Засвідчення вірності копій документів і витягів з них

Засвідчення вірності копій документів і виписок з них було одним із найпоширеніших видів нотаріальних дій, що вчиня­ють українські нотаріуси.

Згідно зі ст. 75 Закону України «Про нотаріат», державні та приватні нотаріуси, посадові особи органів місцевого само­врядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вір­ність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями, за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їхніх копій не заборонено законом.

До вказаного переліку нотаріальних органів доцільно додати службових осіб консульських установ України, які, згідно з пунктом 5 частини першої статті 38 Закону України «Про нотаріат», також мають право засвідчувати вірність копій документів і виписок з них.

Перед засвідченням вірності копій (фотокопій) нотаріус ознайомлюється з оригіналом документа й надає йому право­ву оцінку.

Засвідчуючи вірність копій документів, що видані юри­дичними особами, нотаріуси перевіряють дотримання таких умов:

- відповідність таких документів закону;

- документи мають юридичне значення;

- засвідчення вірності копій таких документів не заборо­нено законом.

Невідповідними закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або порочать честь та гідність громадя­нина, ділову репутацію юридичної особи. Юридичне значення мають усі документи, що зачіпають права та законні інтереси фізичних або юридичних осіб, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або теперішньому, оскільки можуть підтвердити правомір­ність певних вимог, існування певних фактів тощо^[268].

Вірність копії документа, виданого громадянином (фізич­ною особою), засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідче­на нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самовря­дування або службовою особою консульської установи чи під­приємством, установою, організацією за місцем роботи, на­вчання, проживання чи лікування громадянина.

Не допускається засвідчення вірності копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довід­ки про смерть), а також засвідчення вірності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (витягу зі залікової відомості, диплома).

Вірність копії з копії документа може бути засвідчена дер­жавним та приватним нотаріусом, посадовою особою орга­ну місцевого самоврядування, службовими особами консуль­ських установ України, якщо вірність копії засвідчена в нота­ріальному порядку або якщо ця копія видана установою, під­приємством, організацією, що видали оригінал документа. В останньому випадку копія документа мусить бути викладе­на на бланку заданого підприємства, установи, організації з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться на цьо­му підприємстві, в установі, організації.

Вірність копії з копії рішення суду (витяг із нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знахо­диться в суді зі зазначенням номера справи.

Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі викорис­товуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля.

Вірність виписки може бути засвідчена лише у тому разі, коли її зроблено з документа, в якому містяться рішення кіль­кох не зв’язаних між собою питань. Виписка повинна відтво­рювати повний текст частини документа з певного питання.

Нотаріус не має права засвідчувати вірність копії з доку­ментів, які містять підчистки та дописки, необумовлені ви­правлення, закреслені слова. Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що написані олівцем, містять не­чіткий, нерозбірливий текст, стертий або такий, що не чита­ється, відбиток печатки.

Не можна засвідчити вірність копії з документа, який скла­дається з декількох непронумерованих та непрошитих арку­шів.

У разі якщо документ викликає сумнів у нотаріуса, остан­ній вправі направити документ на експертизу. Водночас він виносить постанову про направлення документа на експерти­зу з докладним викладенням обставин, які спонукали його до такого рішення, та переліком питань, що потребують виснов­ку експерта.

Якщо копія документа викладена неправильно чи не­грамотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії, виправити її або скласти нову. На прохання заінтересованої особи нотаріус сам може виготовити копію.

Нотаріус зобов’язаний звірити з оригіналом копію чи ви­тяг із документа, вірність яких він засвідчує.

Нотаріально засвідчена копія має містити точний текст оригінального документа, текст посвідчувального напису про засвідчення вірності копії, де зазначаються відсутність або наявність обумовлених виправлень в оригіналі та інших осо­бливостей (підпис особи, що підписала документ, та печатка не відтворюються, а заміняються словами «підпис» та «печат­ка»), підпис нотаріуса, повне найменування державної нота­ріальної контори, печатку нотаріуса або державної нотаріаль­ної контори. У документі, який складається з декількох про­шитих аркушів, кількість їх засвідчується підписом нотаріуса і прикладенням печатки.

8.11.