Стаття 55. Обов’язки адміністративного органу під час підготовки справи до розгляду та вирішення

1. Під час підготовки справи до розгляду та вирішення адміністративний орган встановлює наявність та достатність матеріалів у справі та у разі потре­би зобов’язаний:

1) витребувати додатково документи та відомості від інших державних ор­ганів, органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб;

2) залучити до участі в адміністративному провадженні адресата та пові­домити правові підстави початку адміністративного провадження та можливі наслідки прийняття адміністративного акта;

3) повідомити заінтересованим особам про початок адміністративного про­вадження та про їх право на участь в адміністративному провадженні;

4) повідомити учасникам адміністративного провадження про порядок оз­найомлення з матеріалами справи, їх права і обов’язки;

5) надати учасникам адміністративного провадження можливість подати документи, клопотання, зауваження та пояснення, довести інші обставини, що мають значення для вирішення справи;

6) вирішити питання про необхідність залучення до участі в адміністратив­ному провадженні осіб, які сприяють розгляду справи; призначення експертизи, проведення огляду на місці або огляду речей; проведення слухання в справі;

7) виконати інші обов'язки, передбачені цим Законом та іншими законо­давчими актами.

2. Витребування необхідних документів та відомостей, збирання доказів, проведення слухання в справі та інші процедурні дії під час адміністративного провадження здійснюються відповідно до вимог цього Закону.

Предмет регулювання

1. Статтею закріплено загальний перелік процедурних дій, які вчиняє адміністративний орган на стадії підготовки адміністративної справи до розгляду. Ціла низка зазначених дій визначена також у статті 22 ЗАП, присвяченій повноваженням адміністративного органу, однак коментована стаття конкретизує та розширює її поло­ження, а також спрямовує державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування на вчинення відповідних дій саме на цій стадії адміністративної процедури.

Закріплені у статті процедурні дії адміністративного органу можна поділити на дві групи:

1) дії, що вчиняються у всіх випадках: перевірка уповноваженою посадовою особою наявності та достатності матеріалів, необхідних для вирішення справи;

2) дії, що вчиняються у разі потреби, якими є усі інші визначені у підпунктах 1-7 частини 1 коментованої статті процедурні дії.

Відсутність імперативної норми у цих випадках зумовлена чима­лою кількістю простих адміністративних справ, що завершуються прийняттям сприяючого (на користь приватної особи) адміністра­тивного акта, що негативно не впливає на реалізацію прав та сво­бод інших осіб та публічні інтереси. Однак за наявності зазначених обставин (можливість негативного впливу на реалізацію прав та свобод інших осіб та публічні інтереси), а також на обґрунтоване клопотання приватної особи, посадова особа зобов’язана вчинити відповідні процедурні дії.

Цілі статті (мета норми)

2. Метою коментованої статті є створення необхідних умов для всебічного та повного розгляду та вирішення адміністративної справи у межах строків, визначених ЗАП.

Правова основа коментованого положення

3. Правову основну коментованого положення складає насампе­ред принцип офіційності (стаття 17 ЗАП).

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

4. Завдання підготовки адміністративної справи до розгляду і вирішення.

Завданнями стадії підготовки, які забезпечуються уповноваже­ною посадовою особою адміністративного органу, є:

1) оцінка достатності поданих матеріалів для наступного об’єк­тивного розгляду і вирішення справи;

2) встановлення кола доказів, необхідних для вирішення справи і забезпечення їх своєчасного одержання;

3) залучення до адміністративного провадження інших можливих учасників та осіб, які сприяють розгляду адміністративної справи;

4) визначення доцільності способу розгляду й вирішення адміні­стративної справи (невідкладно, із заслуховуванням, у письмовому провадженні чи з проведенням слухання).

5. Порядок здійснення підготовки адміністративної справи до розгляду і вирішення.

З метою наступного своєчасного вирішення підготовка адміні­стративної справи до розгляду повинна починатись відразу після початку адміністративного провадження. Норми ЗАП не визначають строків для підготовки справи до розгляду. Однак адміністратив­ний орган повинен вчинити закріплені статтею дії таким чином, щоб було дотримано загальні вимоги щодо строків розгляду та вирішення справи в цілому, а саме: вимоги статті 14 (своєчасність та розгляд протягом розумного строку) та статті 43 (строки вирішення справи).

