконання обов’язків такої держав­ної нотаріальної контори чи державного нотаріального архіву.

Перевірка розпочинається з вивчення організації та умов роботи державної нотаріальної контори, державного нота­ріального архіву, приватного нотаріуса. Під час перевірки ор­ганізації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності при­ватного нотаріуса перевіряються:

- правові підстави для зайняття приміщення, у якому розміщується державна нотаріальна контора, державний но­таріальний архів або яке займає приватний нотаріус, кількість кімнат та їхня площа;

- правові підстави для здійснення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності;

- наявність акта про сертифікацію робочого місця;

- відповідність робочого місця вимогам, установленим чинним законодавством;

- пристосованість приміщення, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, для роботи з технічним персоналом та забезпечення нотаріальної таємниці;

- наявність приміщення для очікування прийому грома­дянами;

- забезпечення доступу населення до приміщення, у якому знаходиться державна нотаріальна контора, державний нотаріальний архів, розміщено робоче місце приватного нотаріуса;

- захищеність від несанкціонованого проникнення до приміщення (наявність засобів захисту на вхідних дверях, дверях робочого кабінету нотаріуса, вікнах тощо);

- наявність засобів охоронної та пожежної сигналізації;

- наявність окремого входу з вулиці до приміщення;

- наявність осіб, що працюють на умовах цивільно- правових чи трудових договорів, та дотримання вимог щодо оформлення з ними трудових відносин;

- наявність вакантних посад у державній нотаріальній конторі та додатково залучених працівників;

- забезпечення виконання приватним нотаріусом вимог чинного законодавства щодо страхування цивільно-правової відповідальності (наявність договору(ів) страхування його цивільно-правової відповідальності за весь період, що підля­гає перевірці, відповідність страхової суми встановленому мі­німальному розміру страхової суми);

- умови зберігання архіву нотаріуса;

- умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних до­кументів, а також документів нотаріального діловодства, пе­чаток, штампів;

- наявність технічного обладнання (комп’ютерної та ін­шої оргтехніки);

- наявність довідково-інформаційних матеріалів для від­відувачів;

- наявність інформаційної вивіски та графіка прийому громадян біля входу до приміщення, дотримання встановле­ного режиму роботи;

- підвищення професійного рівня нотаріусів шляхом про­ходження курсів підвищення кваліфікації, взяття участі у кон­ференціях, семінарах, дотримання правил професійної етики тощо;

- дотримання приватним нотаріусом вимог законодав­ства щодо заміщення нотаріуса;

- своєчасність розгляду звернень фізичних та юридич­них осіб.

Під час перевірки виконання державними і приватни­ми нотаріусами правил нотаріального діловодства пере­віряються:

- наявність номенклатури справ, затвердженої та пого­дженої у встановленому порядку (номенклатури справ за по­передні роки мають бути належним чином закриті підсумко­вими записами; для перевірки надаються всі справи (наряди), передбачені номенклатурою);

- наявність статистичних звітів за період, який підлягає перевірці;

- впорядкування та забезпечення зберігання документів нотаріального діловодства та нотаріального архіву;

- наявність складених та погоджених в установленому порядку описів справ (нарядів), актів про вилучення для зни­щення документів, не внесених до Національного архівного фонду, які не підлягають зберіганню;

- дотримання форм та правильність ведення реєстрів, алфавітних, інших книг, журналів тощо;

- правильність реєстрації, формування та оформлення спадкових справ;

- правильність застосування нотаріусами посвідчуваль- них написів та видачі свідоцтв за формами, установленими правилами ведення нотаріального діловодства;

- наявність документів, а у випадках, передбачених чин­ним законодавством, копій з них, які на вимогу законодавства долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, який залишається у справах нотаріуса, відповідність таких доку­ментів чинному законодавству, а також наявність проставле­них нотаріусом належних відміток;

- дотримання державними і приватними нотаріусами но­таріальної таємниці, принципу неупередженості та запобіган­ня судовим спорам, а також обмежень у праві вчинення нота­ріальних дій;

- виконання державними та приватними нотаріусами ви­мог чинного законодавства щодо порядку витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів та дотримання порядку їх передавання іншому нотаріусу;

- виконання державними і приватними нотаріусами ви­мог чинного законодавства про Єдині та державні реєстри ін­формаційної системи Міністерства юстиції.

Перевіркою встановлюється, чи дотримуються держав­ні і приватні нотаріуси загальних положень чинного законо­давства, яке регулює порядок учинення нотаріальних дій та проведення під час їх вчинення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

Державній нотаріальній конторі, державному нотаріаль­ному архіву, приватному нотаріусу надається право на усунен­ня виявлених під час перевірки недоліків, якщо таке можливо безпосередньо під час перевірки. У цьому разі такі недоліки у довідці про результати перевірки не зазначаються.

За наслідками перевірки організації роботи державної но­таріальної контори, державного нотаріального архіву, орга­нізації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотри­мання державними і приватними нотаріусами порядку вчи­нення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства комісія протягом п'яти робочих днів з часу закін­чення перевірки складає довідку у двох примірниках про ре­зультати проведеної перевірки зі зазначенням оцінки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновка­ми і рекомендаціями.

Загальна оцінка роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса ви­значається як «добре», «задовільно», «незадовільно».

Довідка готується згідно з перевіреними достовірними фактами, що свідчать про наявність недоліків, помилок і по­рушень, з посиланням на норми законодавства. Наголошуємо на тому, що за змістом довідка мусить бути вичерпною та кон­кретною.

Довідка за результатами перевірки складається з чоти­рьох частин: І - вступна; ІІ - описова (стан організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нота­ріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами по­рядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нота­ріального діловодства); ІІІ - висновок; IV - рекомендації.

