Загальний порядок формування інформаційних ресурсів ІП ІІПС

Основою системи функціонування ІІПС є територіальні вузли, які роз­міщено і функціонують безпосередньо в районних, міських управліннях (від­ділах) ГУНП, УНП з підключенням виділеними або комутованими каналами зв’язку до інформаційних ресурсів регіональних (обласних) вузлів ІІПС.

Відомості щодо об’єкта обліку збираються, перевіряються за наявними обліками ІП ІІПС, ставляться на облік, знімаються з обліку та надаються для внесення до відповідної ІП ІІПС виконавцем.

Інформація надається та обробляється в ІІПС відповідно до загальних правил заповнення реквізитів електронних карток ІП ІІПС та паперових до­кументів обліку.

Категорично забороняється:

унесення до ІІПС недостовірної інформації (невідповідність наданої виконавцем інформації відомостям інших взаємопов’язаних ІП ІІПС);

взяття об’єкта на облік (надання доповнень, зняття з обліку) виконав­цем без перевірки цього об’єкта за наявними обліками ІІПС, ВАДР;

збереження електронної картки в ІП ІІПС, у якій відсутні (незаповнені) обов’язкові реквізити або виконано з порушенням вимог.

Відомості, які вносяться до ІІПС, повинні бути достовірними, без по­милок, відповідати зібраним матеріалам, забезпечувати однозначне їх тлума­чення.

Інформація щодо об’єктів обліку вноситься до електронних карток ІП ІІПС відповідно до реквізитів цих карток та класифікаторів ІП ІІПС. Відомо­сті вносяться до інформаційних полів, визначених найменуваннями реквізи­тів відповідної електронної картки.

Обробка інформації здійснюється з виділених робочих місць, установ­лених у структурних підрозділах (службах) Національної поліції, на підставі наданих виконавцями матеріалів.

Унесення відомостей та доповнень, коригування, зняття з обліку інформації, крім строків давності, в ІП ІІПС виконуються впродовж доби з моменту отримання інформації авторизованими користувачами виключно того структурного підрозділу (служби) Національної поліції, який був ініціа­тором взяття об’єкта на облік, або на якого покладено це завдання.

У разі відсутності в структурному підрозділі (службі) Національної по­ліції доступу до ІІПС дозволяється надання відомостей щодо об’єктів обліку на паперових документах.

На підставі наданих виконавцями ІК відомості вносяться до електрон­них карток відповідних ІП ІІПС авторизованими користувачами - працівни­ками вищого структурного підрозділу (служби) апарату ГУНП, УНП. Зазна­чені ІК з відмітками про внесення інформації до ІІПС повертаються до вико­навців для приєднання їх до первинних матеріалів та зберігаються до зняття відомостей з обліку згідно додатку 2.

Унесення коригувань, доповнень, у ІІПС здійснюються авторизованим користувачем.

Автоматично сформовані та заповнені в ІІПС паперові документи об­ліку за необхідності роздруковуються та зберігаються у відповідному матері­алі (КП, ОРС або іншій справі, передбаченій номенклатурою справ). Після внесення відомостей до ІІПС (коригування, зняття з обліку) на паперовому документі робиться відмітка про взяття на облік та вказується дата внесення до ІП (за необхідності повертається ініціатору).

Керівник структурного підрозділу (служби) Національної поліції вико­навця після перевірки роздрукованої ІК щодо повноти, об’єктивності, досто­вірності внесених до ІП ІІПС відомостей підписує та повертає картку до ви­конавця для приєднання її до матеріалу (справи). У разі виявлення помилок, відсутності обов’язкових реквізитів ІК не підписується та повертається до виконавця для усунення недоліків у електронній картці.

Строки зберігання зазначених ІК визначаються строками зберігання матеріалів (справ).

Зняття об’єкта з обліку ІП ІІПС здійснюється виконавцем з обов’язковим зазначенням дати та підстав зняття, крім строку давності.

Зняття з обліку ІІПС об’єкта за строком давності здійснюється тільки адміністратором ІІПС відповідного вузла. Строк давності починається з 1 сі­чня року, який настає за роком закінчення встановленого строку перебування об’єкта на обліку в установленому законодавством порядку.

Строки перебування об’єктів на обліку, підстави зняття їх з обліку, строки зберігання інформації після зняття об’єктів з обліку ІІПС визначають­ся відповідно до чинних нормативно-правових актів за напрямами діяльності підрозділів Національної поліції щодо переліку документів, які утворюються в процесі діяльності.

Електронна картка (інформація) знеособлюється чи вилучається (зни­щується) з ІП ІІПС після закінчення строків зберігання інформації в ІІПС тільки адміністратором ІІПС відповідного вузла.

Працівники УІАЗ, на яких покладено функції супроводження відповід­них ІП ІІПС регіонального вузла, проводять постійний аналіз унесеної інфо­рмації щодо повноти, об’єктивності, своєчасності, відповідності наданої ін­формації відомостям інших взаємопов’язаних ІП ІІПС та у разі виявлення недоліків (розбіжностей, помилок, відсутності інформації) інформують кері­вництво структурних підрозділів НП, ГУНП та здійснюють контроль за усу­ненням виявлених недоліків.

Аналітичні довідки та огляди, доповідні записки щодо стану форму­вання та використання інформаційних ресурсів ІІПС в підрозділах НП, вияв­лених недоліків надаються керівництву ГУНП, УНП.

Службові особи, які вчинили дії, що привели до порушень вимог нака­зів МВС в частині формування та використання інформаційних ресурсів ІІПС ОВС несуть дисциплінарну відповідальність за викривлення (порушення ці­лісності) інформації, адміністративну та кримінальну за неправомірне поши­рення (розповсюдження, реалізацію, передачу) відомостей про фізичну особу

3.5.