13.15. Деякі аспекти діловодства у справах

Протокол про адміністративне правопорушення у сфері забез­печення безпеки дорожнього руху, постанова про накладення адмі­ністративного стягнення у справі про адміністративне правопору­шення у сфері забезпечення безпеки дорожнього руху, зафіксоване не в автоматичному режимі, і тимчасовий дозвіл на право керуван­ня транспортними засобами є документами номерними та виготов- люються на бланках відповідно до технічних вимог, визначених у додатках до Інструкції.

Поліцейський, у функціональних обов'язках якого визначено ведення кількісного обліку надходження, видачі та використання бланків, здійснює його в електронному журналі з використанням баз (банків) даних, які належать до єдиної інформаційної системи МВС України.

Про бланки, які мають друкарський брак або механічні пошко­дження, поліцейський повідомляє керівнику відповідного підрозді­лу. Такі бланки знищуються та списуються з обліку відповідно до акта щомісячного списання бланкової продукції. На підставі акта списання бланкової продукції вносяться відповідні відомості до електронного журналу, в якому ведеться їх кількісний облік. Втрата бланка будь-якого з названих документів є підставою для прове­дення службового розслідування.

Після складання поліцейським усіх матеріалів про адміністра­тивне правопорушення вони разом із посвідченням водія, у разі його вилучення, протягом однієї доби надсилаються для подальшої їх реєстрації, опрацювання, внесення інформації до автоматизова­ного обліку, зберігання або надсилання до органів (посадових осіб), яким надано право накладати адміністративне стягнення, до під­розділів адміністративної практики.

Наступним етапом є внесення відповідної інформації про пра­вопорушення до автоматизованого обліку, яке здійснюється протя­гом 3 днів із дати отримання матеріалів підрозділом адміністрати­вної практики, за винятком матеріалів про адміністративне право­порушення, передбачене ст.

Далі матеріали надсилаються до органів чи посадових осіб, які наділені повноваженнями накладати адміністративні стягнення за такого роду правопорушення. Строк такого надсилання - 10 днів із дати отримання таких матеріалів підрозділами адміністративної практики.

Перевірку правомірності і правильності використання та офо­рмлення матеріалів про адміністративне правопорушення здійснює працівник поліції, який відповідає за здійснення контролю за вида­чею та використанням бланкової продукції. У разі виявлення недо­ліків він зобов’язаний доповісти про це керівникові підрозділу ра­портом.

Тимчасово вилучені документи повертаються за наявності під­став для повернення (постанова суду, довідка посадової особи орга­ну кримінально-виконавчої інспекції, відповідний акт із відміткою посадової особи про усунення виявлених порушень та наявність документів, які підтверджують сплату штрафу) уповноваженими особами відповідних підрозділів поліції відповідно до чинного за­конодавства. А документи, що стали підставою для повернення вилученого посвідчення водія, вносяться до автоматизованого об­ліку уповноваженим працівником підрозділу поліції.

Строк зберігання матеріалів про адміністративне правопору­шення за місцем прийняття рішення становить 3 роки, після чого вони підлягають знищенню комісією у складі не менше 3 осіб, пер­сональний склад якої затверджує керівник відповідного підрозділу поліції. За наявної технічної можливості ті матеріали про порушен­ня правил дорожнього руху, що зафіксовані за допомогою фото- і кінозйомки, відеозапису, зберігаються в підрозділі поліції в елект­ронному вигляді протягом 1 місяця з дати фіксації порушення. Як­що наявна інформація про оскарження рішення, то матеріали збері­гаються протягом строку оскарження і розгляду справи.

Інструкція, крім змістових вимог до заповнення матеріалів про адміністративне правопорушення, містить і технічні вимоги, яких необхідно дотримуватись. До таких належить вимога заповнювати бланки виключно ручками з чорнилами чорного або синього ко­льору і розбірливим почерком, а також прізвище, ім'я, по батькові особи, яка притягується до адміністративної відповідальності, її місце проживання (перебування), місце роботи і посаду, спеціальне звання та прізвище, ім'я, по батькові поліцейського записувати дру­кованими літерами.