Організація роботи з питань приймання, ПОПЕРЕДНЬОГО РОЗГЛЯДУ ТА РЕЄСТРАЦІЇ ЗВЕРНЕНЬ громадян

Звернення громадян, що надійшли до органів (підрозділів) по­ліції з використанням засобів поштового зв'язку, мережі Інтернет, електронного зв'язку (електронні звернення), через контактні цен­три державної установи «Урядовий контактний центр» і телефонну «гарячу лінію» Національної поліції України, приймаються, попере­дньо розглядаються та централізовано реєструються службою ді­ловодства органу (підрозділу) поліції в день їх надходження, а ті, що надійшли в неробочий день і час, - наступного після нього робочого дня в журналі реєстрації звернень громадян або на реєстраційно- контрольних картках (далі - РКК), придатних для обробки персона­льними комп'ютерами^[171].

Звернення громадян, які надійшли під час особистого прийому, обліковуються в журналі обліку особистого прийому громадян або на РКК. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в органах (під­розділах) поліції з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою самою кількістю звернень громадян на особи­стому прийомі.

Під час реєстрації на вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відповідний штамп реєстрації звернень гро­мадян.

Конверти зі зверненнями громадян, які надходять до органів (підрозділів) поліції з використанням засобів поштового зв'язку, розкривають працівники служби діловодства. Конверти, що надій­шли на адресу керівництва органів (підрозділів) поліції з познач­кою «Особисто», надаються на розгляд керівництву без порушення їх цілісності. Такі конверти відкриває особисто адресат або особа, яка надала адресату зазначений конверт, у його присутності, після чого з резолюцією конверти повертають до служби діловодства для подальшої їх реєстрації та передачі виконавцям.

Після розкриття конвертів працівник служби діловодства пере­віряє правильність оформлення звернення.

Попередній розгляд звернень громадян:

1) метою попереднього розгляду звернень громадян є їх розпо­діл для доповіді керівникам органів та підрозділів поліції відповід­но до їх функціональних обов'язків та надсилання їх за належністю до іншого органу державної влади у разі, якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень органів та підрозділів поліції;

2) попередній розгляд звернень громадян здійснюється керів­ником служби діловодства, його заступниками або відповідальною особою в день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, свя­ткові та неробочі дні;

3) попередній розгляд звернень громадян здійснюється з ура­хуванням Положення про Національну поліцію, затвердженого пос­тановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2015 № 877, та поло­жень про структурні підрозділи апарату Національної поліції Украї­ни, міжрегіональні територіальні органи поліції, територіальні ор­гани поліції, а також організаційно-розпорядчих актів Національної поліції України, які визначають розподіл обов'язків керівництва органів (підрозділів) поліції;

4) працівники служби діловодства доповідають керівництву органів (підрозділів) поліції про всі звернення громадян, які адре­совані органу (підрозділу) поліції або його керівництву. Інші звер­нення громадян після розгляду керівництвом служби діловодства або відповідальними особами передаються до відповідних структу­рних підрозділів органу (підрозділу) поліції;

5) попередній розгляд звернень громадян, що надходять до структурних підрозділів центрального органу управління поліції, здійснюється керівниками служби діловодства або уповноважени­ми особами цих підрозділів.

Обов'язковій доповіді голові Національної поліції, керівництву органів (підрозділів) поліції підлягають:

1) звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни;

2) звернення, адресовані голові Національної поліції України, ке­рівництву органів (підрозділів) поліції з позначкою «Особисто»¹⁷³.

Про інші звернення, що потребують розгляду керівництвом Національної поліції України, працівники служби діловодства допо­відають першому заступнику голови Національної поліції України, заступникам голови Національної поліції України відповідно до розподілу обов’язків.

Звернення громадян, які надійшли до апарату центрального органу управління поліції вперше та які не розглядалися міжрегіо­нальними територіальними органами Національної поліції України, територіальними органами поліції в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві, установами та організація­ми, що належать до сфери управління Національної поліції України, службою діловодства надсилаються до таких органів для вирішен­ня по суті порушених у них питань.

Якщо до органів (підрозділів) поліції надійшло звернення, адре­соване їх керівникам, але розгляд окремих зазначених у зверненні питань належить до компетенції інших органів чи підрозділів поліції, керівник цього органу (підрозділу) після реєстрації звернення рапо­ртом (доповідною запискою) протягом трьох діб доповідає про це керівництву апарату центрального органу поліції, міжрегіонального територіального органу поліції або територіального органу поліції для визначення головного виконавця. Такий рапорт (доповідна запис­ка) разом із зверненням передається до служби діловодства відповід­них органів поліції для його реєстрації та передачі виконавцям. Строк розгляду вказаних звернень обчислюється з дня першої реєстрації.

Звернення, оформлені належним чином, підлягають реєстрації, під час якої зверненню надається відповідний індекс (реєстрацій­ний номер), який починається кожного року з першого номера.

