24.2. Источники информации для проверки

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выда­ваемые работникам предприятия из кассы на мелкие администра­тивно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Глава 24. Аудит расчетов с подотчетными лицами 411

практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей де­нежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудо­емким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплош­ным методом, поэтому для его проведения целесообразно привле­кать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными ли­цами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, за­явления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав доку­ментов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвы­чайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следо­вательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изу­чению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• приказы о направлении сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с под­отчетными лицами находят отражение в следующих регистрах син­тетического учета и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 — прочая Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в тече­ние 12 месяцев);

• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

412 Раздел IV. Методика детальной проверки оборотов и сальдо

• Главная книга;

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журналь-но-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.