Електронні реєстри в системі нотаріату. Використання відомостей єдиних та державних реєстрів у нотаріальному процесі

Діяльність нотаріусів України є неможливою без викорис­тання системи Єдиних реєстрів Міністерства юстиції України.

Держателями Єдиних та Державних реєстрів у державі є Міністерство юстиції України, Державна виконавча служ­ба України та Державна служба з питань персональних даних України.

Нотаріуси у своїй діяльності щонайперше використо­вують Єдині та Державні реєстри інформаційної системи Мі­ністерства юстиції України, держателем яких є Міністерство юстиції України.

Діяльність вказаних реєстрів проводиться у правовому полі, відповідно до чинного законодавства України. Зокрема, до таких реєстрів відносять:

- Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів;

- Реєстр спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України;

- Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів;

- Єдиний реєстр нотаріусів України;

- Спадковий реєстр;

- Єдиний реєстр довіреностей;

- Реєстр атестованих судових експертів;

- Державний реєстр обтяжень рухомого майна;

- Єдиний державний реєстр осіб, які вчинили корупційні правопорушення;

- Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

- Державний реєстр актів цивільного стану;

- Державний реєстр речових прав на нерухоме майно.

Адміністратором Єдиних та Державних реєстрів інформа­ційної системи Міністерства юстиції України з 2015 року є ДП «Національні інформаційні системи».

Отже, одним із найпоширеніших видів нотаріальних дій є посвідчення довіреностей. Раніше посвідчені нотаріусами до­ручення підлягали обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі доручень, який функціонує з 21 травня 1998 р.^[228].

Наказом Міністерства юстиції України від 29 травня 1999 р. № 29/5 «Про Єдиний реєстр доручень» було затвер­джено Положення про Єдиний реєстр доручень, який діяв до 2006 року та до якого вносилися зміни наказами Мін’юсту в 1999 та 2000, 2004 та 2005 роках.

Наприклад, Наказом Міністерства юстиції України від 31.08.1999 р. № 52/5 у новій редакції викладено назву вказа­ного положення «Про Єдиний реєстр доручень, посвідчених у нотаріальному порядку», тобто встановлено обов’язок дер­жавних і приватних нотаріусів України здійснювати реєстра­цію посвідчених ними доручень на право користування та/або розпорядження майном, зокрема транспортними засобами, а також реєстрація припинення їх дії.

Нагадуємо, що у 2004 році набрав чинності новий Цивіль­ний кодекс України. Відповідно до його ч. 3 ст. 244, довіре­ність - це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

Водночас довіреність на вчинення правочину представ­ником може бути надана особою, яку представляють (довіри­телем), безпосередньо третій особі. Отже, довіреність - це до­кумент, що видається довірителем і містить обсяг повнова­жень представників щодо вчинення правочинів та інших пра­вомірних дій, їхній зміст та межі^[229].

Оскільки за новим Цивільним кодексом термін «доручен­ня» змінено на «довіреність», то постало питання прийняття нового нормативного акта щодо здійснення реєстрації довіре­ностей.

Наказом Міністерства юстиції України від 28 грудня 2006 року за № 111/5 «Про запровадження Єдиного реєстру довіре­ностей та внесення змін і доповнень до деяких нормативно- правових актів Міністерства юстиції України» затверджено Положення про єдиний реєстр довіреностей^[230]. До вказаного Положення Мін'юстом вносилися численні зміни.

Зокрема, Мін'юстом установлено, що після повного пере­несення бази даних раніше створеного Єдиного реєстру дові­реностей, посвідчених у нотаріальному порядку, до бази да­них модернізованого Єдиного реєстру довіреностей державне підприємство «Національні інформаційні системи» забезпечує довічне зберігання бази даних раніше створеного реєстру.

Єдиний реєстр - це електронна база даних, що містить інформацію про довіреності (у тому числі їхні дублікати), а також відомості про припинення їх дії.

Реєстраторами Єдиного реєстру є державні нотаріаль­ні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, що мають доступ до Єдиного реєстру через інформаційну ме­режу Міністерства юстиції України, вносять записи до Єдино­го реєстру про посвідчені довіреності (також їхні дублікати), про припинення дії довіреностей, перевіряють дійсність до­віреностей (їхніх дублікатів) за даними Єдиного реєстру та видають витяги з Єдиного реєстру, а також виконують інші функції, передбачені вказаним Положенням.

За письмовою заявою приватного нотаріуса-реєстратора доступ до Єдиного реєстру довіреностей з метою виконання функцій реєстратора може бути наданий помічнику (консуль­танту) цього нотаріуса.

Відповідно до п. 2.1, обов’язковій реєстрації у Єдиному ре­єстрі підлягають довіреності (зокрема їхні дублікати), посвід­чені в нотаріальному порядку, та довіреності на право розпо­рядження майном, посвідчені посадовими особами виконав­чих комітетів сільських, селищних, міських рад народних де­путатів, а також відомості про припинення їх дії. Однак необ­хідно зауважити, що з 1 грудня 2008 року посадові особи орга­нів місцевого самоврядування не вправі посвідчувати довіре­ності на право розпорядження майном. Натомість з 28 берез­ня 2009 року вказані посадові особи набули права посвідчува­ти довіреності лише для осіб, які проживають на території ор­гану місцевого самоврядування та за винятком довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортни­ми засобами.

Реєстрація довіреностей, зокрема довіреностей, прирів­нюваних до нотаріально посвідчених (їхніх дублікатів), по­свідчених посадовими, службовими особами, переліченими в

ч. 3 ст. 245 Цивільного кодексу України, статті 40 Закону Украї­ни «Про нотаріат», статей 37-38, 40 Закону України «Про но­таріат», а також відомостей про припинення їх дії здійснюєть­ся в Єдиному реєстрі за заявою довірителя про реєстрацію та­ких довіреностей.

Заява про реєстрацію зазначених довіреностей надається Реєстратору безпосередньо довірителем.

До Єдиного реєстру довіреностей вносяться такі відомості:

1. Відомості про довірителя та його представників:

- для фізичних осіб: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності); ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів (для представників - за наявності) або причина його відсутності;

- для юридичних осіб: найменування; ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України або причина його відсутності.

2. Тип, номер державної реєстрації, серійний номер та опис транспортного засобу - для довіреностей щодо тран­спортного засобу.

3. Опис нерухомого майна, достатній для його іденти­фікації, - для довіреностей щодо нерухомого майна.

4. Номери та серії спеціальних бланків нотаріальних до­кументів, на яких викладено текст довіреності (її дубліката), - для довіреностей (їх дублікатів), посвідчених у нотаріальному порядку.

5. Дата посвідчення довіреності.

6. Строк (термін) дії довіреності.

7. Відомості про безвідкличність довіреності.

8. Номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено довіреність (видано її дублікат).

9. Відомості про особу, яка посвідчила довіреність.

10. Відомості про передоручення.

11. Відомості про видачу дубліката довіреності.

12. Відомості про припинення дії довіреності (назва, но­мер і дата видачі документа, що є підставою для припинення дії довіреності (далі - документ-підстава); найменування юри­дичної або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, яка ви­дала документ-підставу; відомості про нотаріуса або іншу по­садову, службову особу, яка отримала документ-підставу.

13. Додаткові відомості (за потреби).

14. Відомості про Реєстратора.

