Системи автоматизації діловодства та документообігу

Об'єктом автоматизації може бути діловодство або документообіг. Діловодство - це діяльність зі створення документів та організації роботи з ними. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів.

Діловодство і документообіг є окремими елементами більш загального поняття управління доку­ментами, яке, окрім них, включає ведення великих архівів документів, їх перетворення з однієї форми в іншу (наприклад, сканування і розпізнавання або публікація в Інтернеті), розмежування і контроль дос­тупу, координацію дій співробітників, а також тісну інтеграцію з офісними і прикладними програмами, що є інструментами обробки документів.

Сучасне українське діловодство поділяється на: організаційно-розпорядницьке, бухгалтерське, но­таріальне, кадрове, технічне, медичне, військове та інші види діловодства. Кожний із них має свої відмітні ознаки, але спільним для будь-якої галузі та функції управління є організаційно-розпорядче (адміністра­тивне) діловодство. Тому в разі впровадження системи автоматизації найчастіше йдеться про цей вид.

Організаційно-розпорядчі документи такі:

- організаційні - положення, статути, інструкції, правила;

- розпорядчі - постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення;

- довідково-інформаційні - листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, переліки, реєстраційно-контрольні картки, графіки тощо.

Щодо системи управління розрізняють потоки вхідних (тих, що надходять), вихідних (тих, що відп­равляються) та внутрішніх документів.

Кожен документ у процесі свого життєвого циклу проходить певні стадії, які мають бути автомати­зовані: створення, візування та узгодження, підписання та затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, списання у справу, збереження, знищення.

Таким чином, необхідною умовою переходу до автоматизованого документообігу є надання право­вого статусу електронним документам. В Україні ця проблема вирішується з ухваленням Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV (чинна редак­ція від 7 листопада 2018 р.).

У цьому Законі терміни вживаються в такому значенні:

- адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ;

- дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;

- посередник - фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здій­снює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;

- обов'язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;

- автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

- суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набува­ють передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Сфера дії Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Електронні документи та електронний документообіг

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про державну таємницю», «Про телекомунікації», «Про обов'язковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», а також іншими нормативно-пра­вовими актами.

Державне регулювання електронного документообігу

Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених зако­ном, реалізують державну політику електронного документообігу.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

- реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

- забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;

- нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одер­жання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається зако­нодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електрон­ними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, елек­тронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригінал електронного документа

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох елект­ронних носіях інформації кожний електронний примірник вважається оригіналом електронного документа.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного доку­мента на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Правовий статус електронного документа та його копії

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, об­роблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого са­моврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередни­ком в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-теле­комунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відп­равлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на еле­ктронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійсню­ється згідно з вимогами цього Закону.

Одержання електронних документів. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього еле­ктронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного ци­фрового підпису.

Зберігання електронних документів та архіви електронних документів

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних но­сіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не мен­шим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

1) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

2) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та при­значення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

3) Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збере­ження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у по­рядку, визначеному законодавством.

Організація електронного документообігу

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі до­говорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Розрізняють автоматизовані системи, зорієнтовані на вітчизняне і західне діловодство. Вітчиз­няне діловодство характеризується вертикальною спрямованістю - документ, що надходить в організа­цію, після реєстрації передається керівникові, який після розгляду документа накладає резолюцію із за­значенням відповідального виконавця.

Стосовно завдань управління документами і застосування ІТ чіткої класифікації систем не іс­нує. Можна навести такий загальний розподіл.

Засоби автоматизації офісної діяльності (Office Automation) - текстові редактори для підготовки і коригування документів, процесори електронних таблиць, програми генерації запитів за зразком з різних БД, мережні планувальники для призначення робочих зустрічей і нарад, засоби розроблення і демонст­рації презентацій, словники і системи порядкового перекладу, програми відсилання і прийому факсів, електронна пошта для обміну повідомленнями і пересилання файлів.

Автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКВД) призначені для обліку всієї документації установи, поставлення на контроль і контролю за виконанням документів (нагадування про наближення строків закінчення виконання документа, повідомлення про прострочені документи тощо). З цією метою у системах передбачається ведення журналу реєстрації і контролю або реєстраційно-конт­рольних карток документів. Такі системи побудовані на основі персональних СКБД і використовуються персоналом з діловодства і групами контролю.