Про зареєстроване звернення служба діловодства доповідає керівництву органу (підрозділу) поліції в день реєстрації звернення або в перший наступний робочий день.

Після розгляду звернень громадян керівництвом органу (під­розділу) поліції працівники служби діловодства:

- вносять до журналу реєстрації звернень громадян, які на­дійшли з використанням засобів поштового зв'язку, мережі Інтер- нет, електронного зв'язку (електронні звернення), через контактні центри державної установи «Урядовий контактний центр» і теле­фонну «гарячу лінію» Національної поліції України, до РКК резолю­цію керівництва та встановлені строки виконання доручень за зве­рненнями громадян;

- здійснюють відправлення звернень за належністю відпові­дному державному органу чи посадовій особі з питань, що не нале­жать до повноважень поліції, про що інформують їх авторів;

- забезпечують доведення звернень громадян до зазначених у резолюції виконавців;

- беруть на контроль звернення громадян у разі визначення такого контролю керівництвом органу (підрозділу) поліції.

У разі якщо за резолюцією керівництва Національної поліції України звернення громадянина взято на контроль, у журналі ре­єстрації звернень громадян або РКК зазначається «Контроль».

Зміна головного виконавця або зміни у складі співвиконавців на рівні структурних підрозділів органів поліції, визначених у резо­люції, здійснюються за погодженням автора резолюції, посадової особи, яка виконує його обов'язки, або керівника органу поліції за умови доведення інформації про запропоновані зміни відповідним керівникам зазначених структурних підрозділів.

У разі зміни функцій структурних підрозділів органів (підроз­ділів) поліції (у результаті зміни структури, утворення нових струк­турних підрозділів, у тому числі на базі існуючих структурних під­розділів) або передачі функцій від одного структурного підрозділу до іншого, в якому відбулися зміни, служба діловодства в тижневий строк проводить інвентаризацію звернень громадян, щодо яких розгляд не завершено, визначає з них ті, що після зміни (передачі) функцій не належать до його компетенції, та передає їх відповідно до акта приймання-передавання на виконання структурному під­розділу органу (підрозділу) поліції, до компетенції якого вони на­лежать. При цьому до завершення строку виконання конкретного звернення повинно залишатися не менше 10 робочих днів.

Один примірник акта приймання-передавання документів що­до звернень громадян надається службі діловодства відповідного органу (підрозділу) поліції для внесення відповідних змін до жур­налу реєстрації звернень громадян, журналу обліку особистого прийому громадян або РКК.

Звернення громадян, одержані структурним підрозділом орга­ну (підрозділу) поліції для виконання, в обов’язковому порядку обліковуються в журналі реєстрації звернень громадян, які надійш­ли з використанням засобів поштового зв’язку, мережі Інтернет, електронного зв’язку (електронні звернення), через контактні цен­три державної установи «Урядовий контактний центр» і телефонну «гарячу лінію» Національної поліції України цього ж структурного підрозділу, або на РКК.

Облік звернень громадян у структурному підрозділі та дове­дення їх до безпосереднього виконавця здійснюється в день їх над­ходження (під особистий підпис у журналі обліку).

Звернення, які надійшли з використанням мережі Інтернет, за­собів електронного зв’язку (електронне звернення) на електронну адресу органу (підрозділу) поліції, приймаються та реєструються службою діловодства.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

Форма для подання електронних звернень громадян до Націо­нальної поліції України розміщується на офіційному веб-сайті Наці­ональної поліції України і повинна мати графи для зазначення гро­мадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

Усні звернення, що надійшли на телефонну «гарячу лінію» На­ціональної поліції України (далі - «гаряча лінія»), приймаються підрозділом забезпечення діяльності «гарячої лінії» (далі - контакт- центр) та заносяться до електронного реєстру вхідних дзвінків, які надходять на «гарячу лінію».

В електронному реєстрі вхідних дзвінків, які надходять на «га­рячу лінію», на звернення заводиться електронна реєстраційна карт­ка звернення, в якій зазначають прізвище, ім’я, по батькові заявника, номер контактного телефону, місце проживання заявника - фізичної

Глава 6. Порядок розгляду звернень та організації проведення особистого прийому громадян в органах та підрозділах Національної поліції особи, електронну адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, прохання чи вимоги. Кожному зверненню надається індивідуальний номер.

У разі якщо заявник не називає свого прізвища, імені, по бать­кові, звернення реєструється як анонімне і розгляду не підлягає.

Звернення, в якому не викладено суті порушеного питання (за­уваження, пропозиції, прохання або вимоги до органів поліції), не розглядається, про що працівник контакт-центру повідомляє заяв­ника.

Інформацію про звернення, внесені до електронного реєстру вхідних дзвінків, які надходять на «гарячу лінію», контакт-центр у той самий день надсилає в електронному вигляді органу (підрозді­лу) поліції, до компетенції якого належить розгляд порушених у зверненні питань.

