Учет кассовых операций

Предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности должны хранить свободные денежные средства в банках и производить расчеты, как правило, в безналичном порядке через кредитные организации.

В законе предусмотрено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики деятельности либо особенностей местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (ил и) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности:

♦ продажи газет и журнале и, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообототе составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

♦ продажи ценных бумаг;

♦ продажи лотерейных билетов;

♦ продажи проездных билетов и талонов в городском общественном транспорте;

♦ обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

♦ торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средтв, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

♦ разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной или брезентом);

♦ продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции а ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

♦ продажи в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

+ торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

♦ торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

♦ приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

♦реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на ОТНОСЯЩИХСЯ к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятих религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

♦ продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой свази.

Организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и(или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и индивидуальными предпринимателями, должна;

♦ быть зарегистрирована в налоговых органах;

♦ быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

♦ иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Порядок применения кредитными организациями контрольно- кассоваой техники и используемых в ней программных продуктов утверждается Центральным банком Российской Федерации.

Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

♦осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

♦применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную конт-

рольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных опреаций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

♦выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и(илн) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

♦ обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию с применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контроль но-кассовой технике, представлять им указанную документацию;

♦производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память конюрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Кредитные организации обязаны:

+ соблюдать требования, устанавливаемые Центральным банком РФ;

♦применять контрольно-кассовую технику, которая должна быть оснащена защищенными от и асан кционерованн ого доступа программными продуктами;

♦предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию в порядке, предусмотренном федеральными законами

Налоговые органы:

♦осуществляют контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований федерального закона;

♦осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;

♦проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;

♦проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;

• налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Федерального закона.

Действие полномочий налоговых органов не распространяется на кредитные организации. Контроль за соблюдением кредитными организациями требований Федерального закона осуществляет Центральный банк РФ.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в экономических структурах (кроме банков и кредитных учреждений) установлен решением совета директоров Банка России от 22 сентября 93 л № 40.

В соответствии с этим решением ведение названных операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличность в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение лимита допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплат заработной платы, субсидий, стипендий и т. п. Остаток невиданной наличности возвращается в банк.

За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены экономические санкции. Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. Ne 1006 (в ред. Указа Президента РФ от21.03.95 Ne 291) «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» предусмотрены следующие меры финансовой ответственности:

— за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм — штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;

—за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности — штраф в трехкратном размере неопрнходо- ванной суммы;

— за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов — штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложении штрафов производится органами Государственной налоговой службы РФ по сведениям, представленным коммерческими банками и другими органами, осуществляющими проверку соблюдения предприятиями порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

Поступление и выдачу денег из кассы внутри организации оформляют приходным и расходным кассовыми ордерами. В них суммы записывают числами и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные, кроме того, - руководитель организации. В случаях когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно пастой шариковых ручек или выписаны на пишущей (вычислительной) машине.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывают фамилию, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в их получении кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира, и ее прикрепляют к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

При выдаче денег лицу, не имеющему возможности расписаться лично (например, по болезни), по его просьбе и в его присутствии за него может расписаться другое лицо, за исключением кассира и работников бухгалтерии. На расходном кассовом ордере указывают наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя денег, и лица, за него расписавшегося.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучом. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций задень и выводит остаток на следующий день- Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой, химическим карандашом через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям. Кассовые отчеты могут составляться один раз в 3-5 дней. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касс а». В дебет этого счета записывают поступление, а в кредит - выбытие наличности из кассы.

В организациях, где штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника, включая главного бухгалтера, но с его согласия и с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

Помещение кассы изолируется, а двери в него во время совершения операций необходимо запирать с внутренней стороны. Ключи от сейфа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете - у руководителя организации.

К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:

1. Касса организации;

2. Операционная касса;

3. Денежные документы.

На субсчете 50-3 учитывают почтовые и вексельные MapKH1 марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха и т. д. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса* в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документом ведется по их видам. .

По дебету счета 50 +«Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» фиксируется выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Приведем основные корреспондентские связи счета 50 (см. таблицу).

Выдача денежных средств и денежных документов из кассы отражают по кредиту счета 50 в корреспонденции с дебетом счетов: 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 80 «Уставный капитал», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 99 «Прибыли и убытки» и др. Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями: при сдаче на расчетные и другие счета выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно не полученной заработной платы, а также сверхлимитной денежной наличности — дебет счетов 51, 52, 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы и пути»; кредит счета 50, субсчет 1 «Касса организации», субсчет 2 «Операционная касса».

При осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств предприятия, дебетуют счета:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

67 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,

68 «Расчеты по налогам и сборам»,

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

79 «Внутрихозяйственные расчеты».

В случае когда расчетные операции приводят к возникновению дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам, предоставление работнику займа на жилищное строительство, недостача денежных средств, обнаруженная при проведении инвентаризации кассы), нужно оформить проводку:

Дебет счетов 60 Кредит счета 50

«Расчеты с поставщиками «Касса», и подрядчиками»

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам»,

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей*;

Аналитический учет кассы ведется по каждому кассиру в кассовых книгах, книгах кассира-операциониста, машинограммах.