Стаття 40. Офіційне засвідчення справжності підпису, копії документа чи витягу з нього

1. Адміністративний орган має право офіційно засвідчувати підпис, а також копію документа чи витягу з нього, пов’язаного з адміністративним проваджен­ням, крім випадків, коли законодавством вимагається виключно нотаріальне засвідчення.

2. Офіційне засвідчення не здійснюється, якщо є нотаріальне засвідчення.

3. Доказова сила офіційного засвідчення обмежується обставинами, зазна­ченими в позначці про засвідчення.

4. Адміністративний орган для цілей адміністративного провадження офі­ційно засвідчує справжність підпису тільки у разі, коли підпис поставлено чи визнано у присутності посадової особи. Не допускається офіційне засвідчення справжності підпису без доданого до нього тексту.

5. Адміністративний орган, уповноважений видати офіційний документ або який зберігає документ, може також видати копію такого документа чи витяг з нього і офіційно засвідчити їх.

6. Адміністративний орган, що приймає від осіб документи, може зроби­ти копію документа чи витяг з нього та офіційно засвідчити їх. Якщо адміні­стративному органу подається разом з копією також оригінал документа, такий орган не може вимагати офіційного чи нотаріального засвідчення копії, крім випадків, передбачених законом.

7. Адміністративний орган може у встановлених законом випадках офіційно засвідчити копію документа чи витяг з нього, що видані іншим адміністратив­ним органом.

Предмет регулювання

1. Предметом регулювання коментованої статті є порядок здійс­нення засвідчувальних дій у рамках адміністративного провадження.

Цілі статті (мета норми)

2. Регулювання процедури та умов засвідчення справжності під­пису, витягу або копії документа, пов’язаного з адміністративним провадженням.

При цьому основною метою врегулювання цих питань у ЗАП, та власне визначення умов та підстав засвідчення справжності підпису, копії документа чи витягну з нього, — спрямовані на те, щоб такі засвідчення могли здійснюватися саме адміністративним органом, і в особи не було потреби звертатися до інших суб’єктів.

Правова основа коментованого положення

3. Офіційне засвідчення справжності підпису, витягу або копії документа здійснюється адміністративними органами на підставі розроблених ними інструкцій з діловодства, а також Правил орга­нізації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юсти­ції України 18.06.2015 № 1000/5.

Випадки, коли законодавством вимагається виключно нотарі­альне засвідчення документа (витягу), передбачені статтями 153, 577, 657, 715, 719, 729, 732, 745, 793, 799, 828, 1031, 1259 та 1304 Цивільного кодексу України; ст. 18 Закону України «Про іпотеку»; статтями 88, 128, 132, 142 Земельного кодексу України; ст. 14 Закону України «Про порядок виділення в натурі (на місцевості) земельних ділянок власникам земельних часток (паїв)»; ст. 27 Закону України «Про приватизацію державного майна»; ст. 23 Закону України «Про приватизацію невеликих державних підприємств (малу приватиза­цію)»; статтями 69, 78, 89, 94, 109, 189, 190 Сімейного кодексу Укра­їни; ст. 9 Закону України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні».

Перелік документів, копії або витяги з яких не підлягають офі­ційному засвідченню, визначається наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 «Про затвердження Порядку вчи­нення нотаріальних дій нотаріусами України», наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у держав­них органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», а також указом Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року (діє на території України відповідно до статті 3 Закону України «Про правонаступництво України»),

Пунктом 3 Розділу 10 Правил організації діловодства та архів­ного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України 18,06,2015 № 1000/5) визначено під­стави для офіційного засвідчення копій документів, виданих іншими органами (підприємствами, установами, організаціями),

Визначення термінів

4, Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксо­ваному вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу,

Витяг — копія частини тексту документа,

Підпис — один з реквізитів документа, який складається з осо­бистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка підписує доку­мент, та у необхідних випадках — з назви посади особи,

Копія документа — документ, що містить точне знакове від­творення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак,

Факсимільна копія — копія документа, яка виготовляється за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, зокрема багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташу­вання (включаючи підпис та печатку),

Вільна копія — копія документа, яка виготовляється шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що пов­ністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно від­творюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо),

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

5, Засвідчення вірності копій документів або витягів з них є однією з гарантій реалізації прав громадян, Необхідність такого засвідчення виникає в багатьох життєвих випадках, зокрема, коли один і той самий документ треба подавати до кількох організацій, коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати.

1) документ, з якого засвідчується вірність копії, не повинен суперечити закону ні за формою, ні за змістом. Зокрема, не підляга­ють засвідченню копії документів, на яких немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналеж­ному бланку і т.д. Не відповідають вимогам закону документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закрес­лені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох арку­шах, але не пронумеровані та не скріплені належним чином;

2) документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен мати юридичне значення. Ця вимога означає, що документ, з якого засвід­чується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, ство­рювати певні правові наслідки для громадянина. Практично кож­ний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Незважаючи на закінчення строку дії документа, останній може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти мину­лого, які на цей момент мають значення для громадянина;

3) засвідчення вірності копій конкретного документа не повинно бути заборонено законом. Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Не потребують додаткового засвідчення факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призна­чені лише для внутрішнього користування в установі (наприклад, копії розпорядчих документів, планів, положень тощо).

