1.4. Обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ

Статьей 5 Закона N 54-ФЗ устанавливается целый ряд обязанностей для хозяйствующих субъектов, осуществляющих денежные расчеты с населением. Среди этих обязанностей не только обязательное применение ККТ, но и другие, а именно:

- обязанность осуществлять регистрацию ККТ в налоговых органах;

- обязанность применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов;

- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, исполняющим свои обязанности, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию.

Кроме того, в соответствии с п. 11 Постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745 на всех ККМ в обязательном порядке должна применяться контрольная лента и по каждой ККМ должен вестись журнал кассира-операциониста, заверенный в налоговом органе. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждена форма N КМ-4 "Журнал кассира-операциониста".

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Нарушения вышеназванных обязанностей, выявленные в ходе проверок, могут повлечь за собой значительные штрафные санкции.

Согласно п. 5 Положения по применению ККМ чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти. Там же установлено, что применение при осуществлении денежных расчетов с населением ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.

Согласно п. 2 ст. 10 Закона N 54-ФЗ применение ККТ без фискальной памяти при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт после 27 декабря 2003 г. не допускается.

С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дата проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.

Обязательные реквизиты кассового чека

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.

В Законе N 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, однако это разъяснено в письме Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2.

Согласно этому письму на выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);

- ИНН налогоплательщика;

- заводской номер кассового аппарата;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например: сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр и фамилию кассира и т.д. Эти данные не обязательны, но свидетельствуют о сервисе магазина и могут помочь бухгалтеру в налаживании аналитического учета и установлении фактов недостач в кассе.

На выдаваемом покупателям чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей их применения.

Кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа. На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должны прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение товара для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

При приобретении товаров в организациях розничной торговли юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право на налоговый вычет НДС при наличии счетов-фактур и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. При этом в строке 5 счета-фактуры должны быть указаны порядковый номер чека и дата покупки.

В соответствии с п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914, продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых машин, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения). Согласно вышеизложенной норме продавец должен регистрировать в книге продаж показания лент ККМ и бланков строгой отчетности в части, относящейся к реализации товаров (работ, услуг), осуществляемой в случаях, предусмотренных НК РФ, без выставления счетов-фактур.

Предположим, организация расплатилась с фирмой-поставщиком наличными. Поставщик выписал квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а кассовый чек не выбил. Заявил, что у них нет пока кассового аппарата. Можно ли в этом случае принять к вычету НДС?

В письме Минфина РФ от 17 июня 2004 г. N 03-03-11/100 разъяснено, что на основании ст. 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), а также документов, подтверждающих фактическую уплату сумм этого налога.

Учитывая изложенное, суммы НДС, уплаченные при приобретении товаров за наличный расчет, могут быть приняты к вычету при наличии счета-фактуры, оформленного в установленном порядке, и кассового чека как документа, подтверждающего факт оплаты налога.

Документация по учету денежных расчетов

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ:

- N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";

- N КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

- N КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";

- N КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";

- N КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";

- N КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";

- N КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";

- N КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";

- N КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

Отсутствие вышеуказанных документов при налоговом контроле может квалифицироваться как грубое нарушение организацией правил учета доходов, и (или) расходов, и (или) объектов налогообложения, что является основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.