Кожному реєстраційному запису про посвідчення довіреності (зокрема видачу дубліката) в Єдиному реєстрі присвоюються реєстраційний номер запису та поточна дата реєстрації в Єдиному реєстрі.

Документами Єдиного реєстру є: витяг про внесення реє­страційного запису до Єдиного реєстру; скорочені та повні ви­тяги з Єдиного реєстру.

До речі, відповідно до Наказу Мін'юсту № 601/5 від 24 квіт­ня 2015 року, документи Єдиного реєстру виготовляються без використання спеціальних бланків документів реєстрів ін­формаційної системи Міністерства юстиції України.

За реєстрацію однієї довіреності (зокрема її дубліката) в Єдиному реєстрі з видачею про це витягу, а також за пере­вірку дійсності довіреності (її дубліката) за даними Єдиного реєстру, не пов'язану з учиненням нотаріальних дій, з видачею про це витягу стягується плата у розмірі, встановленому Мі­ністерством юстиції України, а саме:

- за реєстрацію однієї довіреності (чи дубліката довіре­ності) в Єдиному реєстрі довіреностей з видачею про це ви­тягу - у розмірі тридцяти чотирьох гривень;

- за перевірку справжності довіреності (також дубліка­та довіреності) за даними Єдиного реєстру довіреностей, не пов'язану з вчиненням нотаріальних дій, з видачею про це повного витягу - у розмірі тридцяти чотирьох гривень;

- за перевірку справжності довіреності (і дубліката дові­реності) за даними Єдиного реєстру довіреностей, не пов'язану з вчиненням нотаріальних дій, з видачею про це скороченого витягу - у розмірі двадцяти п'яти гривень п'ятдесяти копійок.

Натомість перевірка дійсності довіреності (у тому числі ду­бліката довіреності) за даними Єдиного реєстру довіреностей, що пов'язана з учиненням нотаріальних дій, з видачею про це скороченого або повного витягу, здійснюється безкоштовно.

Тимчасом інваліди I та II груп, інваліди Великої Вітчизня­ної війни та прирівняні до них особи, громадяни, віднесені до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської ката­строфи, звільняються від сплати коштів за реєстрацію дові­реності (зокрема дубліката довіреності), посвідчених у нота­ріальному порядку, у Єдиному реєстрі.

Інваліди III групи, а також пенсіонери, які мають право на пенсію за віком згідно зі ст.

Унесення до Єдиного реєстру відомостей про припинення дії довіреності здійснюється безкоштовно.

Відомості з Єдиного реєстру надаються безкоштовно на письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слід­ства - у зв'язку з кримінальними, цивільними господарськи­ми або адміністративними справами, що перебувають у їх про­вадженні, а також Міністерству юстиції України, головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автоном­ній Республіці Крим, обласним, містах Києві та Севастополі ра­йонним, міським (міст обласного значення), міськрайонним управлінням юстиції, у зв'язку зі здійсненням ними повнова­жень, визначених чинним законодавством України.

Відповідно до п. 5 Порядку, перевірка дійсності довіренос­ті (у тому числі дубліката довіреності) за даними Єдиного ре­єстру довіреностей, що пов'язана з учиненням нотаріальних дій, з видачею про це скороченого або повного витягу, здійс­нюється безкоштовно.

На практиці виникають проблеми при перевірці дові­реностей, посвідчених консульськими установами України, оскільки перевірити факт їх укладення нотаріус не може.

Відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 12 серпня 1996 р. № 21/5 «Про внесення доповнень до Ін­струкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України», з 1 жовтня 1996 року в нотаріальну практику було запроваджено вчинення певних нотаріальних дій на спеціаль­них бланках нотаріальних документів.

Зокрема, у пункті 2-1 чинної на той час Інструкції про по­рядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України зазна­чалося про те, що нотаріальні дії, що вчиняються нотаріусами України, виконуються на спеціальних бланках нотаріальних документів. При цьому зразок бланка, а також порядок облі­ку, зберігання та витрачання бланків нотаріальних докумен­тів встановлювався Міністерством юстиції за погодженням з Українською нотаріальною палатою. Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для вчинення нотаріальних дій заборонялося, а документи, виконані не на стандартному бланку, вважалися недійсними.

Питання застосування нотаріусами спеціальних блан­ків нотаріальних документів, а також їх захищеності було на постійному контролі Міністерства юстиції України. Скажімо, протягом 1997 року постановлено рішення Колегії Мін'юсту від 22 грудня 1997 р., а також відповідні накази міністерства: від 1 липня 1997 р. № 49/5 «Про затвердження Положення про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів», від 9 жовтня 1997 р. № 69/5 «Про запровадження спеціальних бланків нотаріальних докумен­тів». Адміністратором вказаного реєстру було Державне під­приємство «Інформаційний центр» Мін'юсту, або скорочено - Держінформ'юст.

Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року за № 6/5 затверджено Положення про постачання, збері­гання, облік та звітність, витрачання бланків нотаріальних до­кументів. Також цим актом передбачалося створення як Єди­ного державного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, так і відповідної звітності за витрачання бланків.

Замовником бланків виступав Мін'юст. Отримували но­таріальні бланки державні та приватні нотаріуси в обласних управліннях юстиції відповідно до складених актів прийому- передачі. Зауважуємо, що бланки використовувалися тільки в тому нотаріальному окрузі, для якого вони видавалися.

Згодом на підставі наказу Міністерства юстиції України від 29 червня 1999 р. № 36/5 «Про здійснення заходів щодо захисту нотаріально оформлюваних документів» почав функ­ціонувати спеціальний електронний реєстр - Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Тобто витра­чання бланків нотаріальних документів відносили до доку­ментів суворої звітності.

З метою захисту прав та законних інтересів фізичних і юридичних осіб при вчиненні нотаріальних дій Кабінетом Мі­ністрів України 5 серпня 2009 року за № 812 було прийнято постанову «Про затвердження Порядку витрачання, зберіган­ня, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звіт­ності про їх використання та опису і зразка такого бланка».

Отже, питання регулювання порядку витрачання, збері­гання нотаріальних бланків, як і встановлення зразка таких бланків, перейшло від Міністерства юстиції України до Кабі­нету Міністрів, що свідчить про його значущість.

Використання бланків у нотаріальній діяльності регулю­ється ст. 34 Закону України «Про нотаріат», а також гл. 9 По­рядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, за­твердженого Наказом Міністерства юстиції України від 22 лю­того 2012 року за № 296/5.

Зокрема, відповідно до ст. 34 Закону України «Про нота­ріат», на спеціальних бланках нотаріальних документів викла­даються тексти: договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що зали­шаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів^[231].

У світовій нотаріальній практиці зазвичай на державному рівні не запроваджуються спеціальні бланки нотаріальних документів. Як зауважує В. М. Марченко, в жодній країні Євро­пи, крім України, не використовуються спеціальні бланки но­таріальних документів. Єдиним винятком є Російська Федера­ція, але і там нотаріальні бланки єдиного зразка були введенні нещодавно, мабуть, під впливом досвіду України^[232].

Слід наголосити на тому, що всі нотаріальні дії реєст­руються у спеціальних реєстрах для реєстрації вчинюваних нотаріальних дій, які є одним із основних забезпечувальних засобів підтвердження здійснення таких дій.