Вірність копії документа засвідчується підписом уповноваженої посадової особи адміністративного органу.

6. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факси­мільні і вільні (див.: терміни). Факсимільні копії, що містять факси­мільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в установі (наприклад, копії розпоряд­чих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення.

7. Особливим видом копії документа є дублікат — повторно оформлений службовий документ для використання замість втра­ченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготов­ляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інфор­мацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублі­каті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

8. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загаль­ному бланку установи із дотриманням таких вимог: у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»; від­творюється повністю вступна частина (якщо вона є) документа; з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформа­ція якого необхідна; відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису); проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства. Витяги з протоколів засвідчує секре­тар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів — керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

9. Ще однією дією, поширеною в адміністративній практиці є засвідчення підпису особи. Зазначена дія має на меті підтвердження того, що відповідний підпис на певному документі зробила саме кон­кретна особа, якій цей підпис належить. Підпис засвідчується лише на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

10. Уповноважена посадова особа адміністративного органу засвідчує справжність підпису лише в присутності особи, якій він належить. Якщо особа внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутно­сті та в присутності посадової особи адміністративного органу доку­мент може підписати інша особа.

Неприпустимим є засвідчення справжності підпису на аркуші без тексту, а також на документі, оформленому і підписаному в спосіб, який допускає внесення доповнень до раніше написаного (надрукованого) тексту.

Обов’язковою умовою засвідчення підпису є встановлення особи, яка звернулася з відповідним клопотанням. Таке встановлення здійснюється за паспортом або за іншими документами, які унемож­ливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвід­чення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника бойових дій, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи). Особа неповнолітнього, установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвер­дження батьками (одним з батьків) того, що ця особа є їх дитиною.

У разі, якщо за особу, яка внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно поставити підпис, документ підписує інша особа, встановленню підлягають обидві зазначені особи.

Слід пам’ятати, що уповноважений орган (посадова особа), засвідчуючи підпис, копію документу або витяг з нього, не посвідчує факти, викладені у відповідному документі (витягу), а лише під­тверджує справжність самого документа (витягу). Відповідно, при розгляді адміністративної справи офіційне засвідчення підпису, копії документу або витягу з нього приймається до уваги виключно як доказ його автентичності, але не як доказ істинності (законності, правильності) його змісту.

11. За загальним правилом, адміністративний орган має право видавати та засвідчувати копії документів, які створюються в ньому або зберігаються в його діловодстві. Крім того, адміністративний орган може робити та засвідчувати копії (витяги) з документів, які приймаються ним від фізичних і юридичних осіб. Проте у разі надання копії (витягу) з документа фізичною або юридичною осо­бою, адміністративний орган може вимагати її офіційного (зокрема, нотаріального засвідчення).

12. У випадках, передбачених законом, нотаріальне засвідчення копії документа є обов’язковим. Відповідно до чинного законодавства обов’язковому нотаріальному засвідченню підлягають копії (витяги) з договорів про відчуження нерухомого майна; договорів купівлі-про- дажу (приватизації) державного майна; установчих договорів про створення друкованих засобів масової інформації (якщо одним із співзасновників друкованого засобу масової інформації, є фізична особа), а також інших документів, визначених Цивільним кодексом України, Сімейним кодексом України, Земельним кодексом України, Законом України «Про порядок виділення в натурі (на місцевості) земельних ділянок власникам земельних часток (паїв)», Законом України «Про приватизацію невеликих державних підприємств (малу приватизацію)», Законом України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні». У разі, якщо підпис, копію або витяг з документа було засвідчено нотаріально, засвідчення відповідного підпису (копії, витягу) в адміністративному органі не допускається.

Водночас, адміністративний орган не має права вимагати від фізичних та юридичних осіб офіційного засвідчення копій (витягів) документів, якщо офіційне засвідчення копій (витягів) таких доку­ментів заборонене законом, а також якщо разом з копією (витягом) документу фізична або юридична особа надала оригінал відповідного документу. У таких випадках адміністративний орган зобов’язаний прийняти і долучити до справи копію (витяг) з документа без офі­ційного засвідчення.

13. В окремих випадках адміністративний орган може засвідчу­вати копїі документів, виданих іншими органами (підприємствами, установами, організаціями), зокрема:

- на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

- для внутрішнього використання в органі.

Варто зазначити, що чинне законодавство не врегульовує питання засвідчення адміністративним органом витягів з докумен­тів, виданих іншими органами, підприємствами, установами, орга­нізаціями. Виходячи з аналогії закону, засвідчення таких витягів повинно здійснюватись на тих самих підставах, що й засвідчення копій документів, виданих іншими органами (підприємствами, уста­новами, організаціями).