12.3. Новые информационные технологиив АСУДП предприятий
Большой толчок развитию финансового управления дало развитие соответствующих средств программного обеспечения. Всего несколько лет назад было проблематично найти информацию о специализированных системах управления финансами компании – слишком мало было предложений на российском рынке.
В настоящее время можно отыскать сведения о более чем 30 системах управления финансами компаний в российских ресурсах сети Интернет. Представленные на рынке системы как иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки, функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия. Они находятся в непрерывном развитии. Это обусловлено необходимостью оперативного отражения изменений в нормативной базе финансов предприятий, так и возрастающими потребностями пользователей – финансистов в автоматизированной обработке финансовой информации.Применение компьютерных программ позволяет облегчить работу финансового менеджера, так как их применение способствует снижению трудоемкости и повышению оперативности финансовой работы, они предоставляют широкие возможности по обработке документов. Программа практически освобождает пользователей от громоздких расчетов, сама обрабатывает документы и тут же предоставляет результаты обработки за более короткое время в виде выходной информации. Это намного облегчает работу финансиста и бухгалтера. Пользователь в любое время может просмотреть тот или иной документ и внести необходимые изменения, а так же на своем рабочем месте практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной рыночной ситуации. Поэтому главной задачей АСУДП является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.
Обработанная по определенным правилам финансовая информация позволяет вырабатывать стратегию и тактику финансового менеджмента.В настоящее время в России можно выделить два вида программ для внедрения задач АСУДП:
– программы, предполагающие составление бюджетов по международным стандартам типа «Успех +», SAP/R3, «Проджект эксперт», «Альтинвест», «Красный директор»;
– различные версии программ, ориентированные на формы установленной бухгалтерской отчетности (например, «Галактика», «1С.Предприятие», «БЭСТ – офис» и др.).
Программы первого типа ориентированны для работы в крупной территориально распределенной компании, они надежны и рассчитаны на многообразие функций. Недостатками с точки зрения средних и небольших компаний является слабая адаптация к нашим условиям, высокая стоимость (от 40 до 200 тыс. долл. США), громоздкость (для внесения изменений в бюджетную модель требуется вмешательство специалиста компании – поставщика).
Системы второго типа вполне могут составить конкуренцию программам первого типа, как по функциональным возможностям, так и по технологическому уровню, тем более, что их стоимость и трудозатраты на их внедрение существенно ниже, чем у западных аналогов.
В любом случае руководители компаний сами решают вопрос сколько им тратить средств на программное обеспечение. Для небольших компаний, начинающих заниматься бюджетированием, могут использоваться простые программы типа Excel – это инструмент, с которым работают для составления и анализа бюджетов не более трех – пяти человек, находящихся в одном офисе, например, финансовый директор и руководители основных подразделений. Однако такие продукты нецелесообразно использовать в средней и крупной компании для построения полноценного управления денежными потоками. Здесь могут использоваться распределенные системы, рассчитанные на работу нескольких десятков пользователей в пределах одного офиса или даже нескольких территориально удаленных между собой офисов. Такая программа должна удовлетворять требованию адаптивности, т.е.
возможности модификации предложенных, либо создания новых финансово-бюджетных моделей. Чем более адаптивна система, тем больше времени и финансовых ресурсов придется потратить на ее внедрение.Как показывает практика, подавляющее большинство российских предприятий принимают решения о закупке или смене автоматизированной информационной системы исключительно под влиянием внешних по отношению к фирме факторов: изменений нормативной базы, требований налоговых служб, необходимости вовремя сдавать отчеты и т.д. За рубежом основной мотив такого решения – внутренняя потребность фирмы в изменении технологии: для снижения операционных расходов, улучшения обслуживания клиентов и т.п.
Отсюда и разница в механизме принятия решений. В зарубежном предприятии решение о закупке (смене) АСУДП фактически является следствием решения об изменении технологии работы фирмы. Оно принимается после тщательного обследования предприятия, изучения проходящих в нем информационных потоков и составления детального технического задания. Эта работа проводится специалистами-аналитиками (часто из внешней консалтинговой фирмы) с участием всех подразделений фирмы. АСУДП приобретается, как правило, на конкурсной основе. Ее внедрение занимает шесть-девять месяцев – с момента подписания контракта на поставку до ввода АСУДП в эксплуатацию. Обычно для управления процессом закупки и внедрения создается рабочая группа из руководителей предприятия, внешних консультантов и представителей разработчика. Эта группа наделена очень большими полномочиями по организации деятельности подразделений фирмы.
