Стаття 72. Форма адміністративного акта

1. Адміністративний акт повинен мати письмову форму, підписується упов­новаженою посадовою особою (особами) та скріплюється печаткою, якщо інше не передбачено законом. Адміністративний акт приймається в електронній формі, якщо інше не передбачено законом, та оформлюється відповідно до ви­мог законодавства про електронні документи, електронний документообіг та у сфері електронних довірчих послуг.

2. Як виняток, у невідкладних ситуаціях з метою запобігання явній загрозі життю, здоров'ю громадян, цінному майну або громадській безпеці адміністра­тивний акт може прийматися в усній формі.

3. У випадках, передбачених частиною другою статті 71 цього Закону, адмі­ністративний акт фіксується у матеріалах справи, а його зміст повідомляється усно або іншим прийнятним способом учаснику адміністративного провад­ження.

У таких випадках особа має право вимагати письмової форми адміністра­тивного акта. Адміністративний акт у письмовій формі у цьому випадку має бути наданий адміністративним органом не пізніше п'яти робочих днів після подання заяви особою.

4. Усний адміністративний акт повинен бути письмово оформлений у всіх випадках, якщо цього вимагає особа, прав та обов'язків якої стосується акт.

5. У справах, коли рішення може бути прийнято на підставі заяви учасника адміністративного провадження та даних, отриманих з офіційних реєстрів, і не­має необхідності його заслуховувати, адміністративний акт може бути виданий автоматизовано, з використанням електронних засобів. У таких випадках на адміністративний акт накладається кваліфікована електронна печатка адміні­стративного органу або кваліфікований електронний підпис уповноваженої на це посадової особи адміністративного органу.

6. Адміністративний акт повинен бути складений державною мовою, із за­стосуванням офіційно-ділового стилю і термінології законодавства, правил правозастосовної техніки, та бути зрозумілим для особи (осіб).

Предмет регулювання

1. Предметом коментованої статті є визначення загальних вимог до форми та оформлення адміністративного акта. При цьому, крім основної письмової форми адміністративного акта (включаючи й електронну форму), визначені підстави та умови для прийняття адміністративного акта в усній формі, а також автоматизовано.

Цілі статті (мета норми)

2. Стаття має на меті акцентувати увагу на тому, що адміністра­тивні акти приймаються насамперед у письмовій формі (включаючи й електронну форму).

Правова основа коментованого положення

3. Правову основу коментованого положення складають насампе­ред принципи визначеності (стаття 9 ЗАП) та ефективності (стаття 15 ЗАП), а також вимоги до мови здійснення адміністративного про­вадження (стаття 20 ЗАП).

Визначення термінів

4. Основним терміном, який використовується у коментованій статті, є «адміністративний акт». Див. визначення у статті 2 ЗАП (та коментарі до неї).

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

5. Частина 1 коментованої статті вкотре для ЗАП наголошує, що за загальним правилом адміністративний акт приймається у пись­мовій формі.

При цьому зважаючи на швидкий розвиток електронного уряду­вання та адміністрування, навіть для письмових адміністративних актів пріоритетно визначено, що адміністративний акт приймається в електронній формі, якщо інше не передбачено законом. Такий адміністративний акт оформлюється відповідно до вимог законо­давства про електронні документи, електронний документообіг та у сфері електронних довірчих послуг.

6. У частині 1 коментованої статті визначаються обов’язкові реквізити при письмовому оформленні адміністративного акта: під­пис уповноваженої посадової особи та печатка адміністративного органу.

При цьому відповідно до абзацу другого частини 4 статті 73 ЗАП, на адміністративний акт, складений в електронній формі, наклада­ється кваліфікована електронна печатка адміністративного органу або кваліфікований електронний підпис уповноваженої на це поса­дової особи адміністративного органу.