Лише наявність на зберіганні у державного чи приватно­го нотаріуса, в державному нотаріальному архіві матеріалів укладеного правочину чи спадкової справи є гарантією пра­ва особи чи уповноваженої нею представника (в певних ви­падках спадкоємця) на отримання дубліката втраченого нота­ріального документа.

З погляду деяких практиків, можливо, більш дієвою була би повна відмова від спеціальних бланків нотаріальних документів як доволі витратного, але неефективного засобу захисту^[233]. На нашу думку, все меншого значення у нотаріаль­ній практиці набувають спеціальні бланки нотаріальних доку­ментів. Тому варто скоротити перелік видів нотаріальних дій, для вчинення яких є обов’язковим використання спеціальних бланків нотаріальних документів.

Наказом Міністерства юстиції України від 4 листопада 2009 року за № 2053/5 «Про організаційні заходи з постачан­ня, зберігання, обігу, обліку спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання» було затверджено Порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нота­ріальних документів. Відповідно до вказаного Наказу, Мін’юст є держателем такого реєстру.

У 2015 році, згідно з Наказом Мін’юсту № 1059/5 від 25 червня 2015 року, на державне підприємство «Національні ін­формаційні системи» покладено повноваження адміністрато­ра Реєстру, зокрема виконання функцій з організації виготов­лення, постачання державним нотаріальним конторам, дер­жавним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам первин­ного обліку постачання, знищення зіпсованих, анульованих та дефектних спеціальних бланків нотаріальних документів^[234].

Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів - це електронна база даних, що містить інформацію про: постачання бланків державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам; видані державним та приватним нотаріусам бланки; отри­мані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та приватними нотаріусами бланки; передані державними нотаріальними конторами, державни­ми нотаріальними архівами, державними та приватними но­таріусами бланки; витрачені і недійсні бланки; здійснені пере­вірки справжності бланків; видані інформаційні довідки та ви­тяги з Єдиного реєстру.

Реєстраторами або наповнювачами Єдиного реєстру спе­ціальних бланків нотаріальних документів є державні нота­ріальні контори, державні нотаріальні архіви, а також приват­ні нотаріуси.

Завертаємо увагу на те, що за письмовою заявою при­ватного нотаріуса-реєстратора доступ до Єдиного реєстру з метою виконання функцій Реєстратора може бути наданий помічнику (консультанту) цього нотаріуса.

Ведетьея Єдиний реєстр українською мовою.

Варто наголосити на тому, що передавання бланків но­таріальних документів дозволяється лише у межах нотарі­ального округу. Наприклад, у межах Львівського міського нотаріального округу дозволяється передавання бланків між Львівськими державними нотаріальними конторами, Львів­ським державним нотаріальним архівом, приватними нота­ріусами міста Львова. Такі операції повинні супроводжуватися складанням акта приймання-передавання у трьох примірни­ках з одночасним повідомленням Адміністратора для внесен­ня відповідних змін до Єдиного реєстру. До такого повідомлен­ня додається примірник акта про приймання-передавання. Використання переданих бланків дозволяється після отри­мання повідомлення про передавання бланків Адміністрато­ром та внесення відповідної інформації до Єдиного реєстру.

Законодавцем встановлена заборона передачі бланків но­таріальних документів поза межами нотаріального округу. Наприклад, нотаріус міста Львова не вправі передати бланки приватному нотаріусу м. Червонограда і навпаки.

Відшкодування вартості бланків нотаріальних документів здійснюється особами, які звернулися по вчинення нотаріаль­них дій.

Державне підприємство «Національні інформаційні систе­ми» здійснює постачання бланків нотаріальних документів.

У нормативному акті встановлено особливий порядок «збереження» бланків нотаріальних документів приват­ним нотаріусом у разі зупинення, припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на зайнят­тя нотаріальною діяльністю, а саме: приватний нотаріус (осо­ба, свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльніс­тю якої анульовано або приватну нотаріальну діяльність якої припинено) зобов’язаний у триденний термін передати блан­ки, які залишилися невикористаними, до Постачальника, про що складається акт про приймання-передавання. Для внесен­ня відповідних змін до Єдиного реєстру Постачальник негай­но повідомляє Адміністратора про приймання-передавання бланків шляхом надання інформації зі застосуванням елек­тронного цифрового підпису. До такого повідомлення дода­ється електронна копія акта про приймання-передавання. По­стачальник повертає приватному нотаріусу (особі, свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю якої анульо­вано або приватну нотаріальну діяльність якої припинено) кошти за невикористані бланки за ціною, що діяла на час їх одержання^[235].

У нормативному акті з метою захисту інтересів спожива­чів нотаріальних послуг, зокрема у разі потреби отримання дубліката документа, що зберігається у справах приватного нотаріуса, який не веде діяльності (згідно з ч. 6 ст. 29-2 Зако­ну України «Про нотаріат»), можна отримати бланки на вико­нання цієї дії в іншого нотаріуса того ж нотаріального округу.

Постачальник, завідуючі конторами, архівами, державні та приватні нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогід­ність відомостей, які вони надають для внесення Адміністра­тору та/або вносять до Єдиного реєстру.

Контроль за дотриманням нотаріусами України Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів здійснюють Департамент нотаріату та банкрут­ства Міністерства юстиції України та начальники Головно­го територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних територіаль­них управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Згідно з п. 2.3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, унесення до Єдиного реє­стру відомостей про отримання або витрачання бланків здійс­нюється Реєстраторами в день отримання/витрачання блан­ка та у суворій послідовності відповідно до порядкових номе­рів та за відповідними кодами витрачання.

Коди витрачання відіграють особливу роль і в діяльності нотаріусів, і для пересічних громадян, оскільки дають можли­вість перевірити використання бланку за видом посвідченої нотаріальної дії.

Згідно з п. 2.6 Порядку встановлено нумерацію - коди витрачання бланків, а саме:

1. договір про відчуження нерухомого майна, крім земель­них ділянок;

2. договір про відчуження транспортного засобу;

3. інші договори;

4. заповіт;

5. свідоцтво про право на спадщину;

6. свідоцтво про право власності;

7. довіреність;

8. заява;

9. переклад;

10. дублікат;

11. шлюбний договір;

12. інші дії;

13. установчий договір;

14. договір про відчуження земельної ділянки;

15. протест векселя;

16. зіпсований бланк;

17. анульований бланк;

18. дефектний бланк;

19. ідсутній бланк;

20. викрадений бланк;

21. втрачений бланк.

Зауважуємо, що у разі виявлення зіпсованих, анульованих, дефектних, відсутніх при відкритті пачки, втрачених або ви­крадених (недійсних) бланків відомості про них вносяться до Реєстру негайно.

Своєчасне внесення відомостей до Реєстру є обов’язком добросовісного нотаріуса. Цьому також сприяють перевір­ки, які проводяться щомісячно головними територіальними управліннями юстиції в областях щодо своєчасності внесення відомостей до Реєстру. У разі виявлення порушень управління юстиції вправі і притягнути нотаріуса до дисциплінарної від­повідальності, і зупинити діяльність приватного нотаріуса.

За п. 5.1 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, документами Єдиного реє­стру є: інформаційна довідка; скорочені витяги; повні витяги; книги обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву; книги обліку ви­дачі бланків державним нотаріусам; книги обліку зіпсованих і анульованих бланків; особисті книги обліку надходження бланків; особисті книги обліку зіпсованих і анульованих блан­ків; статистичні відомості та звіти з Єдиного реєстру.

