Стаття 38. Запрошення та повідомлення

1. Учасники адміністративного провадження та особи, які сприяють розгля­ду справи, залучаються адміністративним органом для надання пояснень і для участі у процедурних діях шляхом вручення (направлення) запрошення.

2. Запрошення учасників та/або осіб, які сприяють розгляду справи, здійс­нюється не пізніше ніж за сім календарних днів до дня процедурної дії. Запро­шення вручається особисто під розпис або за допомогою послуг поштового зв'язку, або іншими засобами зв'язку (телефоном, електронною поштою) за на­явними у справі контактними даними, про що в матеріалах справи робиться відповідний запис.

Поштові відправлення здійснюються шляхом надсилання рекомендова­ного листа з повідомленням про вручення на адресу місцезнаходження, місця проживання/перебування відповідної особи.

3. У запрошенні зазначаються:

1) найменування та адреса адміністративного органу;

2) назва справи, статус та мета, з якою запрошується учасник адміністра­тивного провадження або особа, яка залучається до розгляду справи;

3) дата, час і місце, куди запрошується учасник адміністративного прова­дження або особа, яка залучається до розгляду справи;

4) контактний телефон та адреса електронної пошти адміністративного ор­гану, прізвище, ім'я, по-батькові (за наявності) посадової особи адміністратив­ного органу.

4. Відсутність запрошеного учасника адміністративного провадження або особи, яка сприяє розгляду справи, не перешкоджає вчиненню процедурних дій, якщо це не впливає на належний розгляд справи.

5. Адміністративний орган повідомляє учасникам адміністративного про­вадження та особам, які мають право брати участь в адміністративному про­вадженні, про початок провадження, а також у випадках, передбачених цим Законом, про процедурні рішення і процедурні дії у провадженні. Повідомлення здійснюється з дотриманням установлених у цій статті вимог до запрошення.

Учасник адміністративного провадження та особи, які сприяють розгля­ду справи, отримують повідомлення особисто, крім тих випадків, коли вони сповістили адміністративний орган про відповідне уповноваження свого пред­ставника для отримання повідомлень. У такому разі повідомлення має бути адресовано представнику та вважається таким, що зроблене учаснику адмі­ністративного провадження та відповідно особі, яка сприяє розгляду справи, особисто.

6. Запрошення, надіслане поштою, електронною поштою вважається отри­маним особою на п'ятий день відправлення, крім випадків коли запрошення не дійшло або надійшло пізніше. За наявності сумнівів адміністративний орган доказує факт і час отримання запрошення особою.

Предмет регулювання

1. Предметом регулювання коментованої статті є порядок інфор­мування учасників адміністративного провадження та осіб, які спри­яють розгляду справи, про перебіг адміністративного провадження та здійснення окремих процедурних дій, а також власне визначення основних механізмів залучення та комунікації з учасниками адміні­стративного провадження та особами, які сприяють розгляду справи.

Цілі статті (мета норми)

2. Цілями статті є забезпечення відкритості, офіційності та обґрунтованості адміністративного провадження, гарантування права особи на участь у його здійсненні.

Правова основа коментованого положення

3. Правову основу коментованого положення становлять насам­перед принципи відкритості (стаття 13 ЗАП), офіційності (стаття 17) та гарантування права особи на участь в адміністративному про­вадженні (стаття 18 ЗАП).

Окремі аспекти оформлення запрошень і повідомлень в адмі­ністративному провадженні визначаються «Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних орга­нах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в устано­вах і організаціях» (наказ Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5), а також внутрішніми правилами організації діловодства адміністративних органів.

В основу визначення строків поштової пересилки запрошень і повідомлень в адміністративному провадженні покладено вимоги Наказу Міністерства інфраструктури України від 28.11.2013 № 958 «Про затвердження Нормативів і нормативних строків пересилання поштових відправлень».

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

4. Відповідно до статей 17 та 18 ЗАП адміністративне прова­дження здійснюється на засадах офіційності та гарантування права особи на участь в адміністративному провадженні. З одного боку, це передбачає обов’язок адміністративного органу встановлювати всі обставини, що мають значення для вирішення справи, а з іншого — гарантує учасникам адміністративного провадження право бути вислуханими адміністративним органом, надавши пояснення та/або заперечення у будь-якій формі.

З метою всебічного встановлення обставин справи та реалізації права особи на участь в адміністративному провадженні, адміністра­тивний орган може запрошувати учасників адміністративного про­вадження, а також осіб, які сприяють розгляду справи, для надання пояснень та здійснення окремих процедурних дій. Відповідні запро­шення вручаються учасникам безпосередньо в адміністративному органі або направляються засобами зв’язку (поштового, електро­нного, телефонного тощо).