Проставлення підпису уповноваженої посадової особи має на меті забезпечити належну персональну відповідальність за прийня­тий адміністративний акт. Підпис зазвичай ставить керівник адміні­стративного органу або його заступники. На рішеннях колегіальних органів підписи ставляться їх головуючими (головами) та зазвичай також секретарем. Але підпис може поставити і будь-яка інша посадова особа (працівник) адміністративного органу, якщо вона належним чином уповноважена на це. Більше того, ЗАП у різних його нормах заохочує, щоб адміністративні справи вирішувалися на виконавчому рівні (спеціалістів, фахівців), а не керівниками органів (див., наприклад, частину 1 статті 23 ЗАП). Питання щодо того, хто конкретно серед працівників адміністративного органу наділений правом підпису, визначається внутрішніми службовими докумен­тами відповідно до законодавства.

7. Усні адміністративні акти. Частини 2 та 4 коментованої статті урегульовують підстави та умови прийняття адміністратив­ного акта в усній формі, а також порядок письмово підтвердження усного адміністративного акта на вимогу особи.

Адміністративний акт може прийматися в усній формі лише у невідкладних ситуаціях з метою запобігання явній загрозі життю, здоров’ю громадян, цінному майну або громадській безпеці. Усний адміністративний акт повинен бути письмово оформлений у всіх випадках, якщо цього вимагає особа, прав та обов’язків якої стосу­ється акт.

І хоча строки виготовлення письмового акта чи письмового підтвердження не визначені щодо усних адміністративних актів (частини 2, 4), але, очевидно, тут може застосовуватися і строк, визначений у абзаці другому частини 3 цієї статті, тобто не пізніше 5 робочих днів після подання заяви особою.

8. Адміністративні акти — діі. Відповідно до частини 2 статті 71 ЗАП у справах, пов’язаних із наданням адміністративних послуг, та в інших випадках, передбачених законом, адміністративне про­вадження може бути завершене юридично значимою дією за умови, що заява особи задоволена повністю та не порушені права інших осіб.

Частина 3 коментованої статті також покликана забезпечити від­критість адміністративного провадження та правову визначеність для особи. Адже передбачає, що у цих випадках адміністративний акт фіксується у матеріалах справи, а його зміст повідомляється усно або іншим прийнятним способом учаснику адміністративного провадження. Тобто таким чином особа повинна знати про зміст рішення. Також у цих випадках особа має право вимагати письмової форми адміністративного акта. Адміністративний акт у письмовій формі у цьому випадку має бути наданий адміністративним органом не пізніше п’яти робочих днів після подання заяви особою.

9. Цікавою новелою чинної редакції ЗАП є норма частини 5, яка передбачає, що у справах, коли рішення може бути прийнято на підставі заяви особи та даних, отриманих з офіційних реєстрів, і немає необхідності її заслуховувати, адміністративний акт може бути виданий автоматизовано, з використанням електронних засобів. Це також спрямовано на поширення застосування інформаційних технологій у сфері публічного адміністрування.

10. Вимоги щодо конкретного виду адміністративного акта у письмовій формі та назва такого документа визначаються відповід­ним законодавством. Мається на увазі статутне законодавство, яке визначає порядок діяльності адміністративних органів (наприклад, закони України «Про місцеві державні адміністрації», «Про місцеве самоврядування в Україні» визначають назви актів відповідних органів тощо).

Це може бути наказ (наприклад, наказ керівника ЦОВВ, наказ керівника структурного підрозділу місцевої державної адміністра­ції), розпорядження (наприклад, розпорядження голови місцевої державної адміністрації чи місцевого голови), рішення (наприклад, рішення місцевої ради) тощо.

11. Частина 7 коментованої статті визначає, що адміністративний акт повинен бути складений державною мовою, із застосуванням офіційно-ділового стилю і термінології законодавства, правил пра- возастосовної техніки, та бути зрозумілим для особи (осіб). Особливо вартими уваги є вимога щодо зрозумілості для особи (осіб).