Перевірка бланків за даними вказаного Єдиного реєстру здійснюється нотаріусом шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру за серією та номером відповідного блан­ка. За результатами перевірки щодо витрачання бланка но­таріального документа із Єдиного реєстру отримується інфор­маційна довідка.

Зміст інформаційної довідки:

- дата і час перевірки;

- ідентифікатор;

- відомості про нотаріуса, який подав заяву на здійснення перевірки справжності бланка;

- відомості про бланк: дата отримання бланка;

- відомості про нотаріуса, який отримав бланк;

- код витрачання бланка;

- дата витрачання бланка;

- відомості про нотаріуса, яким витрачено бланк;

- відмітка про відсутність за вказаними параметрами пошуку відомостей у Єдиному реєстрі;

- відомості про Реєстратора, що надав інформаційну довідку.

Доступ до Єдиного реєстру також мають Департамент но­таріату та реєстрації адвокатських об'єднань, Головне тери­торіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управ­ління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в части­ні отримання статистичних даних щодо обігу та звітності про використання бланків нотаріусами України та для отримання повного витягу.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядуван­ня, державні підприємства, установи, організації та інші юри­дичні і фізичні особи мають право доступу до відомостей Єди­ного реєстру через веб-сайт, який ведеться Адміністратором, для пошуку та перегляду інформації про дійсні чи недійсні бланки.

Пошук інформації в Єдиному реєстрі про дійсні чи недійсні бланки здійснюється за серією та номером бланка на веб- сайті: http: //rnb.nais.gov.ua/.

На запит система видає три варіанти відповідей.

До першої групи відповідей відносять дані про дату видачі документа і яким нотаріусом (державним чи приватним) був отриманий. Тобто бланк справжній.

До другої - відомості про недійсність бланка, а також про втрату його та час втрати.

Третій варіант відповіді - це інформація про те, що відо­мості про бланк відсутні.

Відповідно до пункту 4.5 Порядку, відомості з Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів на­даються у формі витягів: повного та скороченого.

Зауважуємо, що лише скорочений витяг вправі отрима­ти фізичні та юридичні особи на підставі письмового запиту, який направляється до адміністратора та реєстраторів Єдино­го реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

Нормативним актом (п. 4.9.) встановлено зміст скорочено­го витягу з Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, а саме:

- номер витягу;

- дата й час видачі;

- відомості про особу, що звернулася за наданням витягу;

- параметри, за якими виконувався пошук відомостей у Єдиному реєстрі;

- відомості про бланк: серія та номер бланка; код витра­чання бланка; дата витрачання бланка;

- відомості про нотаріуса, яким витрачено бланк;

- дата отримання бланка, відомості про нотаріуса, який отримав бланк (якщо інформація про витрачання бланка в Єдиному реєстрі відсутня);

- відмітка про відсутність за вказаними параметрами пошуку відомостей у Єдиному реєстрі;

- відомості про особу, яка надала витяг з Єдиного реєстру^[236].

Питання отримання повного витягу врегульовано у п. 4 Порядку. Слід зауважити, що такий витяг вправі видава­ти лише адміністратор Реєстру на письмову вимогу органів: суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кри­мінальними, цивільними, господарськими або адміністратив­ними справами, що перебувають у їх провадженні, а також Мі­ністерства юстиції України, Головного територіального управ­ління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Рес­публіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, міських, місь- крайонних управлінь юстиції, органів державної влади та ор­ганів місцевого самоврядування у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, визначених чинним законодавством України, та зі зазначенням причини запиту.

Нормативним актом (пункт 4.12.) встановлено зміст пов­ного витягу з Єдиного реєстру спеціальних бланків нота­ріальних документів, який містить такі дані:

- номер витягу;

- дата й час видачі;

- відомості про орган та особу, що звернулася по надання витягу;

- параметри, за якими виконувався пошук відомостей у Єдиному реєстрі;

- відомості про бланк: серія та номер бланка;

- відомості про приймання-передавання бланка: дата приймання-передавання бланка; серія та номер бланка, який передано; відомості про особу, що передала бланк; відомості про особу, що отримала бланк; додаткові відомості; дата й час реєстрації; особа, що здійснила реєстрацію;

- відомості про витрачання бланка: дата витрачання бланка; код витрачання бланка; відомості про нотаріуса, яким витрачено бланк; додаткові відомості; дата й час реєстрації; особа, що здійснила реєстрацію;

- відмітка про відсутність за вказаними параметрами пошуку відомостей у Єдиному реєстрі;

- відомості про особу, яка надала витяг з Єдиного реєстру.

Плата за видачу інформаційної довідки, повного та скоро­ченого витягів з Єдиного реєстру бланків не стягується.

Відповідно пункту 9.1 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, недійсними бланками вважаються:

- зіпсовані під час виготовлення (зокрема зіпсовані при виготовленні документа);

- анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося;

- дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів);

- відсутні при відкритті пачки, втрачені або викрадені.

Недійсним бланкам присвоюються коди витрачання від 21 до 26 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних блан­ків нотаріальних документів.

Завідувачі державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів чи приватні нотаріуси (п. 9.3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів) зобов’язані протягом п'яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків здійснити їх знищення, про що складається відповідний акт у двох примірниках. Один примірник акта про знищення зіпсованих чи анульованих бланків зберігається у державній нотаріальній конторі, дер­жавному нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса, другий примірник акта - впродовж п'яти робочих днів надсилається Постачальнику (НАІС).

Знищення дефектних бланків здійснюється Постачальни­ком, про що складається акт про знищення.

Право на витребування відомостей та документів надано державним і приватним нотаріусам, а також іншим квазінота- ріальним органам.

Щонайперше законодавець наголосив на тому, що на нотаріусів під час вчинення нотаріальних дій покладено обов'язок використання відомостей Єдиних та державних реєстрів держави.

І державна реєстрація нерухомого майна, і державна реєстрація обтяжень рухомого майна повинна сприяти захисту прав та законних інтересів фізичних і юридичних осіб та проводитися згідно з вимогами Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 р. № 8 3 0 ^[237].

Державна реєстрація обтяжень рухомого майна прово­диться з метою забезпечення виконання зобов'язань і захис­ту прав юридичних і фізичних осіб стосовно рухомого майна та надання в інтересах цих осіб інформації про наявність чи відсутність обтяжень рухомого майна. Також згідно з вказа­ним Порядком проводиться державна реєстрація застави по­вітряних і морських суден, суден внутрішнього плавання, кос­мічних об'єктів.

Державний реєстр обтяжень рухомого майна (далі - Реєстр) - це єдина комп'ютерна база даних про виникнення, зміну, припинення обтяжень, а також про звернення стягнення на предмет обтяження, держателем якої є Міністерство юстиції України.

Національні інформаційні системи (НАІС) є адміністра­тором указаного Реєстру.

Реєстраторів Реєстру, тобто суб'єктів, які вправі вносити відомості до Реєстру, а також видавати відповідні витяги, на нашу думку, доцільно поділити на декілька груп.