Безпосереднє вручення особі запрошення здійснюється під розписку. Коментовані норми не врегульовують порядок фіксації розписки особи про отримання запрошення. Не визначають його і «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підпри­ємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Мініс­терства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5. Це дає можливість адміністративним органам упорядкувати процедуру вручення запро­шень на власний розсуд — у прийнятих ними правилах організації діловодства. Зазвичай розписка про отримання запрошення (пові­домлення, виклику тощо) є складовим елементом його затвердженої форми. Вона являє собою окремий (відривний) елемент запрошення, в якому зазначаються: П.І.Б. одержувача, назва адміністративного органу, який надав запрошення, мета запрошення, місце, час і дата пропонованого візиту, час і дата вручення запрошення, підпис одер­жувача.

5. Запрошення для надання пояснень та здійснення окремих про­цедурних дій можуть бути направлені учасникам адміністративного провадження та/або особам, які сприяють розгляду справи, за допо­могою засобів зв’язку, зокрема, поштового, телефонного та електро­нного. Коментована стаття не обмежує адміністративний орган та його посадових осіб у виборі засобів і способів направлення запро­шень. Більш того, нею не передбачене обов’язкове підтвердження факту одержання запрошення адресатом. Наприклад, поштове запрошення автоматично вважається одержаним на п’ятий день після відправлення. Тим не менш, з урахуванням того, що запро­шення є гарантією прав громадянина на участь в адміністративному провадженні, адміністративний орган має вжити всіх заходів, необ­хідних для його фактичного одержання адресатом. Це, в свою чергу, означає, що у разі сумніву в ефективності того чи іншого способу запрошення, адміністративний орган повинен використати поряд з ним й інші способи запрошення.

Інформація про запрошення учасників адміністративного про­вадження та осіб, які сприяють розгляду справи (зокрема, про час, дату та спосіб запрошення), обов’язково фіксується в матеріалах справи.

6. Згідно з ч. 2 коментованої статті запрошення учасників адмі­ністративного провадження та осіб, які сприяють розгляду справи, здійснюється не пізніше ніж за сім календарних днів до дня про­цедурної дії. При цьому не конкретизується, яка саме дата слугує «відправною точкою» обчислення цього строку: дата направлення запрошення чи дата його вручення адресату. Зважаючи на необ­хідність максимального врахування прав та інтересів особи в адмі­ністративному провадженні, це положення слід тлумачити як таке, що передбачає можливість одержання особою запрошення за сім календарних днів до здійснення відповідної процедурної дії.

Адже за певних умов навіть сам процес поштової пересилки запрошення може розтягнутися до семи діб — таким є максималь­ний нормативний строк пересилання рекомендованих поштових відправлень, встановлений Наказом Міністерства інфраструктури України від 28.11.2013 № 958 «Про затвердження Нормативів і нор­мативних строків пересилання поштових відправлень».

У світлі вимог частини 6 коментованої статті це означає, що від­правлення запрошення поштою повинно здійснюватись щонайменше за 12 календарних днів до здійснення процедурної дії, на яку запро­шується особа. Хоча, очевидно, місцеві відправлення потребують менше часу.

7. Питання обчислення строків адміністративного провадження регулюється статтею 42 ЗАП.

8. Поштове відправлення запрошення здійснюється рекомендова­ною кореспонденцією (листом) із зворотною розпискою. Відповідний лист надсилається на адресу місцезнаходження, місця проживання/ перебування одержувача. Слід мати на увазі, що відповідно до чин­ного законодавства, місцем проживання фізичної особи вважається житло на території адміністративно-територіальної одиниці, в якому особа проживає строком понад шість місяців на рік, а місцем перебу­вання — адміністративно-територіальна одиниця, на території якої особа проживає строком менше шести місяців на рік. Місцем знахо­дження юридичної особи є адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону, виступають від її імені. У свою чергу, місцем знаходження об’єднання фізичних осіб без статусу юридичної особи вважається адреса проживання особи, яка виступає від імені такого об’єднання.

9. Частина 3 коментованої статті містить вимоги щодо змісту запрошення для надання пояснень і для участі у процедурних діях. Зокрема, у запрошенні мають бути зазначені такі дані: 1) наймену­вання та адреса адміністративного органу; 2) назва адміністративної справи; мета запрошення (надання пояснень, участь у визначених процедурних діях); статус, у якому запрошується особа (учасник адміністративного провадження, експерт, перекладач тощо); 3) дата, час і місце, куди запрошується особа; 4) контактна інформація адмі­ністративного органу (телефон та адреса електронної пошти), П.І.Б. посадової особи адміністративного органу.

