ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ ДО НОТАРІАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії (стаття 46 Закону, Глава 7 Розділу 1 Порядку).

Нотаріуси або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право витребовувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.

Відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, повинні бути подані в строк, визначений нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.

Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії (витяги) з них, необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, відповідні свідоцтва про факт

102 державної реєстрації АЦС, установчі документи) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії) або витяги з таких документів.

Документи, за якими встановлено особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, чи уповноваженого представника, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала.

При посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса, витяг з документа, за яким встановлено особу громадянина, у якому відображено усі заповнені сторінки, що стосуються реквізитів поданого документа, його дійсності та мають значення для вчинюваної нотаріальної дії, долучається до справ нотаріуса.

Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату або уповноваженим представникам цих осіб.

У справах нотаріуса залишаються копії (фотокопії):

документів, які підтверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на нерухоме майно, - якщо посвідчуються договори про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один із них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договорів про визначення чи зміну розміру часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном. При посвідченні договорів про відчуження частки (або частки від частки) майна або видачі свідоцтв про право на спадщину на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачам (співвласникам), здійснюється відмітка про перехід права власності на відчужувану частку (або частку від частки) майна до набувача чи спадкоємця, проставляються дата, підпис нотаріуса та його печатка. Наприклад: „Мною, Івановим І. І., приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу, 20 січня 2009 року за реєстровим № 245 посвідчено договір купівлі-продажу 1/2 частини цієї квартири від імені Петрова К. Ф. на ім'я Писаренко У. Д.”. У разі повернення оригіналів зазначених документів нотаріусом робиться відмітка на примірниках відповідних правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів і залишаються у справах нотаріуса. Відмітка має містити назву документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, та підписується нотаріусом;

державного акта на право власності на земельну ділянку - при

103 посвідченні договору купівлі- продажу, міни, дарування,

пожертви, довічного утримання (догляду), ренти, спадкового договору, а також при видачі свідоцтва про право на спадщину на земельну ділянку.

сертифікатів про право на земельну частку (пай) - при видачі свідоцтва про право на спадщину;

свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину.

На копіях (фотокопіях) зазначених документів проставляється відмітка «згідно з оригіналом» з проставленням дати та підпису нотаріуса.

При посвідченні правочинів майнового характеру нотаріусом у текстах правочинів зазначаються: для фізичних осіб - реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті) за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків; для юридичних осіб - код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або податковий номер. На підтвердження наявності номера (коду) нотаріусу подається відповідна довідка чи витяг або фотокопія сторінки паспорта з даними про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру, фотокопія якої (якого) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.

Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законодавством порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, нотаріус перевіряє цей факт за відміткою у її паспорті.

У випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса, копія документа, зазначеного в першому та другому абзацах цього пункту, долучається до примірника цієї заяви.

На копіях (фотокопіях) документів проставляється відмітка «Згідно з оригіналом» з проставленням дати, підпису нотаріуса.

Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії.

До документів, що представляються для вчинення нотаріальних дій, пред'являються певні вимоги, які забезпечують законність і обґрунтованість нотаріальних дій.

Згідно з ч. 3 ст. 47 Закону, п. 1 гл. 8 р. 1 Порядку, не приймаються для

здійснення нотаріальних дій документи, які:

не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи;

мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення;

документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документи, написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене (п. 2 гл. 8 р. 1 Порядку).

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ (п. 3 гл. 8 р. 1 Порядку).

Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим наказом МЮУ від 04.11.2009 № 2053/5.

Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), який зберігається у справах нотаріуса.

Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій (п. 4-6 гл. 8 р. 1 Порядку).

У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, із зазначенням кількості прошитих (прошнурованих), пронумерованих і скріплених аркушів, з проставлянням підпису та печатки нотаріуса (п. 7 гл. 8 р. 1 Порядку).

Порядок викладення текстів та підписання посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів (стаття 48 Закону, Глава 9 Розділу 1 Порядку, Розділ 6 Правил ведення нотаріального діловодства).

