26.5. Аудит организации первичного учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками

При проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитору необходимо оценить качество первичной информации, поступающей в систему бухгалтерского учета. Связано это с тем, что практически все документы данного раздела поступают на предприятие извне, увеличивая внутрихозяйственный и контроль­ный риски при проведении аудита данного раздела.

• отсутствие многократного контроля за первичными докумен­тами на стадии их создания и проверки (как это происходит с до­кументацией, создаваемой на предприятии);

• сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов;

• большая вероятность несвоевременного поступления под­тверждающих документов;

• значительная часть первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с дого­ворами на оказание услуг) не унифицирована. Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности.

В таких условиях анализ организации первичного учета позво­лит аудитору более квалифицированно провести основные ауди­торские процедуры по данному разделу и более обоснованно оп­ределить объемы выборки и способы отбора элементов проверяемой совокупности. Кроме того, результаты организации первичного учета позволят ответить на вопрос о качестве первичной учетной докумен­тации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудитор­ских доказательств.

Аудит организации первичного учета строится по следующей схеме: 1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних и внешних факторов (среди внешних — требования законодательства, принадлежность организации, специфи­ка отрасли, размеры предприятия, местоположение, используемые ре­сурсы; внутренние факторы - организационная структура, философия управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспе­чение, техническая оснащенность).

450 Раздел IV.

2. Оцениваются величины внутрихозяйственного риска системы первичного учета на данном участке по результатам проведения анали- тических процедур.

3. Определяются примерные объемы первичной учетной докумен- тации, представляемой к проверке, по данному разделу учета.

Вариант опросника работников бухгалтерии, ведущих учет расче­тов с поставщиками и подрядчиками, приведен в табл. 26.4.

При проведении аудита организации первичного учета по разделу учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются сле­дующие методы сбора аудиторских доказательств.

Проверка достоверности (полноты и точ­ности) фактов оприходования товарно-ма­териальных ценностей, принятия к учету ра- \' бот, услуг (далее ТМЦ). Основная цель — достижение уве ренности в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услу­гам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению ТМЦ — выборка репрезентативная (осуществлять с помощью случайного или систематического отбора); операции по приобретению работ, услуг — выборка непредставительная, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. При этом, проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном «наборе» услуг, предоставляемых проверяемой организа ции за определенный период, которую возможно получить в результате устного опроса или используя учетные регистры за предыдущие периоды. Проводя эту процедуру, аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур). После чего сверить данные вышеуказанных документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

Проверка оперативности регистрации фак­тов поступления сырья и материалов, оказания услуг. Аудитор должен установить причины расхождений (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, имеют такие факты разовый или систематический характер. С помощью опроса главного бухгалтера (его заместителя или работника отдела по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками) аудитор должен выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация. Осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их

Глава 26. Аудит учета расчетов с поставщиками и подрядчиками 451

отсутствия, некомплектности или некачественности, и как в таких ситуациях происходит принятие к учету ТМЦ, работ, услуг. Также, для целей настоящей процедуры, аудитору будет полезно ознако­миться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, и документам последних уделить особое внимание.

Проверка законности первичной учетной документации (ПУД) по операциям расчетов с поставщиками и подрядчиками. Проведение этой процедуры обязательно. Ее цель — получение достаточного количе­ства доказательств того, что весь массив ПУД имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). Аудитор полистно просматривает те документы, которые были ото­браны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными крите­риями). К проверке документации, оформляющей операции, по ко­торым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью.

По результатам проведения данной процедуры аудитор должен вы­явить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформ­лены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

Проверка соблюдения графика докумен­тооборота. Проверка проводится с целью установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с постав­щиками и подрядчиками, и на все ли первичные документы он со­ставлен. В ходе данной процедуры целесообразно заполнить таблицу 26.5, чтобы проследить основные этапы документооборота всех пер­вичных документов, участвующих в оформлении операций по расче­там с поставщиками и подрядчиками.

При необходимости аудитор может также лично проследить за Движением конкретного документа и исполнением сроков его соз­дания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны только формально, есть риск того, что:

• некоторые первичные документы могут отсутствовать;

• некоторые первичные документы могут быть утеряны;

• некоторые первичные документы будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно (например, в следую­щем отчетном периоде);

• в некоторых документах будут содержаться приписки и про­чие злоупотребления (так как отсутствие контроля способствует Подобным ситуациям).

454 Раздел IV. Методика детальной проверки оборотов и сальдо

Исходя из этого, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах. Нацелена на получение достаточного количества доказа­тельств того, что при принятии документа к учету были соблюдены следующие принципы:

1) было достаточно оснований для регистрации документа в системе учета;

2) все документы, оформляющие проверяемые операции, заре­гистрированы полностью;

3) все документы зарегистрированы своевременно;

4) все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;

5) все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции, и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

6) документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов предшествующих про­цедур. Особо внимательно следует подойти к:

• документам, на которые не "составлены графики документо­оборота;

• операциям, где первичные документы отсутствуют либо в них отсутствуют определенные реквизиты.

Проверка организации хранения документов и организации доступа к ПУД. Цель проведения данной процедуры — установить, соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения документов в архиве предприятия. Если на предприятии нет четко установлен­ного порядка хранения документации в период исполнения доку­ментов и в период хранения уже исполненных документов в архи­ве — присутствует большой риск несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией, как то: приписки, исправления в документах, унич­тожение или подлог документов.

Все организации обязаны хранить первичную учетную докумен­тацию не менее пяти лет1. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

1 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п. 98).

Глава 26. Аудит учета расчетов с поставщиками и подрядчиками 455

Источниками информации аудитору могут служить: графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив), оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизи­рованным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного раздела учета.

Сведения, полученные в ходе аудита организации первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (глубины проверки бухгалтерского и налогового уче­та, определения объемов выборки на отдельных участках и спосо­бов отбора проверяемой совокупности).