Правове регулювання нотаріальногоділоводства

Правильна організація нотаріальної діяльності у нота­ріальній конторі зазвичай залежить від ґрунтовних знань та відлагодженої системи організації нотаріального діловод­ства, яке сприяє чіткому та швидкому обслуговуванню фізич­них і юридичних осіб, котрі звернулися до нотаріуса, культурі оформлення документів^[226].

Законодавець присвятив статтю 14 Закону України «Про нотаріат» веденнню нотаріального діловодства, у якій зазна­чено, що Правила ведення нотаріального діловодства затвер­джуються Міністерством юстиції України за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Державні нотаріальні контори і приватні нотаріуси ведуть встановлену статистичну та бухгалтерську звітність і пода­ють її Головному територіальному управлінню юстиції Мініс­терства юстиції України в Автономній Республіці Крим, голо­вним територіальним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Державні нотаріальні контори подають встановлену ста­тистичну і бухгалтерську звітність, приватні нотаріуси - ста­тистичну звітність. Статистичний звіт про роботу державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів подається Голов­ним територіальним управлінням юстиції Міністерства юсти­ції України в Автономній Республіці Крим, головними тери­торіальними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі до Міністерства юстиції України.

Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та ко­ристуванні приватного нотаріуса у зв'язку зі здійсненням ним нотаріальної діяльності. Приватний нотаріус зобов'язаний за­безпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здій­снення ним нотаріальної діяльності. У разі припинення при­ватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, передбаченому законодавством.

Уповноважені посадові особи органів місцевого самовря­дування забезпечують збереження та архівування документів нотаріального діловодства та архіву, що стосуються нотарі­альних дій з оформлення спадщини, відповідно до вимог, вста­новлених для нотаріусів. Уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування ведуть встановлену статистичну звітність і подають її Головному територіальному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним територіальним управлінням юстиції в облас­тях, містах Києві та Севастополі.

Відповідно до пункту 2.4 Правил ведення нотаріально­го діловодства, затверджених Наказом Міністерства юсти­ції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрова­ним у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613, за погодження із Головою Державного коміте­ту архівів України^[227], нотаріальне діловодство передбачає:

- ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій від­повідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

- зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;

- складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів щодо витребовування і надання відомостей і (або) документів, не­обхідних для вчинення нотаріальної дії, зокрема передбаче­них міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги;

- реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, ар­хівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, також відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені догово­ри, видані свідоцтва про право на спадщину тощо;

- розгляд звернень фізичних і юридичних осіб з пи­тань учинення нотаріальних дій у строки, визначені законо­давством;

- тимчасове зберігання документів у конторі, у приват­ного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державно­го нотаріального архіву.

Правила регламентують порядок документування нота­ріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нота­ріусами.

Згідно з п. 2.2.2 Правил ведення нотаріального діловод­ства, організаційно-розпорядчі документи конторою, архі­вом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла­ди, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (зі змінами), та Інструкції з діло­водства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підпри­ємствах, в установах, організаціях незалежно від форм влас­ності, в засобах масової інформації, затвердженої Постано­вою Кабінету Міністрів України від 14 жовтня 1997 р. № 348 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» та Порядку ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і ви­користання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що

є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Мі­ністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 (зі змінами).

Слід зауважити, що постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 року за № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» затверджено Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній фор­мі та організації роботи з електронними документами в діло­водстві, електронного міжвідомчого обміну.

Нотаріальне діловодство регулюється Законом України «Про нотаріат» і вказаними Правилами.

Невід’ємною складовою нотаріального діловодства та до- кументаційного забезпечення нотаріального процесу є спе­ціальні бланки нотаріальних документів, що використовують­ся нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спе­ціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних докумен­тів і звітності про їх використання, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 р. за № 812, а та­кож іншими нормативно-правовими актами.

Відповідальними за організацію загального і нотаріаль­ного діловодства та архіву у державній нотаріальній конторі, державнорму нотаріальному архіві є завідувачі.

Завідувач держнотконтори, архіву призначає особу, від­повідальну за ведення нотаріального діловодства, про що ви­дається відповідний наказ. В односкладовій конторі відпо­відальним за організацію діловодства та архіву є завідувач державної нотаріальної контори.

Державні нотаріуси багатоскладової контори, архіву є від­повідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєстру­ються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що перебувають у провадженні.

У разі втрати документів нотаріального діловодства осо­ба, відповідальна за організацію діловодства та архіву, пови­нна негайно доповісти завідувачу контори, архіву, який, зі сво­го боку, повідомляє начальника Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автоном­ній Республіці Крим, начальників головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для вжиття належних заходів.

Відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, зо­крема володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, в яких реєструються нотаріальні документи та до­кументи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх веден­ня, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у його провадженні, є приватний нотаріус.

Приватний нотаріус може покласти організацію діловод­ства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відно­синах. У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено організацію діловодства та архіву в конторі, справи і документи, що знаходяться в діло­водстві, передаються особі, яка приймає документи.

Для приймання-передавання документів діловодства контори наказом завідувача контори призначається комі­сія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан доку­ментів, про що складається акт приймання-передавання. Акт приймання-передавання документів діловодства підписуєть­ся членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає до­кументи діловодства, і затверджується завідувачем держнот- контори.

При звільненні (у разі смерті) або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів діловодства наказом начальника головного територіального управління юстиції призначається комісія у складі не менше трьох осіб, зокрема представник державного нотаріального архіву. Під час приймання-передавання документів діловод­ства перевіряються:

- наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

- наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів);

- наявність печаток і штампів, якими користуються дер­жавні нотаріуси;

- дотримання порядку зберігання, витрачання та звіт­ності спеціальних бланків нотаріальних документів та блан­ків документів інформаційної системи;

- наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентаря;

- стан і умови зберігання документів.

Крім того, перевіряється кількість документів, що зна­ходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, зокрема кількість документів загаль­ного та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання- передавання документів нотаріального діловодства.

Акт приймання-передавання документів нотаріально­го діловодства у разі зміни завідувача державної нотаріаль­ної контори підписується членами комісії, завідувачем і осо­бою, яка приймає документи діловодства, та затверджується начальником головного територіального управління юстиції.

У разі виявлення нестачі документів діловодства комісія складає акт і негайно повідомляє начальника головного тери­торіального управління юстиції для вжиття невідкладних за­ходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.

Якщо контора ліквідовується, всі архівні справи переда­ються в упорядкованому стані до державного нотаріального архіву на підставі наказу головного територіального управ­ління юстиції.

Передавання документів контори, що ліквідовується, вхо­дить в обов'язки комісії, створеної для передавання докумен­тів діловодства і майна.

При звільненні особи, відповідальної за організацію діло­водства та архіву, приватний нотаріус зобов'язаний перевіри­ти наявність і стан документів, про що складається відповід­на довідка.

У разі заміщення приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в меж­ах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом. Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування на підставі акта приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, що підписується ними.

Приватний нотаріус, нотаріальна діяльність якого при­пинена (зокрема у зв'язку з анулюванням свідоцтва про пра­во на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язаний про­тягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву всі документи діловодства та архів приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням управління юсти­ції, але не більше ніж на один місяць. Справи (наряди) пови­нні бути сформовані та передані до державного нотаріального архіву відповідно до вказаних Правил. У разі неможливості за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смер­тю приватного нотаріуса або відмовою приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів діловодства та архі­ву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на управління юстиції, яке за потреби залучає до цього представників органів внутрішніх справ. У такому випадку передачу документів до державного нотаріального архіву проводить експертна комісія відповідного управління юстиції у складі не менше трьох осіб.

6.10.