Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Нотаріальні дії можуть вчиняться будь-яким державним і приватним нотаріусом України, посадовими особами органів місцевого самоврядування, за винятком випадків, передбаче­них чинним законодавством щодо обов’язкової територіаль­ної компетенції.

Територіальна компетенція нотаріальних органів - це встановлене чинним законодавством України розмежування кола вчинюваних нотаріальних дій між нотаріусами (держав­ними, приватними) та іншими органами квазінотаріату, упо­вноваженими на вчинення нотаріальних дій, які прирівню­ються до нотаріально посвідчених, з урахуванням нотаріаль­ного округу або території їх діяльності, зокрема з огляду на ви­нятки щодо обов’язкового місця вчинення певних видів нота­ріальних дій^[209].

Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» від 1 жовтня 2008 року № 6134-VI введено в обіг поняття нотаріального округу шляхом доповнення нотаріаль­ного Закону статтею 13-1 «Нотаріальний округ». У цій стат­ті законодавцем визначено поняття нотаріального округу як територіальної одиниці, в межах якої нотаріус здійснює нота­ріальну діяльність і в межах якої знаходиться державна нота­ріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце (контора) приватного нотаріуса. Нотаріальні округи ви­значаються відповідно до адміністративно-територіального устрою України. Водночас у містах з районним поділом окру­гом діяльності нотаріуса є вся територія міста^[210].

Залежно від видів органів, які уповноважені на вчинення нотаріальних дій, а також дій, прирівняних до нотаріально по­свідчених, на нашу думку, можна виокремити такі групи тери­торіальної компетенції:

1. Територіальна компетенція державних і приватних нотаріусів.

Особа, яка отримала свідоцтво про право на зайняття нота­ріальною діяльністю, самостійно вибирає нотаріальний округ, в якому бажає здійснювати нотаріальну практику шляхом по­дання заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльнос­ті за певною адресою до Головного територіального управ­ління юстиції у відповідній області.

Загальновідомо, що нотаріус не вправі здійснювати нота­ріальну діяльність за межами свого нотаріального округу, за винятком заміщення інших нотаріусів у випадках, передбаче­них нотаріальним Законом. Однак встановлення нотаріально­го округу для обслуговування нотаріуса не можна ототожню­вати з неможливістю вчиняти нотаріальні дії для осіб з іншо­го нотаріального округу та громадян інших держав та осіб без громадянства.

На думку М. Дякович, встановлення законом нотаріаль­ного округу, тобто меж нотаріальної діяльності нотаріуса, дає можливість не тільки рівномірно розподілити навантаження нотаріусів, а й ефективно здійснювати керівництво держав­ними нотаріальними конторами та контроль за здійсненням нотаріальної діяльності, узагальнювати нотаріальну прак­тику, вести нотаріальну статистику, впорядковувати архіви, забезпечити ефективну охорону прав та інтересів осіб, які звертаються до нотаріуса^[212].

Нотаріальні дії вчиняються у приміщенні державної но­таріальної контори, приміщенні приватного нотаріуса у ви­значеному нотаріальному окрузі, відповідно до реєстрацій­ного посвідчення, виданого нотаріусу Головним територіаль­ним управлінням юстиції в області чи в місті Києві.

У разі вчинення нотаріальних дій не за місцем розташу­вання нотаріальної контори, а в приміщенні іншої нотаріаль­ної контори (яка виконує обов’язки), на нашу думку, можна ставити питання про визнання правочину (для якого встанов­лено певне місце посвідчення) недійсним.

2. Територіальна компетенція посадових та службових осіб, уповноважених на вчинення нотаріальних дій, прирівня­них до нотаріально посвідчених, відповідно до статей 40, 40-1, 78 Закону України «Про нотаріат».

Ми погоджуємося з думкою С. Я. Фурси та Є. І. Фурси, що, керуючись ст. 40 Закону України «Про нотаріат», прив'язка місця вчинення нотаріальної дії обмежена конкретним примі­щенням або певною територією, зокрема, приміщення і тери­торія лікарні, госпіталю, де на лікуванні знаходиться осо­ба, щодо якої вчиняється така нотаріальна дія, як посвідчен­ня заповіту. При цьому заповіти можуть посвідчуватися лише хворих, які перебувають на лікуванні, але медичний персо­нал, який має вільний вихід за межі лікарні, не може посвід­чувати заповіти у зазначених посадових осіб.

