§ 11. Документальне оформлення ходу та результатів загальних зборів
Товариство повинно забезпечити кожному акціонеру, незалежно від того, чи брав він участь у загальних зборах, можливість ознайомитися з документами, пов\'язаними з проведенням загальних зборів, зокрема, з протоколом загальних зборів, з протоколами реєстраційної (мандатної) та лічильної комісій, з протоколами представників акціонерів та ДКЦПФР, які здійснювали контроль за проведенням реєстрації акціонерів, з прийнятими на загальних зборах внутрішніми документами та (або) змінами до них.
Основними документами, які складаються за підсумками проведення загальних зборів, є:
• протокол загальних зборів;
• протокол про підсумки реєстрації учасників загальних зборів;
• протокол про підсумки голосування.
Закон містить лише лаконічні вимоги щодо протоколу загальних зборів, встановлюючи, що він підписується головою та секретарем зборів і не пізніш як через три робочі дні після закінчення зборів передається виконавчому органу товариства.[20]
Це означає, що протокол та додатки до нього мають бути оформлені у строк не більше трьох робочих днів з дня проведення загальних зборів. Законом не встановлено спеціальних вимог до форми та змісту цього документу. Ці вимоги можуть бути визначені у положенні про загальні збори.
Протокол про підсумки реєстрації складається реєстраційною комісією або представниками реєстратора, якщо вони виконували функції з реєстрації учасників зборів, та додається до протоколу загальних зборів. В ідеалі він має бути складеним до початку загальних зборів, але на практиці обмаль часу не дає можливості реєстраційній комісії належним чином оформити протокол. У цьому випадку можливе складання стислого звіту про підсумки реєстрації з зазначенням кількості зареєстрованих осіб, кількості належних їм голосів та висновку щодо наявності або відсутності кворуму.
Більш детальний протокол про підсумки реєстрації може складатися у строк, призначений для складання протоколу загальних зборів.
Результати голосування та прийняті рішення повинні бути вчасно доведені до відома акціонерів, тобто до закриття загальних зборів. Результати голосування мають бути зафіксовані у протоколі загальних зборів, який належним чином оформляється і зберігається у товаристві.
За підсумками голосування лічильною комісією складається протокол про підсумки голосування. Головна мета протоколу — це констатація факту прийняття або неприйняття рішення. Під час обрання органів товариства — це констатація факту чи відбулись вибори цього органу, чи ні. Залежно від порядку проведення голосування на зборах, можливе встановлення такого порядку складання протоколу, коли:
• лічильна комісія складає окремий протокол за результатами голосування щодо кожного питання порядку денного;
• лічильна комісія складає загальний протокол про результати голосування щодо всіх питань порядку денного та оголошує його наприкінці зборів;
• лічильна комісія складає стислі звіти за результатами голосування кожного питання порядку денного та оформлює протокол у 3-денний строк після проведення зборів.
За будь-якого варіанту підбиття підсумків зборів варто дотримуватися рекомендацій Принципів корпоративного управління: