Стаття 56. Витребування документів та відомостей

1. Під час підготовки справи до розгляду адміністративним органом витре- бовуються необхідні для її розгляду та вирішення документи та/або відомості.

Адміністративний орган не має права зобов’язувати учасників адміністра­тивного провадження самостійно отримувати документи і відомості, необхідні для здійснення адміністративного провадження, якщо такий обов’язок не пе­редбачено законом.

2. Звернення адміністративного органу до державних органів, органів міс­цевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, щодо витребування документів та відомостей, необхідних для розгляду та вирішення справи, обов’язкові до виконання. У такому звернен­ні адміністративний орган встановлює строк достатній для надання документів та відомостей.

3. Для витребування документів та відомостей, зазначених у частинах пер­шій і другій цієї статті, що містять конфіденційну інформацію, необхідна попе­редня згода особи, крім випадків, передбачених законом.

Предмет регулювання

1. Стаття регулює загальний порядок витребування додаткових документів та відомостей, необхідних для обґрунтованого вирішення адміністративної справи.

Цілі статті (мета норми)

2. Норми статті спрямовано на активну роль адміністративного органу щодо отримання потрібних документів та відомостей. Метою статті є також недопущення перекладання обов’язку адміністратив­ного органу щодо отримання необхідних документів та відомостей, що перебувають у володінні інших органів публічної влади та інших суб’єктів, на учасників адміністративного провадження, тобто на приватну особу.

ЗАП, на відміну від попереднього правового регулювання, чіт­кіше закріплює порядок витребування додаткових відомостей та документів. Так, Закон України у статті 18 «Про звернення грома­дян» передбачає лише право особи «подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядає заяву чи скар­гу»^[53].

Правова основа коментованого положення

3. Правову основну коментованого положення складає насамперед принцип офіційності (стаття 17 ЗАП), а також принцип законності.

Визначення термінів

4. Термін «витребування» очевидно можна розуміти як обов’яз­ковий до виконання запит (звернення) адміністративного органу до інших суб’єктів (державних органів, органів місцевого самовряду­вання, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління), з вимогою щодо надання документів та відомостей, необхідних для розгляду та вирішення справи.

Місце коментованого положення у цілісному механізмі, умови й особливості застосування

5. Порядок витребування додаткових відомостей та документів.

Після початку адміністративного провадження адміністратив­ний орган може встановити, що крім поданих заявником документів чи відомостей для вирішення справи необхідні також інші. В таких випадках адміністративний орган зобов’язаний самостійно, з власної ініціативи витребувати в інших суб’єктів (органів державної влади, органів місцевого самоврядування та інших суб’єктів, які згідно із законом уповноважені здійснювати публічно-владні адміністративні функції) такі документи чи відомості.

Наприклад, відповідно до статті 39 Закону України «Про регу­лювання містобудівної діяльності» для прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів, що за класом наслідків (відпо­відальності) належать до об’єктів з середніми (СС2) та значними (СС3) уповноважений орган державного архітектурно-будівельного контролю видає сертифікат про готовність об’єкта до експлуатації, який є адміністративним актом в розумінні ЗАП. При тому відпо­відно до пункту 3 названої статті зазначений орган, у разі необхід­ності, під час розгляду питань, пов’язаних з видачею сертифіката, може звернутися до державних органів з метою отримання відпо­відних висновків.

Закріплення такого механізму не означає заборони учасникам адміністративного провадження самостійно отримувати відповідні документи або ж відомості. Якщо певний учасник адміністративного провадження вважає, що відповідні документи чи відомості він може отримати швидше і бере відповідні видатки на себе, витребування може відбуватись і від імені такого учасника адміністративного про­вадження. Однак такий механізм повинен бути радше винятковим

1 норма коментованої статті забороняє уповноваженому службовцю адміністративного органу перекладати цю функцію на приватних осіб, що є учасниками адміністративного провадження.

6. Звернення адміністративного органу про витребування повинно відбуватись відразу після початку адміністративного провадження. Адже частина 2 коментованої статті встановлює для суб’єктів, що володіють необхідними відомостями строк, достатній для відповіді та надання відповідних документів або відомостей. А з огляду на загальний 30-денний строк адміністративного провадження (частина

2 статті 43 ЗАП — у випадках відсутності слухання) вчасне надіс­лання відповідей на запити є надзвичайно важливим для своєчасного вирішення справи.

Сфера дії норми коментованої статті відрізняється від Закону України «Про доступ до публічної інформації», який не поширю­ється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій. Однак наявний у ньому 5-денний термін розгляду запиту на інформацію можна за аналогією вважати орієнтиром, у межах якого уповноважені суб’єкти повинні надавати необхідні для адміністративного провадження документи та відомості.

7. Частина третя коментованої статті визначає необхідність отримання попередньої згоди особи, стосовно якої витребовуються документи та відомості, що містять конфіденційну інформацію пер­сонального характеру.

Поряд з цим варто зазначити, що в останньому абзаці цитованої статті 11 Закону України «Про інформацію» закріплено виняток із загального правила про необхідність отримання попередньої згоди особи, стосовно якої витребовуються документи та відомості пер­сонального характеру для інспекційних (контрольно-наглядових) проваджень Міністерством фінансів України та очевидно підпоряд­кованими йому суб’єктами владних повноважень. Зазначене Мініс­терство та його органи під час здійснення повноважень з контролю за дотриманням бюджетного законодавства в частині моніторингу пенсій, допомог, пільг, субсидій, інших соціальних виплат не потребує згоди фізичних осіб на отримання та обробку персональних даних.