Свидетельствование нотариусом верности копий документов и выписок из них

Изучаемая тема является важной, поскольку свидетельствование копий документов относится к наиболее распространенным видам нотариальных действий. Вначале обучающимся следует уяснить, в каких случаях необходимо свидетельствование копий документов и выписок из них (когда заинтересованное лицо опасается утраты подлинника документа, когда передаваемый в организацию документ может понадобиться самому владельцу в дальнейшем и т.п.), а также не забывать, что на практике во многих случаях взамен подлинных документов представляются нотариально засвидетельствованные копии или выписки из документов.

В соответствии со ст. 77 Основ нотариальное свидетельствование копий документов и выписок из них производится нотариусами при условии, что они не противоречат законодательству Российской Федерации и имеют юридическое значение. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти, органами местного управления, юридическими лицами, гражданами. Следует отметить, что в соответствии с разъяснением Федеральной нотариальной палаты при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.

Работая над данной темой, обучающимся необходимо усвоить, из каких документов возможно нотариальное засвидетельствование копий документов и выписок из них, а из каких нет; в каких случаях предусмотрена обязательность представления нотариально

удостоверенной копии документа (например, копии патентов, копии уставов и свидетельств о государственной регистрации учредителей религиозных объединений, копии учредительных документов, свидетельств о регистрации, реестров акционеров, в том числе иностранных участников финансово-промышленных групп и т.д.); в каких случаях нотариус должен отказать в свидетельствовании верности копии с документа (если в документе имеются подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления, нечеткий, смазанный оттиск печати и т.д.).

В соответствии с действующим законодательством нотариально засвидетельствованная копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати - «печать», и излагается текст печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии, либо верности выписки из документа, либо верности копии с копи документа, в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, либо свидетельствование верности фотокопии (ксерокопии). После этого фиксируется регистрация в реестре, сумма взысканного тарифа, производится подпись нотариуса с приложением оттиска печати. Если копия документа или выписки из него состоит из нескольких листов, то листы прошнуровываются, пронумеровываются, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати.

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ. Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи.

Свидетельствование копий документов, выданных властями других государств, как правило, производится только при наличии на документе отметки о легализации (свидетельство консула или консульского управления МИД РФ о соответствии документа законам страны, властями которой он выдан и что подписи должностных лиц на нем не вызывают сомнения в их подлинности). В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации.

Нотариус может свидетельствовать верность копии документа с документа, выданного гражданином, при условии, что документ имеет юридическое значение, его содержание соответствует закону, подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована соответствующим полномочным должностным лицом. Выписка из документа может быть засвидетельствована нотариусом в том случае, если в ней содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического или юридического лица. Она должна воспроизводить полный текст части документа по отдельному вопросу. Например, выписка из трудовой книжки должна содержать текст первой страницы с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца книжки, его год рождения, образование, профессия и т.п., а затем следует содержание записи, необходимой владельцу книжки, начиная с поступления и увольнения с данной работы.

При необходимости в нотариальном порядке может быть засвидетельствована верность копии с копии документа. Совершение такого нотариального действия возможно при условии, что верность копии была ранее засвидетельствована в нотариальном порядке или же в ином, установленном законодательством РФ, порядке. Такая копия должна содержать не только полный текст первоначальной копии с указанием подписи должностного лица, текста расшифрованной печати выдавшего его учреждения, удостоверительной на ней надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, но и удостоверительной надписи на оттиске печати, приложенной к первоначальной копии документа.

Нотариус свидетельствует верность копий документов, исходящих от юридических лиц, если они не противоречат законодательству. Верность копий документов, исходящих от граждан, свидетельствуется только в том случае, если подпись гражданина на документе засвидетельствована полномочным должностным лицом. Для свидетельствования копии, как правило, необходимо представить подлинник документа, хотя нотариус может засвидетельствовать верность копии с копии документа, при условии свидетельствования первичной копии в нотариальном порядке или тем юридическим лицом, от которого исходит подлинник представленного документа. Причём такая копия должна быть сделана на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Нотариус свидетельствует копии документов, на которых нет подчисток, приписок, зачёркнутых слов и иных не оговорённых исправлений. Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определённому вопросу.

7.2.