Порядок вчинення нотаріальних дій
Порядок вчинення нотаріальних дій регламентують загальні та спеціальні правила, дотримання яких є загальнообов’язковим, тому що ними забезпечуються правильне та швидке вирішення нотаріальної справи, видання законного й обґрунтованого нотаріального акта[207].
Порядок і умови вчинення нотаріальних дій органами нотаріату та квазінотаріату України визначаються чинним законодавством України.
До таких нормативно-правових актів у нотаріальному процесі щонайперше відносять норми Закону України «Про нотаріат», які конкретизуються Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 р. за № 296/5.
А порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, крім Закону «Про нотаріат», регулюється Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2011 р. № 3306/5.
Порядок вчинення нотаріальних дій консульськими установами регулюється Законом України «Про нотаріат», Консульським статутом України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженим наказами Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ від 27 грудня 2004 р. за № 142/5/310.
Посвідчення заповітів і довіреностей посадовими особами, визначеними в статті 40 Закону України «Про нотаріат», проводиться з дотриманням вимог вказаного Закону та «Порядку посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених», затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 6 липня 2006 р. № 940.
Кожне нотаріальне провадження, яке вчиняє нотаріус, проходить у своєму розвитку певні стадії, які визначають динаміку, послідовність учинення процесуальних дій.
Щоб уникнути можливих помилок, необхідно визначити, до яких стадій слід віднести окремі процесуальні дії, які потім складуть нотаріальне провадження або окремий його етап. Це дає можливість конкретизувати дії нотаріуса в різні проміжки часу та на різних етапах провадження, створить умови для самоконтролю.
Крім наукового значення, виокремлення стадій нотаріального процесу дає можливість глибше проаналізувати та законодавчо закріпити всі необхідні дії нотаріуса на різних стадіях розвитку нотаріального процесу. Наприклад, це стосується конкретизації заходів щодо охорони спадкового майна (ст. 63 Закону), де передбачається повідомлення спадкоємців про відкриття спадщини, що, безумовно, має значення для отримання спадщини, хоча прямо не належить до заходів з охорони цього майна. При цьому не регламентується питання щодо процесуального порядку встановлення кола осіб, які мають право на отримання спадщини. Так само потребують скрупульозного аналізу й інші нотаріальні провадження: вчинення виконавчих написів, прийняття в депозит грошових сум та цінних паперів тощо.
Отже, нотаріальний процес у своєму розвитку проходить певні стадії. Якщо нотаріальне провадження складається з декількох етапів, то на кожному з них мають місце стадії нотаріального провадження.
Нотаріальний процес проходить такі стадії:
1) відкриття нотаріального провадження;
2) підготовка до вчинення нотаріального провадження;
3) безпосереднє вчинення нотаріальної дії, яке закінчується посвідченням нотаріального акта та видачею документа (договору, свідоцтва тощо).
Варто зауважити, що неможливо вести мову про єдиний порядок вчинення нотаріальних дій лише за послідовністю їх вчинення, не визначаючи єдиних підстав відмови у вчиненні нотаріальної дії, на якій стадії це можливо, яким чином це має здійснюватися. Все це вирішує нотаріус самостійно.
Зміст нотаріального провадження взагалі, тобто загальний порядок, утворюють основні правила вчинення нотаріальних актів, що діють однаковою мірою незалежно від того, який конкретно нотаріальний акт вчинюється.
Інакше кажучи, застосування норм загального порядку вчинення нотаріальних дій не залежить від їхнього характеру й обов’язкове для всіх випадків. Це стосується правил, що визначають обов’язки нотаріуса: сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їхніх прав і в захисті їхніх законних інтересів; роз’яснювати права й обов’язки; попереджати про наслідки нотаріальних дій; зберігати таємницю вчинених нотаріальних дій; відмовити у здійсненні нотаріальної дії за підставами, передбаченими у законі; установити особу і перевірити справжність підписів учасників угоди й інших осіб, що звернулися до нотаріуса; не приймати документів, що суперечать закону чи містять відомості, які порочать честь і гідність громадян; відкласти вчинення нотаріального акту з метою витребування необхідних документів від установ, організацій, посадових осіб або в разі направлення документів на експертизу; роз’яснити порядок оскарження відмови у вчиненні нотаріальної дії і т. ін.[208].6.4.