Системи автоматизації ділових процесів

Автоматизація завжди розглядалась як засіб підвищення ефективності управління. Але позитив­ного результату неможливо досягти в разі використання комп’ютерів як друкарських машинок, а ЛОМ - для тривіального обміну файлами.

За своєю сутністю ІТ створюють умови для вдосконалення бізнес-процесів. Так, електронні комуні­кації дали змогу перебороти обмеження в розподілі та оновленні інформації, притаманні «паперовій» те­хнології, а технології «клієнт-сервер» створили передумови для децентралізації прийняття рішень, зали­шивши проте практично без змін процеси комунікацій і координації. У цьому контексті особливого зна­чення набувають workflow-системи, які слід розглядати не як окремі додатки, а як засоби інтеграції діло­вих процесів підприємства.

Діловий процес - це логічно завершений набір операцій (ділових процедур), що підтримують стру­ктуру підприємства і реалізують його політику, спрямовану на досягнення поставленої мети. Ідеологія системи автоматизації ділових процесів (САДП) ґрунтується на твердженні, що здебільшого ділові про­цеси мають такі характеристики:

- складаються зі скінченого набору завдань, що виконуються заданим чином;

- до їх виконання залучено численних працівників із різним ступенем відповідальності;

- вони полягають у вивченні, створенні, обробленні та передаванні інформації у різних формах (не тільки у формі документів);

- мають деяку мету, можливо, не очевидну всім учасникам.

Ділова процедура - це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його за­вершення. Наприклад, діловий процес «Обробка вхідного документа» складається з процедур реєстрації документа, видачі резолюції, постановки на контроль, виконання резолюції, контролю виконання, переві­рки результатів.

Конкретні процедури виконуються за правилами. Правило оброблення процедури - це деяка умова, дотримання або недотримання якої викликає певні дії. Такі правила можна поділити на правила оброблення даних і правила маршрутизації.

Правила маршрутизації визначають сценарій реалізації ділового процесу, послідовність вико­нання його процедур.

Залежно від визначеності порядку виконання процедур розрізняють жорстку і вільну маршрутизацію.

Жорстка маршрутизація задається у випадку, коли порядок виконання процедур відомий зазда­легідь і не залежить від результату виконання попередньої процедури. Іншими словами, завершення од­нієї процедури приводить до автоматичного запуску іншої. Вільна маршрутизація визначається умо­вами, виконання або невиконання яких з’ясовується тільки після завершення попередньої ділової проце­дури. У цьому разі не можна сказати заздалегідь, яку процедуру буде запущено після виконання поточної, це визначає учасник ділового процесу з відповідними правами.

Залежно від порядку проходження процедур розрізняють послідовну і паралельну маршрути­зацію. Послідовна маршрутизація передбачає виконання ділових процедур одну за іншою. Чергова процедура розпочинається тільки після завершення попередньої. Таким чином, у певний момент часу може виконуватись тільки одна процедура. За паралельної маршрутизації відбувається кілька ділових процедур одночасно. Це можливо, якщо такі процедури незалежні і їх виконання не вимагає результатів виконання інших.

Маршрутизація може передбачати контроль виконання. Це поняття охоплює контроль доставки завдання, контроль ознайомлення із завданням, власне контроль виконання, моніторинг завдання, пові­домлення про порушення термінів виконання, історію виконання завдань, контроль якості виконання.

Ще одним важливим компонентом опису ділового процесу є розподіл ролей між його учасниками.

- ініціатор роботи - це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запу­скає на виконання, здійснює контроль і приймає результати;

- виконавець роботи - це учасник ділового процесу, який виконує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її результати;

- спостерігач - це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.

Формалізований опис ділового процесу та ділових процедур, що входять до його складу, правил їх виконання і ролей учасників процесу називають моделлю процесу. Модель процесу є результатом ре­тельного обстеження та аналізу об’єкта автоматизації на предмет оптимізації його діяльності. Із цією ме­тою застосовуються традиційні методології системного аналізу, такі як ASDT чи DFD. Існують і спеціалі­зовані методології, що підтримуються окремими САДП.

Модель ділового процесу вводиться у САДП під час впровадження системи за допомогою спеціа­лізованих формальних мов (скриптів) або графічних засобів. Одержана карта ділового процесу зберіга­ється в базі даних. Зафіксована модель може змінюватись у процесі використання системи. Ця проце­дура не потребує перепрограмування, її виконує безпосередньо користувач.

У процесі використання САДП керівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді ро­боти, для якої описуються рядки її початку, завершення та інші характеристики. Якщо виконання роботи вимагає ознайомлення з тим чи іншим документом, представленим в електронній формі, він може бути прикріплений до опису роботи для передавання користувачеві.

Згідно з описаними характеристиками САДП передає ініційовані роботи виконавцю або кільком ви­конавцям, дотримуючись термінів передавання, виду маршрутизації та інших умов.

Виконавець, одержавши завдання, приступає до його виконання. Якщо виникає потреба в уточ­ненні завдання або оперативному узгодженні, за допомогою системи формулюється відповідний запит.

При переході роботи від одного учасника до іншого до неї можуть додаватися нові дані - «дані про виконання роботи». Вони або вводяться виконавцем у спеціальну екранну форму, яка описує роботу, або генеруються системою самостійно. Зокрема, система генерує дані про час проходження роботою чергового етапу, поточний статус роботи (ініційована, завершена, відкладена), її місцезнаходження тощо. Саме ця інформація потрібна ініціаторові роботи для координації процесу і контролю за його виконанням. Система автоматизації ділових процесів забезпечує передавання такої інформації в режимі реального часу, усува­ючи можливість втрати даних і скорочуючи час їхньої передачі. Одержана інформація є основою для виро­блення рішень, які теж оформляються у вигляді робіт. Використання САДП дає змогу значно підвищити рівень обґрунтованості рішень завдяки своєчасному інформуванню керівництва про стан справ.

Таким чином, функціонування САДП дозволяє створити і підтримувати чітку технологію життєдіяль­ності всього апарата управління. Воно сприяє належній організації робіт, удосконалює зворотні інформа­ційні зв'язки, зміцнює трудову дисципліну і підвищує організаційну культуру. Поєднання технологій workflow з -вебтехнологіями дає змогу розширити комунікації та координацію у середовищі розподіленого прийняття рішень.

2.3.