3. Територіальна компетенція посадових осіб органів міс­цевого самоврядування.

С. Я. Фурса та Є. І. Фурса зауважують, що з аналізу п. 4 ч. 2 ст. 40 Закону може скластися помилкове враження про те, що довіреності посадових осіб органів місцевого самоврядування і, відповідно, їхні повноваження є нижчі за правовим значен­ням, ніж довіреності, скажімо, посвідчені командирами (на­чальниками) військових частин, з'єднань, установ, тощо (п. 2

ч. 2. ст. 40 Закону). Дійсно, тут простежується певна непослі­довність законодавства, оскільки посадовим особам органів місцевого самоврядування за сучасною концепцією дозволя­ється навіть видавати свідоцтво про право на спадщину, тобто нерухоме майно, і обмежується їхня компетенція щодо посвід­чення довіреностей на управління і розпорядження нерухо­мим майном, довіреності на управління і розпорядження кор­поративними правами тощо. Отже, громадянам потрібно буде їхати в населені пункти, де є нотаріуси^[215].

4. Територіальна компетенція консульських установ та дипломатичних представництв України.

Щодо консульських установ та дипломатичних представ­ництв, то нотаріальні дії вчиняються у приміщеннях цих уста­нов, а якщо нотаріальна дія вчиняється поза межами устано­ви, то вона має бути вчинена в межах консульського округу.

Вважаємо доречним виокремити сім груп видів нота­ріальних дій, які обов’язково мають бути вчинені в межах нотаріального округу^[217].

Вчинення вказаних нотаріальних дій є обов’язковим у таких випадках:

1. При оформленні спадщини:

- нотаріус за місцем відкриття спадщини за повідомлен­ням підприємств, установ, організацій, громадян або на під­ставі рішення суду про оголошення фізичної особи помер­лою чи за своєю ініціативою, а в населених пунктах, де немає нотаріуса, - посадова особа органу місцевого самоврядуван­ня, яка вчиняє нотаріальні дії, вживають заходів до охорони спадкового майна, коли це потрібно в інтересах спадкоємців, відказоодержувачів, кредиторів або держави (ст. 60 нотаріаль­ного Закону);

- про припинення охорони спадкового майна нотаріус за місцем відкриття спадщини попередньо повідомляє спадко­ємців, а в разі переходу майна за правом спадкоємства до дер­жави - відповідні фіскальні органи (ст. 65 Закону України «Про нотаріат»);

- свідоцтво про право на спадщину на майно, що перехо­дить за правом спадкоємства до спадкоємців або держави, ви­дається нотаріусом за місцем відкриття спадщини (ст. 66 Зако­ну України «Про нотаріат»);

- свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя видається нотаріусом за місцем відкриття спадщини (ст. 71 нотаріально­го Закону).

2. Придбання житлового будинку (квартири) з прилюд­них торгів оформлюється нотаріусом за місцезнаходженням будинку (квартири) шляхом видачі набувачу свідоцтва про придбання житлового будинку (квартири). Якщо торги не від­булися, свідоцтво про придбання житлового будинку (квар­тири) видається стягувачеві. Придбання нерухомого майна, яке було предметом застави (іпотеки), оформлюється нотарі­усом за місцезнаходженням цього нерухомого майна шляхом видачі набувачу свідоцтва про придбання нерухомого майна (ст.

3. Посвідчення правочинів щодо відчуження, іпотеки житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гара­жа, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, а також правочинів щодо відчуження, застави транспортних засобів, що підлягають державній реєстрації, провадиться за місце­знаходженням (місцем реєстрації) цього майна або за місце­знаходженням (місцем реєстрації) однієї із сторін відповідно­го правочину (ст. 55 нотаріального Закону).

4. Накладення заборони відчуження за місцем розташу­вання житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна чи місцем розташування зе­мельної ділянки, або за місцезнаходженням однієї зі сторін правочину (ст. 73 Закону України «Про нотаріат»).

5. Прийняття у передбачених законодавством України ви­падках від боржника в депозит грошових сум і цінних паперів для передачі їх кредитору за місцем виконання зобов’язання (ст. 85 нотаріального Закону).