До першої групи належить адміністратор Реєстру - ДП «Національні інформаційні системи», а також його філії, які не лише відповідають за технічне, програмне забезпечення, збе­реження та захист даних указаного Реєстру, але й самі прово­дять державну реєстрацію публічних обтяжень рухомого май­на на підставі судових рішень, за винятком виконання таких рішень державними та приватними виконавцями.

До другої групи належать нотаріуси, а також їхні помічни­ки, які отримали відповідний дозвіл - ідентифікатор доступу до Реєстру.

Третю групу становлять державні та приватні виконавці, які вносять відповідні відомості до Реєстру лише у разі при­мусового виконання рішення згідно з чинним законодавством України.

До четвертої групи слід віднести податкових керуючих, які здійснюють реєстрацію податкової застави, за результата­ми складеного ними акта опису, до складу якого входить рухо­ме майно.

Законодавець наголошує, що у разі припинення виконан­ня своїх функцій реєстратор передає всі документи та мате­ріали, пов'язані з виконанням його функцій, адміністраторо­ві Реєстру.

Згідно з п. 4 Порядку, державна реєстрація відомостей про виникнення, зміну, припинення обтяжень, а також про звер­нення стягнення на предмет обтяження проводиться шляхом внесення до Реєстру запису, а також змін і додаткових відомос­тей до запису.

Порядок ведення Реєстру детально регламентує процеду­ру здійснення реєстрації.

Є два види обтяжень рухомого майна: приватні та публічні.

Державна реєстрація приватних обтяжень рухомого май­на проводиться будь-яким нотаріусом або його помічником, які відповідно до законодавства отримали ідентифікатор до­ступу до Реєстру, а також ДП «Національні інформаційні систе­ми» та його філіями на підставі відповідного договору.

Державна реєстрація публічних обтяжень рухомого май­на, які виникають на підставі судових рішень, проводиться ДП «Національні інформаційні системи» і його філіями (крім випадків, коли таке судове рішення виконується в порядку, передбаченому для виконання судових рішень).

Державна реєстрації публічних обтяжень рухомого майна під час примусового виконання рішень відповідно до закону проводиться державним або приватним виконавцем.

Державна реєстрація податкової застави, предметом якої є рухоме майно, проводиться податковим керуючим, яким скла­дено акт опису.

У п. 6 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень ру­хомого майна детально регламентовано порядок державної реєстрації обтяжень рухомого майна. Зокрема, встановлено, що інформація про обтяження рухомого майна вноситься до Реєстру лише на підставі заяви обтяжувана чи уповноваженої ним особи, може бути і в електронній, і в паперовій формі.

Так, у разі здійснення реєстрації публічних обтяжень рухо­мого майна:

1. ДП «Національні інформаційні системи» або його філії вносять відомості про обтяження на підставі заяви, поданої в електронній або паперовій формі, яка визначена законом.

2. Державні або приватні виконавці, податкові керуючі вносять відповідні відомості на підставі сформованої вказа­ними посадовими особами заяви лише за допомогою програм­них засобів ведення Реєстру.

У разі здійснення державної реєстрації приватних обтя­жень рухомого майна:

1. Нотаріус (на нашу думку, і приватний, і державний), його помічник (у разі наявності у нього ідентифікатора досту­пу до вказаного Реєстру) вносять інформацію про обтяження рухомого майна на підставі письмової заяви (поданої у папе­ровій формі).

2. ДП «Національні інформаційні системи» або його філії вносять відомості про обтяження на підставі заяви, яка пода­ється лише в електронній формі.

Законодавцем установлено, що заяву про виникнення, змі­ну, припинення обтяжень, а також про звернення стягнення на предмет обтяження у паперовій формі повинен підписати особисто обтяжувач. Водночас справжність підпису обтяжу- вача має бути засвідчено у нотаріальному порядку. Останньо­го не вимагається у разі подання заяви щодо публічних обтя­жень і випадків подання заяви нотаріусу, яким безпосередньо вчинено дію, спрямовану на виникнення, зміну, припинен­ня обтяження, а також на звернення стягнення на предмет обтяження. Загальними правилами вчинення нотаріальних дій нотаріусами передбачено, що при засвідченні підпису на заяві нотаріус зобов’язаний установити особу обтяжувача, а в разі представлення нею юридичної особи, перевірити повно­важення представника.

У Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомо­го майна встановлено, що відповідальність за достовірність та повноту інформації, яка зазначається в заяві, несе обтяжувач або уповноважена ним особа.

У п. 7 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна встановлено вимоги до змісту заяви про вне­сення відомостей про обтяження, а саме:

1) відомості про обтяжувача та боржника:

- для юридичних осіб-резидентів - найменування та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ;

- для юридичних осіб-нерезидентів - найменування, міс­цезнаходження та держава, в якій зареєстрована особа;

- для фізичних осіб-громадян України - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків, серія та номер паспорта громадя­нина України (для громадянина України, який через свої ре­лігійні переконання відмовляється від прийняття реєстрацій­ного номера облікової картки платника податків, повідомив про це відповідному контролюючому органові та має відмітку в паспорті громадянина України);

- для фізичних осіб-іноземців чи осіб без громадянства - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), постійне місце проживання за межами України та реєстраційний номер облі­кової картки платника податків (за наявності);

2) посилання на підставу виникнення обтяження та його зміст.

Для забезпечувальних обтяжень також зазначаються розмір та строк виконання вимоги обтяжувача.

Для обтяження, яке виникає на підставі рішення суду про стягнення коштів, та обтяження, відповідно до якого наклада­ється арешт на рухоме майно для забезпечення цивільного по­зову, зазначається розмір вимоги обтяжувача;

3) опис рухомого майна, що є предметом обтяження, достатній для його ідентифікації;

4) відомості про заборону чи обмеження права боржника відчужувати предмет обтяження;

5) відомості про випуск заставної або її відсутність (у разі проведення державної реєстрації застави повітряних та морських суден, суден внутрішнього плавання, космічних об'єктів)^[238].

Згідно з п. 8 Порядку, у випадку обтяження рухомого майна до Реєстру вносяться:

1) відомості про обтяжувача та боржника:

- для юридичних осіб-резидентів - найменування та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ;

- для юридичних осіб-нерезидентів - найменування, міс­цезнаходження та держава, в якій зареєстрована особа;

- для фізичних осіб-громадян України - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків, серія та номер паспорта громадя­нина України (для громадянина України, який через свої ре­лігійні переконання відмовляється від прийняття реєстрацій­ного номера облікової картки платника податків, повідомив про це відповідному контролюючому органові та має відмітку в паспорті громадянина України);

- для фізичних осіб-іноземців чи осіб без громадянства - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), постійне місце проживання за межами України та реєстраційний номер облі­кової картки платника податків (за наявності);

2) посилання на підставу виникнення обтяження та його зміст.

Для забезпечувальних обтяжень також зазначаються роз­мір та строк виконання вимоги обтяжувача.

Для обтяження, яке виникає на підставі рішення суду про стягнення коштів, та обтяження, відповідно до якого наклада­ється арешт на рухоме майно для забезпечення цивільного по­зову, зазначається розмір вимоги обтяжувача;

3) опис рухомого майна, що є предметом обтяження, достатній для його ідентифікації;

4) відомості про заборону чи обмеження права боржника відчужувати предмет обтяження;

5) відомості про випуск заставної або її відсутність (у разі проведення державної реєстрації застави повітряних та морських суден, суден внутрішнього плавання, космічних об'єктів);

6) відомості про реєстратора;

7) дата державної реєстрації відомостей^[239].