Для успешной постановки задач АСУДП компьютерные программы должны решать две взаимосвязанные задачи:
автоматизировать финансовое планирование и прогнозирование, предоставить возможность проведения так называемого сценарного анализа будущего финансового состояния предприятия или его отдельных видов бизнесов, т.е. что будет с тем или иным финансовым показателем, если изменяется внешние или внутренние условия бизнеса (темпы инфляции, условия внешнего финансирования и т.п.);
осуществлять сбор, регистрацию, обработку и анализ фактической (отчетной) информации.
Как правило, для этого применяются бухгалтерские программы. Но, во-первых, форматы отображаемых в бухгалтерских программах данных часто не могут быть использованы для нужд финансового анализа, а, во-вторых, результаты обработки данных в бухгалтерских программах могут запаздывать, систематизироваться так, что данная информация становится непригодной для принятия управленческих решений в финансовой сфере. К тому же информация бухгалтерских программ и бухгалтерской отчетности чаще всего не привязана к финансовой структуре компании.
Для постановки бюджетирования важным условием является интеграция управленческого учета с бухгалтерским. Без этого в условиях нашей страны эффективно управлять финансами нельзя. Однако при составлении отчетов об исполнении бюджетов приходится пользоваться той же информацией, которая отображается в бухгалтерском учете.
На многих предприятиях часто отсутствует другая отчетная информации, кроме поступающей из системы традиционного бухгалтерского учета, в результате чего требуется раздельный ввод информации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерные программы параллельно, независимо друг от друга.
Для обеспечения полного и достоверного учета денежных потоков и формирования необходимой отчетности, обеспечивается координация функций и задач служб бухгалтерского учета и финансового менеджмента предприятия.
Отсутствие оперативной связи между всеми отделами организации, участвующими в процессе планирования, учета и контроля организации, делает процесс подготовки бюджета очень трудоемким, довольно длительным, не дает возможности рассмотрения вариантов изменения определенных условий финансового развития организации. Кроме того, без полной автоматизации учета в организации невозможен управленческий учет, который является одним из основных условий грамотного и оптимального управления финансами организации.
Например, структурные подразделения компании имеют на своих рабочих местах специальные компьютеры, в которые персонал, ответственный за бюджетирование, вводит первичную информацию для нужд управленческого учета, и затем эта информация обрабатывается чисто программными средствами.
Отсюда важным является привязка и бухгалтерских программ и программ для управления денежными потоками компаний к единой базе первичной финансовой документации (платежным поручениям, кассовым ордерам, накладным и пр.). В этом случае каждый первичный документ (например, платежное поручение) при появлении на свет получает свои коды, с которыми входит в бухгалтерскую и управленческую отчетность (различными для каждой из программ). Согласно присвоенным кодам первичный документ с соответствующей отчетной финансовой информацией поступает, собирается и консолидируется отдельно для нужд бухгалтерского и управленческого учета. Например, платежное поручение одного центра финансовой ответственности поступает в отчетность этого центра, другого – в отчетность соответствующего центра, а вместе – в единую систему бухгалтерской отчетности предприятия.Основной целью организации учета и формирования соответствующей отчетности, характеризующей денежные потоки предприятия различных видов, является обеспечение финансовых менеджеров необходимой информацией для построения всестороннего их анализа, планирования и контроля.
Информация, необходимая для принятия финансовых решений, поступает в основном из системы автоматизированного финансового бухгалтерского учета. Для создания учета как средства управления денежными потоками предприятия жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.
Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств: «Проводки – Главная книга – Баланс» (ПГиБ).
Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены.
Создаются они для реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, «глубиной» ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно – иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота.Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: «БЭСТ-4», «1С:Бухгалтерия-8.0», «Турбо-Бухгалтер» и пр.).
Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:
одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.
один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.
один счет синтетический – множество счетов аналитических.
отчетная информация в срок – рабочая по запросу.
автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
наличие типовых проводок.
возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
Связь оперативного и бухгалтерского учета.
Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
Обеспечение целостности базы данных.
Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.
Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии или имеющие схему ПГиБ: проводки – Главная книга– Баланс), среднее и крупное (интегрированный и комплексный бухгалтерский учет).
В основе программных модулей, реализующих «интегрированную бухгалтерию» (ИнтБ) лежит все та же база ПГиБ, но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета производственных запасов, учета основных средств, учета заработной платы, учета финансово-расчетных операций, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМ.
В «Комплексном бухгалтерском учете» (КомплБ) вместо одного большого АРМ появляется несколько специализированных, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета; имеется интерфейс обмена данными между отдельными АРМ и передачи информации через дискеты либо через сеть для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций управления, анализа, сбыта и т.п.