Електронні архіви - системи автоматизації, призначені, насамперед, для фізичного збереження електронних копій документів та їх пошуку. Основою таких систем є персональна або клієнт-серверна СКБД. Документи зберігаються або у базі даних, або у файловій системі. Недоліком першого варіанта є прив'язка до конкретної СКБД і складність відновлення після збоїв, а другого - низький рівень захищеності інформації. Електронні архіви забезпечують пошук як за атрибутами, так і за змістом документів і можуть включати функції з контролю за виконанням документів.

Якщо в АСКВД реалізується традиційний облік документів із заміною паперових журналів обліку на електронні, то електронні архіви передбачають принципово новий погляд на документообіг - у системі зберігаються не тільки реєстраційні та контрольні картки, а й повний текст документа і його зображення. При цьому полегшується пошук і відновлення документа, його тиражування і розсилання, заповнення полів карток і посилання на документ (дані автоматично розпізнаються з образу документа і переносяться в картку або новий документ). Водночас такий підхід вимагає більше ресурсів (насамперед, пам'яті ЕОМ) і додаткового обладнання (сканер, лазерний принтер), система працює ефективно лише в умовах комп'ютерної мережі, її експлуатація ускладнюється, що підвищує вимоги до користувачів та обслугову­ючого персоналу.

Системи організації групової роботи (групове забезпечення, groupware) зорієнтовані на автома­тизацію роботи невеликих колективів і підтримують коректне спільне використання інформації групою користувачів. Основним призначенням цих систем є автоматизація офісної діяльності, документообігу, координації користувачів під час виконання поточних проектів і відстеження їх здійснення. В основу пок­ладено електронну пошту, яка «знає» належність користувача до тієї чи іншої групи, структуру проекту та склад робочих груп і «вміє» розсилати повідомлення належним чином згідно з їхнім призначенням. При цьому відсутня структуризація проведення робіт - правила їх виконання у системі не визначаються. До цієї категорії відносять такі системи, як Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell Group Wize.

Системи автоматизації ділових процесів (САДП, системи автоматизації управління потоками робіт) застосовуються, насамперед, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офісних операцій. Серед найбільш відомих розробок можна назвати системи Staffware, ActioWorkflow System, «OPTiMA-WorkFlow». Будь-яка САДП ґрунтується на комбінації таких технологій, як електронна пошта, управління проектами, робота з базами даних, об'єктно-орієнтоване програмування, CASE-технології.

Системи керування (електронними) документами вважаються універсальними і мають забезпечувати:

- ведення довідника користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;

- ведення журналів реєстрації і контролю виконання документів;

- контроль термінів виконання документів, оповіщення виконавця і діловода про наближення те­рмінів контролю та про документи, не виконані вчасно;

- збереження документів у системі;

- підтримку шаблонів документів, складених документів, версій і підверсій, перехресних посилань між документами;

- відстеження документів поза системою, виписування документів із системи;

- пошук документів за атрибутами, повнотекстовий та нечіткий пошук;

- розроблення документів, включаючи колективне розроблення;

- візування, узгодження та затвердження документів;

- документообіг - усі види маршрутизації, автоматичне розсилання повідомлень, обмін повідом­леннями і дорученнями всередині системи, формування реєстрів відправлення до зовнішніх організацій;

- ведення класифікаторів документів (за типом, видом тощо), довідників зовнішніх і внутрішніх організацій тощо;

- суворе розмежування повноважень у системі, підтримку ролей, протоколювання та аудит дій користувачів;

- шифрування, цифровий підпис;

- ведення справ документів, списання документів у справу, передачу справ на збереження в архів;

- формування необхідних звітів, зокрема статистичних звітів із діловодства організації.

Системи керування документами ґрунтуються на промислових СКБД. Документи можуть зберіга­тись як у БД, так і у файловій системі. Обмін документами між користувачами здійснюється підсистемою обміну і маршрутизації документів, найчастіше роль цієї підсистеми виконують workflow-системи. Часто у складі систем присутні редактори довідників, реєстраційно-контрольних карт для задавання атрибутів рі­зних видів документів.

Загальні вимоги до системи автоматизації діловодства/документообігу з будь-якої названої категорії такі:

- зручність і простота в адмініструванні та користуванні;

- масштабність - система має підтримувати будь-яку кількість користувачів, її здатність нарощу­вати свою потужність має визначатись тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення;

- розподіленість - система має підтримувати роботу з документами у територіально розподіле­них організаціях, а також взаємодію з віддаленими користувачами;

- модульність - система має складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає мо­жливість замовникові обирати й впроваджувати компоненти згідно зі своїми потребами;

- відкритість - система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та ін­теграції з іншими системами;

- переносимість - можливість використання на різних апаратних платформах у середовищі різ­ного системного програмного забезпечення.

2.2.