Законодавцем у п. 9 Порядку передбачено, що реєстратор відмовляє у внесенні запису до Реєстру в таких випадках:

1) заява не відповідає вимогам, установленим у п. 6 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, або заява подана неналежному суб'єкту, що наділений повноваженнями реєстратора;

2) у заяві відсутні чи наведено не повністю або з виправ­ленням відомості;

3) обтяжувач не пред'явив паспорт чи інший документ, що посвідчує особу, а у разі коли уповноважена особа діє від імені обтяжувача фізичної чи юридичної особи, - довіреність чи ін­ший документ, що підтверджує повноваження такої уповнова­женої особи;

4) відсутній документ про плату за внесення запису до Реєстру;

5) плату внесено не в повному обсязі^[240].

Відмова у внесенні запису до Реєстру оформляється пись­мово в день прийняття заяви зі зазначенням причини.

У п. 10 установлено обов'язок реєстратора Державного реєстру обтяжень рухомого майна вносити запис про обтя­ження рухомого майна до вказаного Реєстру у день прийняття заяви, який і вважатиметься датою державної реєстрації.

На підтвердження здійснення державної реєстрації обтя­ження рухомого майна реєстратором формується відповідний витяг у двох примірниках, один із яких видається обтяжувачу або уповноваженій особі, а другий направляється на ім'я борж­ника протягом п'яти днів.

Порядок виправлення помилок у Реєстрі врегульовано у пп. 13-15 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень ру­хомого майна.

У нормативному акті окремо розглянуто питання держав­ної реєстрації відомостей про зміну обтяження і відступлення прав на предмет обтяження договором.

І державна реєстрація, і внесення зміни обтяжень та додат­кових відомостей до обтяжень здійснюється на підставі відпо­відної заяви обтяжувана чи уповноваженої ним на це особи.

Обов’язковими реквізитами заяви є дата реєстрації обтя­жень, реєстраційний номер запису, а також підстава внесен­ня змін. Наприклад, такими підставами є: рішення суду, дого­вір або рішення відповідного органу. Як і при подачі заяви, при внесенні змін обов’язковим є встановлення особи обтяжувана чи уповноваженого ним представника.

Відповідно до п. 20 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, реєстратор відмовляє у внесенні змін і додаткових відомостей до запису в таких випадках:

1. Заява не відповідає вимогам, установленим у п. 6 По­рядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, або заява подана неналежному суб’єкту, що наділений повно­важеннями реєстратора.

2. У заяві відсутні чи наведено не повністю або з виправ­ленням відомості, згідно з вимогами пп. 17, 18 Порядку веден­ня Державного реєстру обтяжень рухомого майна.

3. Обтяжувач не пред’явив паспорт чи інший документ, що посвідчує особу, а у разі, коли уповноважена ним особа діє від імені обтяжувача фізичної чи юридичної особи, - довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження такої упо­вноваженої особи.

4. Відсутній документ про плату за внесення змін і додат­кових відомостей до запису.

5. Плату внесено не в повному обсязі.

У нормативному акті вказується, що відмова у внесенні змін і додаткових відомостей до запису оформляється письмо­во зі зазначенням причини в день прийняття заяви^[241]. На нашу думку, вказана відмова може бути оскаржена у судовому по­рядку.

Датою реєстрації, і датою державної реєстрації змін та до­даткових відомостей вважається дата та час внесення змін і додаткових відомостей до запису^[242].

Реєстратор формує два примірники витягу про внесення змін і додаткових відомостей до запису, один з яких видає об- тяжувачу/його уповноваженому представнику, а другий - на­правляє боржнику протягом п'яти днів.

Питання державної реєстрації відомостей про припинен­ня обтяження рухомого майна регулюються пп. 24-27 Поряд­ку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна.

У нормативному акті встановлено порядок припинення обтяжень рухомого майна на підставі заяви обтяжувача/його представника.

Обтяжувач чи уповноважена ним особа має право будь- коли подати заяву про припинення обтяження і виключення запису з Реєстру чи про продовження строку дії реєстрації не більш як на п'ять років.

Після припинення обтяження обтяжувач самостійно або на письмову вимогу боржника чи особи, права якої поруше­но внаслідок наявності запису про обтяження, протягом п'яти днів зобов'язаний подати реєстратору заяву про припинення обтяження і виключення його з Реєстру.

У разі проведення реєстрації відомостей про припинен­ня публічного обтяження ця процедура покладається на упо­вноважений орган чи на уповноважену ним особу. Відомості про припинення публічного обтяження підлягають державній реєстрації протягом п'яти днів після його припинення.

Однак записи про обтяження, які втратили чинність, під­лягають виключенню з Реєстру лише через шість місяців після реєстрації відомостей про припинення обтяження.

Реєстратор аналізує й оцінює отримані відомості про припинення обтяження та вправі ухвалити лише два рішення: про припинення обтяжень або про його відмову.

Реєстратор зобов’язаний внести до Реєстру відомості про припинення обтяження в день прийняття заяви. У такому ви­падку реєстратор вносить до Реєстру такі відомості: дату і но­мер заяви про припинення обтяження, дату внесення запису про припинення обтяження, підставу припинення обтяжен­ня, відомості про реєстратора. Після внесення запису до Реє­стру про припинення обтяження реєстратор повинен вида­ти два примірники витягу, один з яких видається обтяжува- чу/уповноваженій ним особі, а другий направляється боржни­ку. Зауважимо, що у розглянутому випадку це проводиться на безоплатній основі. У разі відмови внесення відомостей до Ре­єстру щодо припинення обтяжень реєстратор упродовж двох робочих днів повідомляє письмово обтяжувача про причини відмови.

Документом, що підтверджує наявність або відсутність запису в Реєстрі, є витяг, який оформляється у паперовій або електронній формі.

У витягу наводяться такі відомості: наявність чи відсут­ність запису в Реєстрі про обтяження, зміну обтяження, від- ступлення прав на предмет обтяження, передачу, видачу дубліката заставної та видачу нової заставної (у разі застави повітряних та морських суден, суден внутрішнього плавання, космічних об’єктів).

У п. 29 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна встановлено, що витяг у паперовій формі надається будь-яким нотаріусом або його помічником, які відповідно до законодавства отримали ідентифікатор доступу до Реєстру, на підставі поданої фізичною чи юридичною особою заяви.

У заяві зазначається один із таких ідентифікаторів:

1) реєстраційний номер запису;

2) реєстраційні дані предмета обтяження;

3) відомості про боржника:

- для фізичної особи - прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків;

- для юридичної особи - найменування, ідентифікацій­ний код згідно з ЄДРПОУ^[243].

Оскільки до заяви потрібно додати документ про внесення плати за надання витягу і це передбачає ведення діловодства, а помічник приватного нотаріуса перебуває в його штаті, то на практиці такі витяги видають приватні нотаріуси. До речі, у державного нотаріуса не може бути помічника. Функції поміч­ника у державній нотаріальній конторі виконує консультант державної контори або діловод.