На спеціальних бланках нотаріальних документів з

лицьового та зворотного боку цих бланків викладаються тексти:

договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів;

перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу;

заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі заяв та примірників документів, що залишаються у справах нотаріуса;

дублікатів нотаріальних документів.

На примірниках цих документів, що залишаються у справах нотаріуса, нотаріус після посвідчувального напису у правому нижньому куті аркуша зазначає серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів.

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко.

Дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а найменування юридичних осіб - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження та коду платника податків за ЄДРПОУ або податкового номера. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах).

Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, їх місце проживання, а у випадках, передбачених законодавством, дата і місце їх народження, місце роботи, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням реєстраційного номера облікової картки платника податків.

При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного місця проживання, а при посвідченні правочинів за участю іноземних юридичних осіб - місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.

Перед підписанням документа нотаріус зобов’язаний забезпечити ознайомлення зі змістом документа сторін (учасників).

Оформлення документа включає його підписання. Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою.

Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших

106 документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.

При вчиненні нотаріальних дій, що потребують прикладення власноручного підпису осіб, нотаріус перевіряє справжність підпису цих осіб шляхом здійснення ними підпису у його присутності. Встановлення їх особи здійснюється за документами, визначеними Законом України «Про нотаріат».

Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або іншої причини (наприклад, неписьменна) не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа, яка визначається зазначеною фізичною особою. Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не мала змоги підписати документ, зазначається у тексті документа та в посвідчувальному написі. Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.

Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, має вади зору або з інших причин не має змоги самостійно прочитати документ, нотаріус уголос прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.

Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона має прочитати документ і підписати його. Якщо така особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка володіє технікою спілкування з глухою, німою або глухонімою особою і може підтвердити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волевиявленню та дійсним намірам учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту документа.

Підпис особи або її представника у разі необхідності свідка(ів) або перекладача на нотаріальному документі виконується власноручно.

Використання факсимільного підпису не допускається.

Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, якою вона володіє.

Вчинення посвідчувальних написів, виконавчих написів та видача свідоцтв (ст. 48 Закону, глави 10, 12 Порядку, Розділ 6 Правил ведення нотаріального діловодства )

При посвідченні правочинів, засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів тощо на відповідних

107 документах вчиняються посвідчувальні написи.

На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, повноважень виконавця заповіту, про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися, а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, про прийняття на зберігання документів, про передачу заяви видаються відповідні свідоцтва.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість або передбачають повернення майна. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа.

Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування. Наприклад: "місто До" і далі на звороті документа - "нецьк".

Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються його підписом і печаткою із зазначенням дати.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням посвідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності.

Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх скріплена підписом нотаріуса і його печаткою.

Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису. Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом" тощо.

Реєстрація нотаріальної дії та визнання її вчиненою (Глава 11 розділу І Порядку, Розділи5, 7 Правил ведення нотаріального діловодства)

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий реєстровий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, позначається на документах, що видаються

нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій робиться після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення про це запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

Виконавчий напис нотаріуса набирає чинності з дати його реєстрації в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, про що зазначається у тексті самого виконавчого напису.

Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій є доказом вчинення нотаріальної дії.

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути засвідчена підписом посадової особи відповідного органу юстиції та печаткою ГУЮ МЮУ в АРК, ГУЮ в областях, містах Києві та Севастополі.

Кожний нотаріус веде окремий реєстр.

Запис у реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою. Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем.

Запис у реєстрі є доказом вчинення нотаріальної дії.

Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Міністерством юстиції України (Правила нотаріального діловодства).

ВИСНОВКИ ДО ТРЕТЬОГО ПИТАННЯ

Таким чином, до документів, що надаються для вчинення нотаріальних дій пред’являються вимоги, які забезпечують законність, обґрунтованість та неупередженість нотаріальних дій. Нотаріус, який вчиняє нотаріальну дію не повинен приймати документи, якщо вони не відовідають вимогам законодавства, а містять відомості, що порочать честь та гідність громадян.

IV.