У вступній частині довідки мають бути наведені такі дані: дата складання довідки за результатами перевірки; найме­нування та місцезнаходження державної нотаріальної конто­ри, державного нотаріального архіву, прізвище, ім'я, по бать­кові нотаріуса, місцезнаходження його робочого місця; підста­ви для проведення перевірки; прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії, що проводить перевірку; вид перевір­ки (планова комплексна чи позапланова комплексна, цільова, контрольна); період, за який проводиться перевірка; інформа­ція про направлення повідомлення до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нота­ріуса про проведення перевірки; строк проведення перевірки; інформація про попередню перевірку (у разі якщо така прово­дилась) із зазначенням наказу Міністерства юстиції, головно­го управління юстиції, відповідно до якого проводилась така перевірка, періоду, за який проводилась перевірка, та вжитих заходів щодо усунення виявлених порушень та недоліків.

В описовій частині довідки має бути відображений стан роботи державної нотаріальної контори, державного нота­ріального архіву, приватного нотаріуса, а також зазначено по­казники, які характеризують їхню роботу, та викладено зміст виявлених порушень з посиланням на норми чинного законо­давства, період, у якому такі порушення здійснено, та зі зазна­ченням реквізитів документа, у якому нотаріусом допущено такі порушення.

Якщо перевіркою не встановлено порушень вимог зако­нодавства з боку нотаріуса (державного чи приватного), то в описовій частині робиться відповідний запис.

У висновку довідки за результатами перевірки відобра­жаються узагальнений аналіз виявлених недоліків та пору­шень у діяльності державної нотаріальної контори, державно­го нотаріального архіву, приватного нотаріуса, їхні причини та загальна оцінка роботи державної нотаріальної контори, дер­жавного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

У довідці за результатами перевірки надаються рекомен­дації щодо поліпшення стану нотаріальної діяльності, усунен­ня виявлених порушень і недоліків у роботі державної нота­ріальної контори, державного нотаріального архіву, приват­ного нотаріуса.

До довідки за результатами перевірки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, но­таріальної діяльності приватного нотаріуса долучаються ко­пії (фотокопії) документів, що підтверджують факт допуще­них порушень, недоліків чи помилок, пояснення та заперечен­ня нотаріуса щодо встановлених порушень (за наявності).

У довідці також зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та у разі відмови нотаріуса навести письмові пояснення щодо при­чини ненадання документів, факт відмови має бути відобра­жений у довідці за результатами перевірки.

Довідка підписується всіма членами комісії, які проводили перевірку, та завідувачем державної нотаріальної контори, завідувачем державного нотаріального архіву, приватним нотаріусом, діяльність яких перевірялась, на всіх примірниках довідки.

Голова комісії надає завідувачу державної нотаріальної контори, завідувачу державного нотаріального архіву, приват­ному нотаріусу, діяльність яких перевірялась, довідку за ре­зультатами перевірки для ознайомлення та підпису.

Завідувач державної нотаріальної контори, завідувач дер­жавного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась, мають право письмово викласти свої запе­речення або пояснення щодо висновків комісії.

Заперечення або пояснення завідувача державної нотарі­альної контори, завідувача державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, діяльність яких перевірялась, надають­ся комісії та розглядаються разом з довідкою про проведену перевірку та іншими матеріалами перевірки.

Один примірник довідки за результатами перевірки по­дається начальнику головного управління юстиції, який при­ймає рішення про способи реалізації висновків та пропозицій за результатами комплексної, цільової, контрольної перевір­ки, а другий примірник отримують завідувач державної нота­ріальної контори, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась.

За результатами перевірки державної нотаріальної конто­ри, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, головне управ­ління юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок.

Копія наказу направляється до виконання державній но­таріальній конторі, державному нотаріальному архіву, при­ватному нотаріусу для врахування пропозицій комісії впро­довж п'яти робочих днів з дня ознайомлення з довідкою про результати проведеної перевірки та долучається до відповід­ного наряду державної нотаріальної контори, державного но­таріального архіву, а також до реєстраційної справи приватно­го нотаріуса.

У разі проведення перевірки Міністерством юстиції голо­ва комісії інформує директора структурного підрозділу Мініс­терства юстиції, а директор структурного підрозділу допо­відає міністру юстиції про результати перевірки і надає один примірник довідки.

Міністр юстиції приймає рішення про способи реалізації висновків та пропозицій за результатами комплексної, цільо­вої, контрольної перевірки.

Після прийняття рішення міністром юстиції другий при­мірник довідки за результатами перевірки направляється на­чальнику відповідного головного управління юстиції для здійснення контролю щодо реалізації головним управлінням юстиції, державною нотаріальною конторою, державним но­таріальним архівом, приватним нотаріусом прийнятих рішень та рекомендацій стосовно усунення виявлених недоліків та порушень.

Строк, який надається державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одно­го місяця з дня отримання наказу.

Після закінчення строку, установленого для усунення по­рушень та помилок, завідувач державної нотаріальної кон­тори, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась, зобов’язані письмово повідомити про заходи, які були вжиті ними для усунення цих порушень і помилок, та надати письмові пояснення, якщо ви­явлені порушення та помилки усунути неможливо.

Своєчасність виконання державною нотаріальною кон­торою, державним нотаріальним архівом, приватним нота­ріусом висновків за результатами перевірки має перебувати під контролем керівника структурного підрозділу головного управління юстиції, який здійснює безпосередній контроль за організацією нотаріату і нотаріальною діяльністю.

Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усуну­ті або якщо державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державним чи приватним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не ви­конуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, головне територіальне управління юстиції прийма­ють рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.

6.13.