4.5. Информационная поддержка управления бюджетом предприятия

Составление бюджета - это процесс, позволяющий компании планировать свою деятельность, определять финансовые цели, оценивать деятельность менеджеров и ее результаты, а также управлять ресурсами.

Практически все компании составляют бюджеты, чтобы использовать их как средство планирования, контроля и/или оценки деятельности. Составление бюджетов в современном понимании началось в больших промышленных корпорациях, таких как Дюпон и Дженерал Моторс, в конце 1920-х годов.

Хотя составление бюджетов практикуется уже более 70 лет, «бюджетное» программное обеспечение появилось сравнительно недавно. Многие компании, разрабатывающие бухгалтерские программы, встраивали в свои продукты различные средства, которые облегчали процесс составления бюджетов, однако подобные системы все-таки нельзя назвать системами бюджетного планирования.

В декабре 1996 г. International Data Corporation (IDC) - фирма, занимающаяся изучением рынка технологий - опубликовала результаты

исследования, предметом которого было специализированное программное обеспечение для составления бюджетов. Один из выводов, к которому пришли исследователи, состоял в том, что на рынке имеется большой спрос на подобные программы, однако предлагается очень немного продуктов, действительно представляющих собой системы для создания и управления бюджетами в масштабе предприятия.

Системы финансового учета позволяют детально анализировать деятельность предприятия, но лишь для тех событий, которые уже состоялись. Потребность компаний в совершенствовании процессов планирования и прогнозирования своей деятельности обусловили появление специализированных средств управления бюджетами. Рассмотрим некоторые задачи, решаемые большинством компаний при составлении бюджетов.

Бюджеты могут составляться исходя из целей, поставленных руководством компании - так называемый бюджет «сверху вниз» ( "Top - down").

За достижение целей в таких случаях отвечают руководители подразделений, а они зачастую не имеют четкого представления, на основании чего эти цели поставлены (если таковые основания вообще существовали). Возможен и обратный подход, когда планы деятельности подразделений компании передаются "наверх" для определения по ним финансовых целей для всей компании - это вариант бюджета «снизу вверх» ("Bottom - up"). Но в этом случае его редко одобряют с первого раза, так как, скорее всего, составители не учли информацию, которой располагает высшее руководство, в том числе о стратегии предприятия, предполагаемой экономической ситуации, о возникновении новых или прекращении выпуска старых видов продукции и т.д.

Во многих компаниях сначала, по принципу «сверху вниз», определяют общие цели, исходя из комплекса экономических и рыночных прогнозов, а также стратегии компании. Но при этом реальный бюджет составляется по принципу «снизу вверх». Пакет Управление бюджетами автоматизирует процесс передачи информации, управление процессом составления бюджета и сверки целей, переданных сверху вниз, с бюджетом, передаваемым снизу вверх.

Лишь в очень редких случаях бюджет не нуждается в корректировке уже через несколько месяцев после начала года. Это не означает, что составление бюджета бессмысленно, просто из этого следует, что в прогнозы и бюджеты необходимо вносить поправки в течение финансового года. Многие компании при пересчете бюджетов используют фактические показатели прошедших периодов, а также учитывают изменения экономических, рыночных и организационных факторов.

Пересчет крайне необходим в акционерных компаниях и организациях, работающих на бурно развивающихся рынках. Даже при использовании этого метода компании будут отчитываться как по исходному, так и по скорректированному бюджету.

Одна из самых существенных проблем при годовом бюджетном цикле - это то, что слишком много внимания уделяется концу

финансового года.

Часто этим не занимается никто! Чтобы избежать подобной ситуации, многие компании составляют "скользящий бюджет". Принцип составления такого бюджета аналогичен принципу пересчета бюджета, только прогноз делается не до конца текущего года, а до конца отчетного периода, по истечении которого к бюджету добавляется план на новый период. Таким образом, у компании всегда может быть план на последующие 12 месяцев (или более).

Ранее, хотя этот принцип и привлекал очень многие компании, большая трудоемкость и продолжительность создания "скользящих" бюджетов препятствовала эффективному применению данного метода.

Эффективное и надежное средство управления планированием и бюджетами в масштабе всего предприятия позволяет расширить Ваши возможности при принятии решений и сократить потери времени, связанные с обработкой больших массивов бюджетной информации.

Среднестатистическая компания тратит около 100 дней только на подготовку годового бюджета, процесс, который обычно представляет собой попытки состыковать множество разнородных таблиц. В ряде случаев, бюджет устаревает, не успев даже вступить в силу. Модуль Управление Бюджетами в сочетании с мощными средствами, предоставляемыми модулем Планирование и Анализ, поможет упростить процесс работы над бюджетом и сократить временные затраты, обеспечивая при этом расширенные возможности работы с данными, а также средства их защиты и контроля.

Утилита Бюджетное Планирование является ядром модуля Управление Бюджетами. В среде , аналогичной стандартному Windows Проводнику (Explorer), Вы сможете работать с любыми бюджетными таблицами имеющиимся в системе. С помощью утилиты Бюджетное Планирование можно:

создавать бюджетные таблицы,

определять права доступа пользователей к ним,

блокировать доступ к таблицам,

просматривать их текущий статус и отслеживать внесенные изменения,

управлять слиянием и распределением значений входящих в них ячеек.

Кроме того, можно перераспределять и реорганизовывать бюджетные таблицы, перемещая их с помощью мыши из одной иерархической структуры в другую. Эта утилита позволяет также производить перераспределение целых сегментов бюджетного плана, состоящих из нескольких таблиц.

В модуле Управление Бюджетами предусмотрено пять уровней доступа к данным для обеспечения контроля над планированием бюджета.

Поскольку бюджет предприятия предполагает наличие нескольких контролирующих его лиц, утилита Бюджетное планирование позволяет присваивать нескольким пользователям статус Менеджера по Планированию. Менеджеры по планированию выполняют те же операции, что и Главный Менеджер по Планированию, но для отдельных участков плана бюджета. Например, менеджер по региональным продажам может вести работу по составлению прогноза продаж по нескольким региональным торговым представительствам.

Кроме того, Менеджер по Планированию может присваивать статус планировщика или рецензента другим пользователям. Планировщик может осуществлять все операции по работе с бюджетными таблицами, кроме назначения прав доступа. В свою очередь, рецензент имеет доступ к таблицам в режиме "только для чтения".

Менеджеру по Планированию разрешено блокировать произвольные ячейки таблицы и отменять режим блокировки. Это позволяет избежать ситуаций неправильного ввода данных в ячейки, значение которых вычисляется по формулам или на основе данных из других ячеек. Главный Менеджер по Планированию может блокировать всю бюджетную таблицу целиком, запрещая, таким образом, любой ввод данных для пользователей. Вычисления и процессы обновления данных, тем не менее, могут при этом использовать значения из блокированных таблиц.

С помощью утилиты Бюджетное планирование каждой бюджетной таблице можно присвоить определяемый пользователем код статуса (например: П- приостановленный, У - утвержденный и. т. д.) который в любой момент можно просмотреть и изменить. Кроме того, система отображает текущую версию каждой таблицы. Вся информация о внесенных корректировках, изменении статуса и операциях с планом бюджета выводится в отчете Архив.

Как уже отмечалось ранее, существует несколько подходов к управлению движением информации в пределах организации при составлении бюджетов.

Составление бюджета методом "сверху вниз" предусматривает распределение данных из стратегического плана по всей структуре организации.

В модуле Управление Бюджетами реализован комплексный подход, позволяющий воспользоваться преимуществами обоих методов, используя их в любой возможной комбинации.

Модуль Управление Бюджетами позволяет консолидировать и распределять значения вверх и вниз по структуре бюджетного плана, заданной с помощью утилиты Бюджетное планирование. Для проведения распределений "сверху вниз" Вы можете воспользоваться встроенной утилитой Обработка плана, в которой задаются дополнительные критерии распределения значений. Кроме того, с помощью модуля Распределения Вы можете проанализировать прогнозы, построенные на базе реальных данных, и затем на их основе создать бюджетные таблицы. Система производит объединение и распределение значений, анализируя идентификаторы строк, которые задаются на уровне

бюджетной таблицы; иерархическая структура плана определяет, для каких таблиц данные должны распределяться "сверху вниз", а для каких - консолидироваться "снизу вверх".

Таким образом, можно быстро и легко проводить операции распределения и консолидации для всех бюджетных таблиц, не занимаясь построением связей по формулам, как пришлось бы поступить при работе с обычными электронными таблицами.

Функция Обработка плана представляет собой единую процедуру для проведения всех операций консолидации, распределения и выполнения необходимых вычислений вверх и вниз по структуре плана. Вы можете использовать Обработку плана для выполнения какой-то одной или всех возможных операций в любой момент времени.

Иерархическая структура данных, задаваемая с помощью утилиты Бюджетное планирование обеспечивает правильный порядок выполнения операций. Например, Вы можете за один шаг ввести плановое количество сотрудников в таблицу, вычислить соответствующую заработную плату, дополнительные льготы, а затем консолидировать полученные результаты. Вы даже можете сделать изменения по всему плану используя сценарий "что - если", и сохранить их в качестве новой версии.

Такие факторы, как инфляционные корректировки, ставки налогов или количество платежных циклов в финансовом периоде должны быть доступны в рамках всего предприятия, для каждого участника процесса планирования, но консолидировать или распределять их по всему плану бюджета предприятия не нужно.

В модуле Управление Бюджетами Вам предоставляются гибкие средства, с помощью которых можно определить, как организовать централизованный однократный ввод подобных глобальных параметров, и, тем не менее, включать их во все составные части плана.

Поскольку стратегические планы и бюджеты постоянно находятся «в работе», для них необходимы развитые средства контроля и архивирования внесенных изменений. Модуль Планирование и Анализ позволяет создавать неограниченное число версий бюджетных таблиц и переключаться между ними в реальном масштабе времени. Вы можете активизировать любую из имеющихся версий таблицы и использовать ее в качестве основы при проведении вычислений, операций консолидации и распределения, построения сравнительных аналитических отчетов.

Модуль Планирование и Анализ сочетает в себе испытанные технологические решения Microsoft BackOffice с функциями, необходимыми для управления Вашей компанией. Это высокоэффективное решение, рассчитанное на использование в среде Microsoft Windows NT под управлением СУБД Microsoft SQL Server, предоставляет мощь и гибкость системы в масштабах предприятия, не требуя при этом больших затрат на внедрение и сопровождение.