Стаття 39. Діловодство в адміністративному провадженні

1. Матеріали справи оформляються з дотриманням установлених правил діловодства.

2. Усі матеріали, що стосуються відповідного адміністративного прова­дження, зберігаються в одній справі, у тому числі адміністративний акт, при­йнятий за результатами розгляду справи, або його засвідчена копія.

3. В адміністративному провадженні діловодство в електронній формі здійснюється відповідно до вимог законодавства про електронні документи, електронний документообіг та законодавства у сфері електронних довірчих по­слуг.

Предмет регулювання

1. Предметом регулювання коментованої статті є порядок доку­ментування адміністративного провадження та здійснення доку­ментообігу (зокрема, й електронного) у рамках адміністративної процедури.

Цілі статті (мета норми)

2. Визначення правових засад формування матеріалів адміні­стративної справи та діловодства в адміністративному провадженні.

Правова основа коментованого положення

3. Правову основну коментованого положення складають насам­перед конституційний принцип законності, а також принцип ефек­тивності (стаття 15 ЗАП).

Органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, їх посадові особи та інші суб’єкти, уповноважені здійснювати владні управлінські функції, оформляють матеріали адміністративних справ відповідно до розроблених ними інструкцій з діловодства та електронного документообігу, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах міс­цевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5), а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Зокрема, матеріали адміністративних справ, які мають паперову форму, оформлюються з урахуванням вимог Національного стан­дарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфі­кована система організаційно-розпорядчої документації.

Відносини, пов’язані з електронним документообігом та вико­ристанням електронних документів, регулюються Конституцією України, законами України «Про електронні документи та елек­тронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про телекомунікації», «Про обов’язко­вий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також іншими нормативно-правовими актами.

Правила здійснення діловодства стосовно документів, що міс­тять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються відповідно: Постановою Кабі­нету Міністрів України від 25.05.2011 р. № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах вико­навчої влади»; Постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»; Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997р. № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

Визначення термінів

4. Діловодство — сукупність процесів, що забезпечують доку­ментування управлінської інформації та організацію роботи зі служ­бовими документами.

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, пере­давання, одержання, зберігання, використання та знищення елек­тронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Електронна довірча послуга — послуга, яка надається для забезпечення електронної взаємодії двох або більше суб’єктів, які довіряють надавачу електронних довірчих послуг щодо надання такої послуги.

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

5. Документи в адміністративній справі повинні містити обов’яз­кові для відповідного виду документів реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування видавника документа, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заго­ловок до тексту, текст, підпис.

Не відповідають вимогам законності документи, в яких є під­чистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не пронумеровані та не скріплені належним чином.

Матеріали справи в електронній формі оформлюються із засто­суванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу. Забороняється вимагати підтвердження автентичності електронних матеріалів за допомогою відтворення візуального підпису або відбитка печатки.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосо­вуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

6. Усі матеріали відповідного адміністративного провадження повинні міститися в одній справі. Якщо за результатами розгляду справи адміністративний орган у межах своїх повноважень приймає адміністративний акт, у відповідній справі зберігається або оригі­нал такого акта або його копія, засвідчена у встановленому порядку. Копія адміністративного акта засвідчується адміністративним органом, який видав такий акт. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отри­мати неможливо.

Коментована стаття безпосередньо не регулює питання долу- чення до справи та збереження в ній копій інших матеріалів.

Крім того, до матеріалів адміністративної справи можуть долу­чатися копії документів, засвідчені іншими юридичними особами. Зокрема, відповідно до чинного законодавства, державні та гро­мадські організації, установи, підприємства можуть на прохання громадян засвідчувати копії документів, які стосуються їх прав та законних інтересів. Відповідні копії видаються на бланках підпри­ємств (установ, організацій) та засвідчуються підписом керівника чи уповноваженою на те службовою особою, а також печаткою. На копії зазначається дата її видачі та робиться відмітка про те, що оригінал знаходиться на цьому підприємстві, в установі, організації.

7. У разі надсилання електронного документа кільком адреса­там або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом елек­тронного документа. Копія електронного документа на паперовому носії засвідчується в порядку, встановленому Постановою Кабінету Міністрів України від 7.11.2018 р. № 992 «Про затвердження вимог у сфері електронних довірчих послуг та Порядку перевірки дотри­мання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг».

Ідентичні за документарною інформацією та реквізитами елек­тронний документ та документ на папері вважаються оригіналами і мають однакову юридичну силу. При цьому не допускається проход­ження в діловодстві (а отже й включення в адміністративну справу) одного й того самого документа в електронній та паперовій формі.

Формування електронних справ здійснюється централізовано в системі електронного документообігу адміністративного органу. В електронну справу включаються лише оригінали, примірники ори­гіналів або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів.

8. Адміністративна справа з моменту створення і до передачі на зберігання в архів зберігається за місцем її формування у службі діловодства чи інших структурних підрозділах адміністративного органу.

Матеріали адміністративної справи, які мають електронну форму, зберігаються в адміністративному органі на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого зако­нодавством для відповідних документів на папері. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберіга­тися у вигляді паперової копії.