В пакетах, ориентированных на «сетевую версию бухгалтерского учета», появляются в отличие от «КомплБ» дополнительные функции: возможность сетевого обмена внутри каждого рабочего места одного АРМ и между различными АРМ; организация всего обмена данных по сети с одновременным доступом к любой разрешенной информации (а не эпизодического, как в КомплБ). По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также обучения бухгалтерского персонала.
На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ. Несмотря на разнообразие предлагаемых программных продуктов для решения программ бухгалтерского учета, идеальных пакетов нет. Бухгалтеру следует ознакомиться с возможностями как можно большего количества различных программ и выбрать ту из них, которая наилучшим образом учитывает специфику учета на той фирме, где он работает. Помочь в решении этой проблемы может перечень требований, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:
прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
наличие товарного вида и надежного сопровождения;
право на получение консультаций (так называемая «горячая линия»);
модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
одновалютное и многовалютное исполнение;
органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
необходимый уровень детализации аналитического учета;
простота освоения и удобство системы в работе;
цена и пр.
Наиболее известной программой класса мини-бухгалтерия является «1С:Бухгалтерия».
Основные особенности «1С:Бухгалтерии» (версии 8.0) являются:
Автоматизация любых участков бухгалтерского учета.
Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.
Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.
Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.
Использование справочников («Валюты», «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах, а также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.
Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.
Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.
Использование журналов операций, проводок и документов для удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этих журналах.
Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере «1С: ГАРАНТ. Правовая поддержка».
Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).
Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.
Возможности ведения учета в различных денежных и натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.
Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.
Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.
Ведение учета для нескольких предприятий.
В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, систематизации и обобщения информации, а также ее использования. Выполнение каждого из этих этапов связано с выполнением соответствующих позиций главного меню программы «1С:Бухгалтерия -8.0» .
Подготовительный этап связан с подготовкой информационной базы к работе, включая заполнение справочников и констант, вводом входящих остатков, настройкой бухгалтерских счетов, проводок и типовых операций. Этот этап следует обязательно пройти в начальный период внедрения комплекса учетных задач. Объем вводимой информации может оказаться значительным, поэтому бухгалтера, работающие на компьютерах, должны материально и морально стимулироваться, что будет предпосылкой быстрейшего внедрения АРМ.
Бухгалтеру предстоит ввести константы (фамилии ответственных сотрудников, приводимые в формах документов, ставки налогов, размеры минимальной зарплаты и пр.), а также содержимое различных справочников («Контрагенты», «Валюта», «Сотрудники», «Материалы» и пр.). Настройка бухгалтерских счетов включает открытие плана счетов, определение субсчетов и набора видов субконто. В режиме «Типовые операции» вводятся однотипные операции, а с выбором даты начала учета вводятся входящие остатки по счетам и объектам аналитики; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрен период расчета итогов, как правило, тот же квартал, которому принадлежит определенная дата начала учета. Следует иметь ввиду, что количество проводок при вводе входящих остатков будет определяться числом детальных остатков по субсчетам, валютам и объектам аналитики. О правильности ввода остатков может свидетельствовать нулевой остаток по выбранному для ввода остатков фиктивному счету (обычно «00»), т.е. сумма дебетовых остатков совпала с суммой кредитовых, а значит, в основном остатки введены правильно.
Документационный этап связан с формированием первичных документов вручную или непосредственно на ПЭВМ. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати, например, документов «Платежное поручение», «Доверенность», другая часть документов выполняет также автоматическое формирование проводок («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Требование» и пр.). часть регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а выполняют роль «Бухгалтерской справки» исключительно для автоматического формирования проводок, в частности, по операциям, связанным с переоценкой валюты.
Ввод документов осуществляется из меню «Документы» главного меню программы. Для этого используется макет для ввода документов, содержащий набор реквизитов, флажки и кнопки. Заполненные графы документа можно редактировать, сформировать печатную форму документа и/или проводки документа. Некоторые документы (накладные счета-фактуры и др.) формируются в режиме «ввод на основании» других, введенных ранее документов.
Для вывода шахматки, содержащей табличное представление оборотов между счетами за выбранный период, запрашивается пункт «Шахматка» меню «Отчеты» главного меню. В результате будет выдана таблица, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы – кредитуемым счетам, а на пересечении их выводятся суммы оборотов по соответствующим счетам.