Водночас отримати витяг в електронній формі можливо лише через офіційний веб-портал Мін'юсту. Зокрема, фізичні й юридичні особи мають право на отримання відомостей, що містяться в Реєстрі, в електронній формі з використанням сер­вісної послуги у формі прикладного програмного інтерфей­су Реєстру на підставі договору, укладеного з ДП «Національ­ні інформаційні системи». Витяг в електронній формі нада­ється фізичній чи юридичній особі, яку ідентифіковано шля­хом використання електронного цифрового підпису, електро­нної системи ідентифікації «Bank ID» чи засобу ідентифікації особи, який дає змогу однозначно ідентифікувати таку особу. Надання витягу в електронній формі забезпечується за допо­могою програмних засобів ведення Реєстру шляхом здійснен­ня особою пошуку відомостей про зареєстровані обтяження, завантаження та перегляду витягу в електронній формі для його подальшого використання, зокрема друку. Формування витягу в електронній формі здійснюється автоматично про­грамними засобами ведення Реєстру з урахуванням зазна­чених особою ідентифікаторів, перелічених у п. 29 вказаного Порядку. Надання витягу в електронній формі здійснюється після внесення плати за його надання через Інтернет із вико­ристанням платіжних систем^[244].

Посадові особи органів державної влади чи інші визначе­ні законом особи отримують витяги у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, передбачених законом, шляхом безпосе­реднього доступу до Реєстру.

Доступ користувачів до Реєстру надається (припиняється) на підставі договору, укладеного з адміністратором Реєстру. Доступ користувача до Реєстру здійснюється з використанням електронного цифрового підпису, сумісного з програмним забезпеченням Реєстру. Користувач самостійно вчиняє дії, пов'язані з отриманням електронного цифрового підпису в акредитованому центрі сертифікації ключів.

Витяг із Реєстру скріплюється печаткою реєстратора.

У п. 34 Порядку ведення Державного реєстру обтяжень ру­хомого майна вказано, що нотаріус використовує печатку, ви­значену Законом України «Про нотаріат», що вкотре підтвер­джує, що видати витяг із цього Реєстру вправі лише нотаріус.

За внесення до Реєстру запису, а також змін і додаткових відомостей до запису, надання інформації з Реєстру справля­ється плата. Водночас органи державної влади звільняють­ся від плати за внесення до Реєстру записів, змін і додатко­вих відомостей до запису, виключення запису з Реєстру, а та­кож отримання витягів, якщо вони видаються у зв'язку зі здій­сненням ними повноважень, передбачених законодавством.

Варто нагадати, що відомості про те, що посвідчені запо­віти підлягають внесенню до Спадкового реєстру, було запро­ваджено Наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2000 р. № 51/5 «Про Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ».

Відповідно до п. 5 положення вказаного наказу, усі запо­віти, складені та засвідчені, змінені або скасовані в установ­леному законодавством порядку, заведені спадкові справи та видані свідоцтва про право на спадщину із 1 грудня 2000 р. підлягають обов'язковій реєстрації у вказаному реєстрі. Зараз цей реєстр перейменовано у Спадковий реєстр.

Станом на кінець 2018 року відомості про заповіти підлягають обов'язковій державній реєстрації у Спадковому реєстрі в порядку, установленому Положенням про Спадковий реєстр, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 7 липня 2011 р. № 1810/5, який діє з відповідними змінами. Слід зауважити, що звичайні пересічні громадяни не мають вільного доступу до Спадкового реєстру.

Згідно з пунктами 1.3.1-1.3.3 Положення, всіх реєстрато­рів Спадкового реєстру поділено на три групи.

До першої групи належать державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, які мають доступ до Спадкового реєстру через інформаційну мережу Мін'юсту щодо посвідчених заповітів, спадкових договорів, а також змін до них, скасування заповітів та розірвання спадкових договорів, заведених спадкових справ та виданих свідоцтв про право на спадщину.

До другої групи відносять Державне підприємство «Націо­нальні інформаційні системи» та його регіональні філії. Вони є рестраторами щодо: заповітів, посвідчених посадовими осо­бами органів місцевого самоврядування; заповітів, спадко­вих договорів, посвідчених консульськими установами Украї­ни, а також змін до них, скасування заповітів та розірвання спадкових договорів, заведених такими установами спадко­вих справ та виданих ними свідоцтв про право на спадщину; а також заповітів, посвідчених (складених та/або прийнятих на зберігання) і зареєстрованих в іноземних державах згід­но з Конвенцією про запровадження системи реєстрації за­повітів, яка була ратифікована Україною 10 липня 2010 року та набрала чинності для України 31 грудня 2010 року), запи­ти про реєстрацію яких в Україні на прохання заповідача пода­ні Мін'юсту, а також змін до них, скасування заповітів та розі­рвання спадкових договорів.

Третьою групою охоплені посадові особи органу місцевого самоврядування, що мають доступ до Спадкового реєстру через інформаційну мережу Мін'юсту щодо заведених спад­кових справ та виданих свідоцтв про право на спадщину. Однак наразі це не практикується, оскільки вони (посадові особи органу місцевого самоврядування) ще не склали іспиту зі спадкового права та не отримали права видавати свідоцтва про право на спадщину.

Вказаним реєстратором до Спадкового реєстру:

1) вносяться відомості про заповіти та спадкові договори щодо заповідача/заповідачів, відчужувача/відчужувачів:

- прізвища та імена, по батькові (за наявності) заповідача (заповідачів) та особи, яка склала заповіт від імені заповідача (заповідачів) в іноземній державі (за наявності);

- прізвище(а) та ім'я (імена), по батькові (за наявності) відчужувача (відчужувачів);

- реєстраційний номер облікової картки платника подат­ків згідно з Державним реєстром фізичних осіб-платників по­датків або причина його відсутності;

- місце проживання або місцеперебування;

- дата та місце (якщо воно невідоме - назва країни) наро­дження;

2) також вносяться відомості про посвідчення заповіту, спадкового договору як документа:

- вид (заповіт, заповіт подружжя, секретний заповіт, спадковий договір, спадковий договір з участю подружжя);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів (за наявності), на яких викладено текст заповіту (спад­кового договору);

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (за наявності);

- відомості про особу, яка посвідчила заповіт (спадковий договір);

- дата й місце посвідчення;

- місце зберігання заповіту (спадкового договору).

У разі видачі дубліката заповіту (спадкового договору) до Спадкового реєстру вносяться такі відомості:

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів (за наявності), на яких викладено текст дубліката;

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата видачі дубліката;

- відомості про особу, яка видала дублікат заповіту (спад­кового договору);

- місце видачі дубліката.

Також передбачено внесення до Спадкового реєстру доку­мента, який змінює або скасовує заповіт:

- вид (заповіт, заповіт подружжя, спадковий договір, зая­ва, інший документ);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів (за наявності), на яких викладено текст документа;

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата й місце посвідчення документа;

- відомості про особу, яка посвідчила такий документ;

- місце зберігання (за наявності).

Окремо вносяться відомості про:

1) документ, який змінює або на підставі якого розірвано спадковий договір (вид, дата й номер документа, назва органу (установи), який посвідчив або видав документ (видавець));

2) визнання заповіту (спадкового договору) недійсним;

3) реєстрацію заповіту в іноземних державах;

4) реєстратора.

Також надано право реєстратору, у разі потреби, вносити до Спадкового реєстру додаткові відомості, необхідні для на­лежного виконання своїх повноважень.