В органах (підрозділах) поліції, яким надано доступ до елект­ронного реєстру вхідних дзвінків, що надходять на «гарячу лінію», визначається посадова особа, яка відповідає за прийняття, реєстра­цію звернень громадян, що надійшли з контакт-центру.

Відомості про відповідальних посадових осіб, їхні контактні те­лефони подаються до служби діловодства центрального органу управління поліції.

Під час прийняття звернень до розгляду відповідальною осо­бою протягом доби до електронного реєстру вхідних дзвінків, які надходять на «гарячу лінію», вноситься інформація про реєстрацію звернень у журналі реєстрації звернень громадян або РКК.

У разі якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції поліції, такі звернення протягом п'яти днів пересила­ються працівниками контакт-центру за належністю відповідному органу державної влади або посадовій особі з одночасним повідом­ленням про це заявника. Відповідна інформація вноситься до елек­тронного реєстру вхідних дзвінків, які надходять на «гарячу лінію».

Під час реєстрації звернень, які надійшли з контакт-центру, до реєстраційного номера додається позначка «ГЛ» (наприклад М-70/ГЛ).

Інформацію про результати розгляду звернень відповідальна особа вносить до електронного реєстру вхідних дзвінків, які надхо­дять на «гарячу лінію».

Прийняття звернень громадян, що надійшли на телефонну «га­рячу лінію», здійснюється відповідно до затвердженого графіка роботи.

У разі надходження на «гарячу лінію» звернень громадян про вчинення кримінального (адміністративного) правопорушення чи іншу подію, яка потребує невідкладного реагування (аварія, стихій­не лихо, епідемія, пожежа тощо), інформація негайно передається до чергової служби центрального органу управління поліції, міжре­гіонального територіального органу поліції або відповідного тери­торіального органу поліції та (за необхідності) до відповідного ор­гану державної влади.

На звернення громадян довідкового характеру працівники ко- нтакт-центру в межах компетенції усно надають необхідні роз'яс­нення або довідкову інформацію, про що вносяться відповідні відо­мості до електронного реєстру вхідних дзвінків, які надходять на «гарячу лінію».

Усні звернення громадян, отримані під час проведення прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України, записуються відпові­дальною посадовою особою в картці реєстрації усних звернень гро­мадян, отриманих під час прямої телефонної лінії Кабінету Мініст­рів України.

Звернення громадян, які надійшли з державної установи «Уря­довий контактний центр», приймаються, роздруковуються та реєс­труються службою діловодства.

Під час реєстрації таких звернень до реєстраційного номера додається позначка «КЦ» (наприклад М-70/КЦ).

За результатами розгляду вказаних звернень головний вико­навець подає до служби діловодства скановану копію відповіді зая­внику для внесення відповідної інформації до електронної бази даних звернень державної установи «Урядовий контактний центр».

Якщо у зверненні разом з питаннями, що належать до компете­нції органу поліції, порушено питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади, копія такого звернення протягом п'яти днів надсилається відповідному органу державної влади з одночасним повідомленням автора звернення.

Не допускається розголошення одержаних із звернень грома­дян відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охо­роняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян.

Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягає розголо­шенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інфор­мації, що міститься у зверненні, особам, яких стосується справа.

Повторні звернення громадян реєструються в тому самому по­рядку, що й первинні. При цьому у правому верхньому куті звернення проставляється штамп для позначення повторного звернення, а в журналі реєстрації звернень громадян, журналі обліку особистого прийому громадян або в РКК робиться відповідна відмітка. Таке зве­рнення з урахуванням матеріалів розгляду попереднього звернення доповідається керівникові органу (підрозділу) поліції або його засту­пникам відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і на­дійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), облікову­ються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб (на­приклад М-401/1, М-401/2, М-401/3). Анонімні звернення відповідно до ст. 8 Закону України «Про звернення громадян» розгляду не підля­гають (крім анонімних повідомлень про порушення Закону Украї­ни «Про запобігання корупції»). Анонімні звернення після реєстрації доводяться до відома керівників органів (підрозділів) поліції для врахування під час здійснення покладених на них завдань і функцій.

Працівником поліції без зазначення авторства (анонімно) може бути надано відповідне повідомлення, яке підлягає розгляду відпо­відно до ст. 53 Закону України «Про запобігання корупції»^[174].

Якщо у зверненні, що надійшло до органу (підрозділу) поліції, міститься інформація про кримінальні правопорушення, що вчинені або готуються, після реєстрації в службі діловодства воно підлягає обов’язковій реєстрації в журналі єдиного обліку заяв і повідомлень про вчинені кримінальні правопорушення та інші події та розгляду відповідно до вимог Кримінального процесуального кодексу Украї­ни. Інформація (номер і дата) про реєстрацію в журналі єдиного обліку заяв і повідомлень про вчинені кримінальні правопорушен­ня та інші події працівниками чергової служби передається до служ­би діловодства відповідного органу (підрозділу) поліції ^[175].

6.3.