Підготовку адміністративної справи до розгляду та вирішення здійснює, як правило, державний службовець або посадова особа місцевого самоврядування, який далі забезпечуватиме її розгляд та вирішення. Зазначене проте не виключає можливості доручення (уповноваження відповідно до компетенції) вчинення окремих під­готовчих дій його підлеглим, колегам, зокрема службовцям інших структурних підрозділів адміністративного органу.

Крім цих публічних службовців, обов’язкову частину стадії під­готовки — перевірку наявності та достатності матеріалів у справі в адміністративних справах, до забезпечення яких залучено центри надання адміністративних послуг, — первинно виконують адміні­стратори таких Центрів. Відповідно до підпункту 2 частини 4 статті 13 Закону України «Про адміністративні послуги» адміністратори приймають від суб’єктів звернень документи, необхідні для надання адміністративних послуг, та реєструють їх. Тобто первинна пере­вірка поданих документів здійснюється адміністраторами центрів надання адміністративних послуг.

6. Після відкриття адміністративної справи її характер може і не передбачати доцільності вчинення будь-яких підготовчих дій. Зазна­чене стосується насамперед нескладних за змістом адміністративних справ, які не торкаються прав та свобод інших осіб, а також публіч­них інтересів. Наприклад, отримання паспорта громадянина України у формі картки громадянами, які досягли 14-річного віку, відповідно до Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта гро­мадянина України^[52] у більшості випадків не вимагатиме вчинення додаткових підготовчих дій, якщо подані документи відповідають встановленим цим Порядком вимогам.

7. Статтею визначається орієнтовний перелік дій адміністратив­ного органу при підготовці адміністративної справи, який є своє­рідним алгоритмом для уповноважених публічних службовців щодо вчинення підготовчих дій. Порядок реалізації майже усіх перерахо­ваних у статті обов’язків адміністративного органу регулюється та конкретизується в інших статтях ЗАП, передусім у коментованій главі, але також і в інших його частинах.

Зокрема, передбачені відповідними підпунктами статті обов’язки адміністративного органу:

1) витребувати додатково документи та відомості у інших органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, а також інших суб’єктів регулюються статтею 55 ЗАП;

2) залучити до участі в адміністративному провадженні адре­сата — статтею 57 ЗАП;

3) повідомити про відкриття адміністративного провадження заінтересованих осіб та про їх право на участь у адміністративному провадженні — статтею 57 ЗАП;

4) повідомити учасникам адміністративного провадження про порядок ознайомлення з матеріалами справи, їх права і обов’язки — статтею 59 ЗАП;

5) надати учасникам адміністративного провадження можливість подати документи, клопотання, зауваження та пояснення, довести інші обставини, що мають значення для вирішення адміністративної справи — статтями 58 та 60 ЗАП;

6) вирішити питання про необхідність залучення до участі в адміністративному провадженні осіб, які сприяють розгляду адміні­стративної справи, — статтею 31 ЗАП; про призначення слухання в справі — статтею 68.

9. Положення пункту 4 частини 1 коментованої статті щодо пові­домлення учасників адміністративного провадження про порядок ознайомлення з матеріалами адміністративної справи, їх права і обов’язки передбачає, що у разі потреби адміністративний орган роз’яснює учасникам їх права та обов’язки, встановлені статтею 29 ЗАП.

Повідомлення щодо норм законодавства, на яких ґрунтується рішення адміністративного органу про початок адміністративного провадження та можливі правові наслідки прийняття адміністра­тивного акта, більшою мірою стосується адміністративних прова­джень, відкритих за ініціативою адміністративного органу. Чинні законодавчі акти за загальним правилом визначають, що обов’язком відповідних органів є повідомлення про підстави для початку адмі­ністративного провадження. Наприклад, згідно з пунктом 3 статті 6 Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» суб’єкт господарювання пови­нен ознайомитися з підставою проведення позапланового заходу з наданням йому копії відповідного документа. На практиці ж багато контролюючих органів у цих випадках вважають за доцільне посла­тись не лише на визначену законодавством підставу, а й норму від­повідного нормативно-правового акта, який передбачає відповідні дії.

10. Визначений статтею 57 перелік підготовчих дій, які вчиняє адміністративний орган, не є вичерпним. Відповідно до пункту 7 частини 1 коментованої статті орган повинен виконати інші обов’язки, передбачені цим ЗАП та іншими актами законодавства. Зокрема, це стосується реалізації положень статті 61 ЗАП, яка визначає обов’язок отримати погодження або висновок іншого адміністративного органу, якщо це необхідно для вирішення адміністративної справи.