У пункті 2.2 Положення про Спадковий реєстр врегульовано питання внесення до Спадкового реєстру відомостей про заведені спадкові справи. Зокрема, вносяться відомості про заведену спадкову справу щодо:

1) спадкодавця:

- прізвище та ім'я (імена), по батькові (за наявності);

- реєстраційний номер облікової картки платника подат­ків згідно з Державним реєстром фізичних осіб-платників по­датків або причина його відсутності;

- дата й місце (якщо воно невідоме - назва країни) наро­дження;

- дата смерті;

2) номера спадкової справи, дати й місця її заведення, місця зберігання;

3) видачі свідоцтва про право на спадщину:

- відомості про спадкоємця (спадкоємців) для:

- фізичних осіб - прізвище, ім'я та по батькові (за на­явності); резидент (нерезидент), реєстраційний но­мер облікової картки платника податків згідно з Дер­жавним реєстром фізичних осіб-платників податків або причина його відсутності, черга спадкоємця за законом, ступінь споріднення, місце проживання або місцеперебування;

- юридичних осіб - найменування, резидент (нерези­дент), код за Єдиним державним реєстром підпри­ємств та організацій України (податковий номер) (за наявності), місцезнаходження;

- відомості про отримане у спадщину майно (його найме­нування, опис, вартість, частка тощо);

- серії та номери спеціальних бланків нотаріальних доку­ментів, на яких викладено текст свідоцтва (для консульських установ України - за наявності);

- номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- дата видачі та відомості про особу, яка видала свідоцтво про право на спадщину (видавець);

- відомості про видачу дубліката свідоцтва про право на спадщину (серії та номери спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст дубліката (за наявності), номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, дата видачі дубліката, відомості про особу, яка видала дублікат, місце його видачі);

4) визнання свідоцтва про право на спадщину недійсним (вид, дата й номер документа, на підставі якого свідоцтво про право на спадщину визнане недійсним, найменування суду (видавець)).

Міністерство закордонних справ України та його представ­ництва на території України вносять до Спадкового реєстру відомості про посвідчені консульськими установами України заповіти і спадкові договори, зміни до них, скасування таких заповітів та розірвання спадкових договорів, а також про за­ведені спадкові справи та видані свідоцтва про право на спад­щину шляхом подання державному підприємству «Національ­ні інформаційні системи» або його філіям заяв за формою, на­веденою в додатках 1-9 Положення про Спадковий реєстр.

Посадові особи органів місцевого самоврядування вно­сять до Спадкового реєстру відомості про посвідчення запові­тів шляхом подання державному підприємству «Національні інформаційні системи» або його філіям заяв за формою, наве­деною в додатках 1-3, 9 вказаного Положення.

Мін'юст вносить до Спадкового реєстру відомості про за­повіти (спадкові договори), посвідчені (складені та/або при­йняті на зберігання) і зареєстровані в іноземних державах, а також зміни до них та їх скасування, щодо яких в установлено­му порядку надійшов запит про їх реєстрацію в Україні на під­ставі Конвенції про запровадження системи реєстрації запові­тів, шляхом подання державному підприємству «Національні інформаційні системи» або його філіям заяв за формою, наве­деною в додатках 1, 3 Положення про Спадковий реєстр.

Внесення до Спадкового реєстру відомостей про заповіти, посвідчені посадовими та службовими особами, що зазначені у ст. 1252 Цивільного кодексу України та ч. 1 ст. 40 Закону Украї­ни «Про нотаріат», здійснюється державними нотаріальними архівами у разі прийняття на зберігання примірника заповіту.

При цьому Заяви про державну реєстрацію заповіту, спад­кового договору, посвідченого консульськими установами України, заповіту, посвідченого посадовими та службовими особами, що зазначені у статтях 1251 і 1252 Цивільного кодек­су України, статті 37 і частині першій статті 40 Закону Украї­ни «Про нотаріат», посвідченого (складеного та/або прийня­того на зберігання) і зареєстрованого в іноземній державі, а також змін до них, скасування заповітів та розірвання спад­кових договорів можуть бути подані Реєстратору (державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, при­ватному нотаріусу) безпосередньо заповідачем, відчужувачем.

Під час подання зазначених заяв за формою, наведеною в додатках 1, 3 вказаного Положення, заповідач, відчужувач пред’являє паспорт або інший документ, який посвідчує особу.

Реєстратор відмовляє у внесенні відомостей до Спадково­го реєстру у разі відсутності:

- у заяві передбачених Положенням про Спадковий ре­єстр відомостей або якщо такі відомості неповністю, нечітко або нерозбірливо зазначені;

- документа про здійснення оплати за формування в Спадковому реєстрі реєстраційного запису з видачею відпо­відного витягу або якщо таку оплату здійснено не в повному обсязі.

Нормативним актом врегульовано строки внесення відо­мостей до Спадкового реєстру: у день вчинення відповідної нотаріальної дії; протягом п’яти робочих днів після зміни міс­ця зберігання заповіту, спадкового договору, спадкової спра­ви; протягом двох робочих днів після надходження на збері­гання заповітів від осіб, які зазначені в ст. 1252 Цивільного ко­дексу України та ч. 1 ст. 40 Закону України «Про нотаріат»; у день отримання заяви, складеної за формою, наведеною в до­датках 1-9 Положення про Спадковий реєстр.

Слід зауважити, для підтвердження факту внесення відомостей до Спадкового реєстру реєстратором (нотаріусом) готується відповідний витяг.

Зокрема, державний нотаріус державної нотаріальної кон­тори, приватний нотаріус готують витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі у двох примірниках, один з яких залиша­ється у справах нотаріуса (державної нотаріальної контори), а другий видається заявникові (заповідачеві, відчужувачеві, набувачеві та/або спадкоємцеві).

Державний нотаріальний архів готує витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі у двох примірниках, один з яких залишається на зберіганні в архіві, а другий надсилається заявникові (заповідачеві, відчужувачеві).

Державне підприємство «Національні інформаційні систе­ми» та його філії також готують витяг про реєстрацію в Спад­ковому реєстрі в одному примірнику, який видається заявни­ку (посадовій особі органу місцевого самоврядування, посадо­вій особі МЗС та представництва МЗС на території України, на­ціональному органові іноземної держави - через Мін'юст).

У разі внесення до Спадкового реєстру відомостей про по­свідчення заповіту подружжя або спадкового договору з учас­тю подружжя Реєстратор за їхнім бажанням виготовляє для кожного з подружжя окремий витяг про реєстрацію в Спадко­вому реєстрі.

Законодавцем було додано нову статтю 46-1 до Закону України «Про державний нотаріат», яка має назву «Використання відомостей єдиних та державних реєстрів». Ця стаття зобов'язує використовувати вказані реєстри у нотаріальному процесі шляхом безпосереднього доступу до них.Так,нотаріуспідчас вчиненнянотаріальнихдійобов'язково використовує відомості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України.

А під час вчинення нотаріальних дій з нерухомим майном, об'єктом незавершеного будівництва нотаріус обов'язково ви­користовує також відомості Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та Державного земельного кадастру.

Інформація з єдиних та державних реєстрів, отримана нотаріусом під час вчинення нотаріальних дій, залишається у відповідній справі державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Користування єдиними та державними реєстрами здій­снюється безпосередньо нотаріусом, який вчиняє відповідну нотаріальну дію.

6.11.