Для получения оборотов счета выбирается пункт «Обороты счета (Главная книга)» меню «Отчеты» главного меню, а для получения отчета «Журнал-ордер и ведомость по счету» выбирается соответствующая позиция меню «Отчеты» главного меню. Аналогично можно произвести анализ счета, для чего выдаются обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода; анализ счета по датам.
Можно выдать карточку счета, включающую все проводки с данным счетом или проводки по нему с конкретными значениями объектов аналитического учета, провести анализ счета по субконто (объектам аналитического учета), выдать карточку субконто, обороты между субконто и пр.
Программа предоставит набор систематически обновляемых регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления налоговым органам в различные фонды и пр. Технология работы с регламентированным отчетом практически ничем не отличается от работы с любым другим отчетом.
Пользователь, не имеющий навыков программирования, может вносить изменения в конфигурацию, применяя разнообразные конструкторы для формирования не предусмотренных системой специализированных отчетов.
После составления отчетов и закрытия отчетного периода обеспечивается автоматический переход к новому расчетному периоду. Для информационной безопасности рекомендуется периодически, например, ежедневно, перезаписывать информацию на дискеты, хранить их вне помещений бухгалтерии.
Одной из распространенных и популярных комплексных систем автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на предприятиях являются программы серии БЭСТ – 4. На примере этого пакета рассмотрим в общих чертах работу АРМ «Касса. Подотчетные лица». В функции программы входит:
подготовка и печать кассовых документов;
ведение реестров кассовых документов;
таксировка документов и генерация проводок;
ведение журнала учета авансовых отчетов;
кассовая обработка платежных ведомостей;
учет выплаты депонированных сумм;
формирование специальных кассовых отчетов, формирование специальных отчетов по расчетам с подотчетными лицами;
формирование специальных отчетов по учету депонированной зарплаты и выплате депонированных сумм.
В предварительный период внедрения ведется настройка счетов подсистемы и заполнение справочников, содержащих условно-постоянную информацию.
Главной особенностью данной технологии является автоматизированное формирование кассовых и других документов с одновременной автоматической разноской сумм по счетам и занесением проводок в единую книгу хозяйственных операций.
Расчеты с подотчетными лицами также можно вести как в рублях, так и в валюте. Для разделения валютного и рублевого учета на счете расчетов с подотчетными лицами необходимо открыть различные субсчета. Реестр авансовых отчетов для каждого субсчета ведется отдельно.
Результатом решения задач этого комплекса является формирование выходных документов:
Ведомости операций по счету.
Оборотной ведомости по счету.
Журналов-ордеров.
Отчетов по оборотам.
Ведомостей движения валют (оборотной ведомости карточек аналитического учета).
Аналитических ведомостей.
Кассовых отчетов (кассовой книги, остатков по шифрам целевого назначения, оборотная ведомость по шифрам целевого назначения).
Ведомость открытых подотчетов.
Документы учета депонированной зарплаты (опись карточек депонентов и сводная оборотная ведомость).
Напечатанные на ПЭВМ сводные документы аналитического и синтетического учета подписываются должностными лицами и используются для анализа хозяйственных операций, принятия решений и пр.
Проблемой для каждого предприятия является повседневная «борьба» с дефицитом свободных денежных средств. Соответственно, должна быть четкое и своевременное отслеживание погашений обязательств в положенный срок и планирование будущих поступлений и выплат. АСУДП осуществляет контроль договоров и взаиморасчетов, оперативный бухгалтерский учет финансовых операций, комплексный финансовый анализ хозяйственной деятельности, помогает в разработке бюджетов и т.д.
Программа «БЭСТ-ОФИС» предполагает ведение учета наличия и движения денежных средств по центрам учета двух типов: первый предназначен для учета наличных денежных средств в кассе, а второй – для безналичных расчетов на банковских счетах.[2] Справочная информация по центру учета (классификаторы и коды, вид валюты, вид учитываемых денежных средств, их остатки по центрам учета и пр.) заносится в соответствующие справочники. В программе проводится оперативный анализ движения денежных средств, платежных операций по шифрам поступлений и выплат.
Учет данных о движении денежных средств ведется в журнале учета платежей отдельно по каждой кассе и банку. В специальной электронной форме – карточки платежа размещаются данные о платежах с бухгалтерскими проводками по счетам бухгалтерского учета как в ручном, так и автоматическом режимах с помощью аппарата типовых операций.
На экране монитора в любой момент можно увидеть текущую картину расчетов с поставщиками и покупателями по каждому документу (платежному поручению, счет -фактуре и пр.), имеющему отношение к сделке, заключенной с данным партнером.