6. Вчинення нотаріусом морського протесту в порту України на підставі заяви капітана судна про морський про­тест, якщо в період плавання або стоянки судна мала місце по­дія, що може бути підставою для пред’явлення до судновлас­ника майнових вимог (ст. 94 Закону України «Про нотаріат»).

7. Вчинення нотаріальних дій із застосуванням правил міжнародного договору у випадку, якщо міжнародним догово­ром встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж ті, що їх містить законодавство України (стаття 103 Закону України «Про нотаріат»)^[218].

Встановлення нотаріального округу для обслуговування нотаріуса не можна ототожнювати з неможливістю вчиняти нотаріальні дії для осіб з іншого нотаріального округу та гро­мадян інших держав та осіб без громадянства. Вчинення нота­ріальних дій у межах нотаріального округу є обов’язковим у певних випадках, які ми розглянули вище.

До обмеження на вчинення вищевказаних нотаріальних дій, крім зазначених обмежень щодо територіальної компе­тенції органів нотаріату та квазінотаріату, відносять обмежен­ня, які встановлено ст. 9 Закону України «Про нотаріат».

Нотаріус та посадова особа органу місцевого самовряду­вання, які вчиняють нотаріальні дії, не вправі вчиняти нота­ріальні дії на своє ім’я і від свого імені, на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім’я і від іме­ні працівників цієї нотаріальної контори, працівників, що пе­ребувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників цього виконавчого комітету. Посадові особи орга­ну місцевого самоврядування не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім’я і від імені цього виконавчого комітету. У наве­дених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. Посадові особи, перелічені у ст. 40 цього Закону, не вправі посвідчувати заповіти та доручення на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка або своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчи­нені з порушенням встановлених цією статтею правил, є не­дійсними^[219].

Звертаємо увагу на те, що у зазначеній статті не йдеться про обмеження на вчинення нотаріальних дій консульськи­ми установами України. Обмеження у праві вчинення нота­ріальних дій для вказаних осіб врегульовано статтею 49 Кон­сульського статуту України, затвердженого указом Президен­та України від 2 квітня 1994 року за № 127/94. Так, консул не може вчинювати нотаріальні дії, зокрема заповіти, на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені своєї (свого) дружини (чоло­віка), її (його) і своїх родичів по прямій лінії.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи приміщенні органів місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості по- свідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчинюється поза приміщенням дер­жавної нотаріальної контори, державного нотаріального ар­хіву, приміщенням, яке є робочим місцем (конторою) при­ватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юри­дичної особи тощо) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними примі­щеннями.

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб та в день подачі всіх належних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі не­обхідності витребування додаткових відомостей або докумен­тів від фізичних та юридичних осіб або надсилання докумен­тів на експертизу, а також якщо за законом нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії в цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої осо­би, яка звернулася до суду, та на підставі отриманого від суду повідомлення про надходження позовної заяви заінтересова­ної особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законами України можуть бути передбачені також інші підстави для відкладення або зупинення вчинення нотаріаль­них дій.

Отже, до загальних правил нотаріального провадження відносяться:

- місце і строки вчинення нотаріальних дій;

- встановлення особи громадянина, який звернувся по вчинення нотаріальної дії;

- перевірка дієздатності громадян та правоздатності юридичних осіб, що беруть участь в угодах, а також перевірка повноважень представників;

- підписання нотаріально посвідчуваних документів;

- витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій;

- вимоги до документів, що подаються для вчинення но­таріальних дій;

- заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадо­вими особами, які вчиняють нотаріальні дії при виявленні по­рушень закону;

- відмова у вчиненні нотаріальних дій;

- оскарження нотаріальних дій або відмови у їх вчиненні;

- нотаріальне діловодство;

- оплата нотаріальних дій.

Відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 12.08.1996 р. № 21/5 «Про внесення доповнень до Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами Украї­ни», з 1 жовтня 1996 року в нотаріальну практику було запро­ваджено вчинення певних нотаріальних дій на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Зокрема, у пункті 2-1 чинної на той час Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України зазначалося, що нотаріальні дії, які вчиняються нотаріусами України, виконуються на спеціальних бланках нотаріальних документів. При цьому зразок бланку, а також порядок обліку, зберігання та витрачення бланків нотаріальних документів встановлювався Міністерством юстиції за погодженням з Українською нотаріальною палатою. Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для вчинення нотаріальних дій заборонялося, а документи, виконані не на стандартному бланку, вважалися недійсними.

Питання застосування нотаріусами спеціальних бланків нотаріальних документів, а також їх захищеності перебувало на постійному контролі Міністерства юстиції України. Напри­клад, протягом 1997 року цьому питанню приділялися поста­нови рішення Колегії Мін'юсту від 22 грудня 1997 р., а також відповідні накази міністерства: від 01 липня 1997 р. № 49/5 «Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних докумен­тів», від 9 жовтня 1997 р. № 69/5 «Про запровадження спе­ціальних бланків нотаріальних документів».

Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. за № 6/5 затверджено Положення про постачання, зберігання, облік та звітність, витрачання бланків нотаріальних докумен­тів. Також цим актом передбачалося створення і Єдиного дер­жавного реєстру спеціальних бланків нотаріальних докумен­тів, і відповідної звітності за витрачання бланків.

Замовником бланків виступав Мін'юст. Отримували но­таріальні бланки державні та приватні нотаріуси в обласних управліннях юстиції відповідно до складених актів прийому- передачі. До речі, бланки використовувалися тільки в тому но­таріальному окрузі, для якого вони видавалися.

Згодом на підставі Наказу Міністерства юстиції України від 29 червня 1999 р. № 36/5 «Про здійснення заходів що­до захисту нотаріально оформлюваних документів» почав функціонувати спеціальний електронний реєстр - Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Тобто витрачання бланків нотаріальних документів відносилося до документів суворої звітності.

З метою захисту прав та законних інтересів фізичних і юридичних осіб при вчиненні нотаріальних дій Кабінетом Мі­ністрів України 5 серпня 2009 р. за № 812 було прийнято по­станову «Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка».

Отже, питання регулювання порядку витрачання, збері­гання нотаріальних бланків, як і встановлення зразка таких бланків, перейшло від Міністерства юстиції України до Кабі­нету Міністрів, що свідчить про його значущість.

Використання бланків у нотаріальній діяльності регулю­ється ст. 34 Закону України «Про нотаріат», а також гл. 9 По­рядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Зокрема, відповідно до ст. 34 Закону України «Про нота­ріат», на спеціальних бланках нотаріальних документів викла­даються: тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що зали­шаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів.

Слід наголосити на тому, що всі нотаріальні дії реєст­руються у спеціальних реєстрах для реєстрації вчинюваних нотаріальних дій, які є одним із основних забезпечувальних засобів підтвердження здійснення таких дій.

Лише наявність на зберіганні у державного чи приватно­го нотаріуса, в державному нотаріальному архіві матеріалів укладеного правочину чи спадкової справи є гарантією права особи чи уповноваженої нею представника (в деяких випад­ках - спадкоємця) на отримання дубліката втраченого нота­ріального документа.

Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості єдиних та державних реєстрів.

Наголошуємо, що, згідно зі ст. 461 Закону України «Про нотаріат», користування єдиними та державними реєстрами здійснюється нотаріусом під час вчинення відповідної нота­ріальної дії шляхом безпосереднього доступу до них (за Зако­ном України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення державної реєстрації прав на не­рухоме майно та захисту прав власності» від 6 жовтня 2016 р. за № 1666-VIII).

Законодавець зобов’язує нотаріуса використовувати відо­мості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану, Єдиного держав­ного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України.

Під час вчинення нотаріальних дій з нерухомим майном, об’єктом незавершеного будівництва нотаріус зобов’язаний використовувати також відомості Державного реєстру ре­чових прав на нерухоме майно та Державного земельного ка­дастру.

Інформація з єдиних та державних реєстрів, отримана но­таріусом під час вчинення нотаріальних дій, залишається у відповідній справі державної нотаріальної контори чи приват­ного нотаріуса.

Нині нотаріуси України практично не можуть виконувати свою нотаріальну діяльність без внесення та отримання відо­мостей з різних електронних реєстрів.

6.5.