1.3.1. Первичная документация банков, документооборот и учетные регистры

По методике ЦБ РФ банковские документы делятся на кассовые и мемориальные, которые могут быть клиентскими и внутрибанковскими.

Кассовыми документами оформляются кассовые операции банка по приему-выдаче наличных денег в рублях и инвалюте: объявления на взнос наличными, денежные чеки, приходные и расходные кассовые ордера.

Мемориальные документы служат для отражения в бухгалтерском учете безналичных операций: платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, расчетные чеки, аккредитивы, а также клиентские документы, оформленные и подписанные самими клиентами. С их помощью происходит зачисление и списание безналичных средств со счетов клиентов.

Внутрибанковские мемориальные документы: платежный ордер, платежный мемориальный ордер и мемориальный внебалансовый ордер. Первым оформляются частичная оплата документов из картотеки «Расчетные документы, не оплаченные в срок»; вторым - такие внутрибанковские операции, как поступление и выбытие основных средств, начисление амортизации, заработной платы, некоторых расходов и доходов и др. Мемориальным внебалансовым ордером отражаются внебалансовые операции: гарантии выданные; обеспечение выданных ссуд; аккредитивы, выставленные на имя клиентов банка, и др.

Все банковские документы должны иметь обязательные реквизиты и корреспонденцию счетов, т.е. обозначение счетов по дебету и кредиту.

Документооборот — путь (схема) движения документов с момента поступления в банк или выписки внутрибанковских документов до сдачи их в документы дня.

проверка оформления документа, наличия и правильности подписей, т.е. прием документа, или подготовка внутрибанковского документа;

подписание документа ответственными банковскими работниками;

занесение документа в учетные регистры; контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.

Разные экземпляры одного документа могут совершать разный документооборот. Первый экземпляр платежных документов попадает в документы дня; второй - возвращается клиенту после подписания его исполнителем; электронная копия передается по средствам связи в РКЦ ЦБ РФ и служит основой для списания денег с корсчета банка.

Составляется график документооборота, іде указывается время проведения тех или иных бухгалтерских операций. В частности, предусматривается время, необходимое для оформления документов; время прохождения и обработки, в том числе поступающих в банк в послеоперационное время; время закрытия баланса и др.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и на основе Правил бухгалтерского учета, установленных Банком России, кредитная организация самостоятельно разра-

зв

батывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Под технологией обработки понимается последовательность действий бухгалтерских работников от приема документов до сдачи их в документы дня. Учет и обработка бух-галтерской документации, составление выходных форм осуществляются с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах.

Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии со ст.

. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

По тому, какие и сколько учетных регистров используются при организации бухгалтерского учета и в какой последовательности ведутся записи в них, различают формы учета.

В банках используется мемориально-ордерная форма учета. Это означает, что до группировки однородных операций на счетах они оформляются платежным мемориальным ордером, в ко- тором указываются: содержание операции, сумма, корреспон-денция счетов. Если эти реквизиты имеются в самом документе, например в платежном поручении, то платежный мемориальный ордер не выписывается.

К основным регистрам относятся:

кассовые журналы по приходу и расходу - для регистрации операций, соответственно, по приему и выдаче наличности;

ведомость остатков — ведется по всем лицевым счетам с выделением итогов по разделам, счетам первого и второго порядка;

баланс банка, где отражаются входящие и исходящие остатки;

баланс в форме сальдо во-обороти ой ведомости, где кроме остатков показаны обороты по счетам.