Наведений перелік елементів змісту запрошення для надання пояснень та/або участі у процедурних діях є обов’язковим, але не вичерпним.

- П.І.Б. запрошеної фізичної особи або найменування органу, під­приємства, установи, організації, представник яких запрошується;

- прохання до адресата повідомити про наявність поважних при­чин, які унеможливлюють прибуття для надання пояснень та/або участі у процедурних діях (у разі наявності);

- посаду відповідальної особи адміністративного органу.

10. У разі неприбуття запрошеного учасника адміністративного провадження або особи, яка сприяє розгляду справи, належним чином повідомлених про дату, час і місце здійснення процедурних дій, відповідні процедурні дії можуть бути здійсненні за їх відсутно­сті, крім випадків, коли така відсутність унеможливлює об’єктивне вирішення справи.

Слід наголосити, що вирішуючи питання про здійснення проце­дурних дій за відсутності учасника адміністративного провадження, адміністративний орган повинен керуватися принципами верховен­ства права, обґрунтованості, добросовісності і розсудливості, ефек­тивності, своєчасності, офіційності та гарантування права на участь в адміністративному провадженні. Відповідно у разі, якщо учасник адміністративного провадження з поважних причин не зміг з’явитися для участі в процедурній дії, але наполягає на особистій присутності при її здійсненні, і це важливо для належного вирішення справи, адміністративний орган повинен забезпечити йому таку можливість шляхом перенесення здійснення процедурної дії.

11. Частина 5 коментованої статті зобов’язує адміністративний орган у випадках, передбачених ЗАП, повідомляти учасників адмі­ністративного провадження та осіб, які сприяють розгляду справи, про відкриття адміністративного провадження, про здійснювані про­цедурні дії, а також про прийняті процедурні рішення.

ЗАП передбачає обов’язкове повідомлення учасників адміністра­тивного провадження:

- про рішення стосовно відводу уповноваженої на розгляд справи посадової особи (частина 3 ст. 25);

- про передачу матеріалів справи від одного адміністративного органу до іншого у разі його припинення та/або переходу його ком­петенції (частина 5 ст. 26);

- про задоволення або відмову в задоволенні клопотання про від­від особи, яка сприяє розгляду справи (частина 3 ст. 36);

- про продовження строку розгляду адміністративної справи (абзац четвертий частини 2 ст. 43);

- про залишення без руху заяви учасника адміністративного провадження з вимогою про прийняття адміністративного акта (частина 1 ст. 50);

- про надіслання заяви учасника адміністративного провадження за належністю (частина ст. 51);

- про рішення щодо припинення розгляду заяви учасника адмі­ністративного провадження (частина ст. 52);

- про прийняття адміністративного акта за результатами роз­гляду справи (частина 1 ст. 78);

- про надіслання прийнятого в справі адміністративного акта виконавцям (частина 3 ст. 78).

Порядок повідомлення учасників адміністративного провадження та осіб, які сприяють розгляду справи, є аналогічним порядку вру- чення/надіслання запрошень, передбаченому частинами 1-3 комен­тованої статті. При цьому слід мати на увазі, що статті ст. 50, 57 та 62 ЗАП встановлюють спеціальні вимоги щодо змісту окремих видів повідомлень.

12. За загальним правилом повідомлення учасника адміністра­тивного провадження або особи, яка сприяє розгляду справи, є пер­сональним і безпосереднім. Повідомлення вручається (оголошується) особисто, крім випадків, коли особа повідомила адміністративний орган про уповноваження свого представника на отримання запро­шень від свого імені. Повідомлення, вручене представнику особи (учасника адміністративного провадження, особи, яка сприяє роз­гляду справи) вважається врученим самій особі.

13. Запрошення, надіслане засобами поштового зв’язку або елек­тронною поштою, вважається доставленим адресату через 5 робочих днів після відправлення. Перебіг цього строку починається з наступ­ного робочого дня після дня відправлення запрошення. У випадку, якщо запрошення надійшло пізніше або не надійшло до учасника адміністративного провадження, учасник адміністративного прова­дження має право клопотати про перенесення строків здійснення процедурної дії, для участі в якій він запрошувався.

У разі виникнення сумніву в обґрунтованості такого клопотання, тягар доказування факту або своєчасності надходження повідом­лення покладається на адміністративний орган.