1.2. Методика качественного описания хозяйствующегосубъекта

Описание любого хозяйствующего субъекта, на наш взгляд, достаточно полно может быть представлено четырьмя составляющими:

Целью и перечнем предметов (областей) деятельности.

Структурой, которая подразделяется на:

Организационную структуру.

Финансовую структуру.

Функциями составляющих его организационную

структуру элементов (структурных подразделений).

Процедурами (механизмами) функционирования (биз- нес-процессами), описывающими взаимодействие хозяйствующего субъекта с внешней средой и взаимодействие его структурных подразделений в процессе реализации целей хозяйствующего субъекта через его предметы деятельности или распределение финансового результата, полученного организацией, между элементами его финансовой структуры.

Для понимания функционирования хозяйствующего субъекта также важно иметь представление о внешних про-цедурах (бизнес-процессах), которые он может задействовать для осуществления своей деятельности (реализации целей через предметы деятельности).

Для реализации внутренних и внешних процедур хозяйствующий субъект использует имеющиеся в его распоряжении финансовые ресурсы.

Хозяйствующий субъект персонифицируется либо с его собственниками (учредителями, акционерами, участниками), либо с его единоличным (генеральный директор) или коллегиальным (правление) исполнительным органом.

Наш подход к описанию хозяйствующих субъектов в части включения процедур (механизмов) функционирования основывается на [35] и [53], а в части включения структуры - на [54, 167, 294].

Рассмотрим составляющие описания хозяйствующего субъекта более подробно.

Целью (целями) функционирования хозяйствующего субъекта являются цели, устанавливаемые его учредителями (фиксируются в уставе организации).

исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов;

получение прибыли.

Следует отметить, что в первом случае цель функционирования фактически совпадает с перечнем предметов деятельности.

Перечень предметов деятельности указывает на те области деятельности, в которых хозяйствующий субъект реализует свои цели. В качестве примера можно привести нижеследующие предметы деятельности:

производственная деятельность;

торговая деятельность;

проведение работ и оказание услуг в соответствующих областях;

внешнеэкономическая деятельность;

издательская деятельность;

работы по планированию, созданию и размещению рекламы и т.д., и т.п.

Под организационной структурой хозяйствующего субъекта следует понимать перечень составляющих его подразделений (элементов) с указанием или без указания подчиненно-

сти (иерархии). Количество структурных подразделений в организации, очевидно, может изменяться по решению собственников или исполнительного органа.

Под финансовой структурой организации понимается группировка структурных подразделений хозяйствующего субъекта по отношению к распределению доходов организации. Описание финансовой структуры организации включает принципиальное описание этого распределения. Очевидно, существует соответствие между организационной и финансовой структурами хозяйствующего субъекта.

Функции структурного подразделения описываются либо в положении о соответствующем структурном подразделении, либо задаются исполнительным органом организации (уполномоченными им лицами) в виде устных инструкций. При достаточной квалификации персонала возможно также функционирование структурных подразделений на основе понимания своих обязанностей сотрудниками этих подразделений. При этом позиционирование функций со стороны исполнительного органа необходимо только в случае возникновения конфликтных ситуаций.

Функции конкретных подразделений могут быть описаны путем перечисления в виде отдельных списков, соответствующих каждому подразделению.

Процедуры функционирования - процедуры (алгорит-мы) решения хозяйствующим субъектом отдельных задач, связанных с конкретным предметом деятельности этого субъекта, реализуемые путем использования (последовательного или параллельного) функций составляющих его подразделений или задействования функций других хозяйствующих субъектов (использования внешних процедур).

Конкретные процедуры функционирования, описывающие распределение финансового результата - прибыли или дохода хозяйствующего субъекта между элементами его фи-

нансовой структуры называют финансовыми схемами (внутренние финансовые схемы).

Финансовый ресурс (доход), который хозяйствующий субъект использует для реализации внутренних и внешних процедур (для покрытия издержек) поступает к нему извне в процессе его деятельности, как правило, в количествах, превышающих необходимое для реализации этих процедур

Организация (хозяйствующий субъект) сама может являться элементом макроструктур двух типов:

а) владельческих схем;

б) схем финансовой оптимизации, связанных с выделением отдельных хозяйствующих субъектов в качестве центров затрат и центров прибыли (внешние финансовые схемы).

При рассмотрении владельческих схем и схем финансовой оптимизации входящие в них организации (хозяйствующие субъекты) следует рассматривать не как субъекты, а как объекты.

Следует отметить, что по смыслу вышесказанного субъектами являются сама организация, а также составляющие ее структурные подразделения. Данное исследование не доходит до уровня рассмотрения истинных субъектов - сотрудников организации - конкретные мотивационные аспекты их деятельности не рассматриваются. Следует, однако, отметить, что этим вопросам уделяется большое внимание в работах [35, 53], а также в работах [37, 51, с.

В целях анализа процедуры функционирования представляются, как правило, в виде графических схем. Графические схемы представляют собой описания, состоящие из блоков (прямоугольников или иных фигур), соответствующих структурным подразделениям, соединенных направленными дугами (стрелками), соответствующими передаче информации или иных ресурсов (в случае описания производственных процессов).

Сложные процедуры функционирования могут изображаться в виде блок-схем. При этом хозяйствующий субъект фактически описывается не в виде иерархической структуры, а в виде структуры, объединенной горизонтальными связями

(конвейер). В этом случае, для ясности описания, в блоках целесообразно помещать не название соответствующего подразделения («договорной отдел»), а его конкретную функцию или ее детализацию («составление текста договора») либо условие ветвления процедуры («имеется ли товар на складе?»). При этом каждая из процедур (блоков), задействованных в блок-схеме, должна быть помечена соответствующим указателем, показывающим, какое именно структурное под-разделение хозяйствующего субъекта реализует данную процедуру, и какая именно его функция (если задана ее детализация) задействуется при этом.

Графические схемы, описывающие внешние процедуры, называют «бизнес-схемами». Бизнес-схемы, как правило, содержат, кроме всего прочего, описание направления движения финансовых потоков между хозяйствующими субъектами, задействованными в описываемой данной бизнес-схемой внешней процедуре функционирования.

Если в графических схемах, описывающих бизнес- схемы, в соответствие дугам поставить объемы ресурсов (например, финансы или время), то мы получим сетевой график данной процедуры, а сама процедура будет представлять собой проект.

Проектам и управлению ими посвящена значительная по объему литература; см., например, [57, 80, 192].

Нужно отметить, что, если следовать излагаемому нами взгляду на описание хозяйствующих субъектов, то система документооборота, являющаяся главным объектом анализа при информационном подходе к исследованию организаций, рассматривается как совокупность проекций процедур функционирования на бумажные или электронные носители.

Предлагаемый нами подход к описанию хозяйствующих субъектов достаточно близок к подходу, изложенному в [34, с. 184 - 185], с той разницей, что в представленной нами модели основное внимание уделяется «геометрии» хозяйствующего субъекта - его качественному описанию, а «физика» - количественное описание, остается, по крайней мере, на первоначальном этапе рассмотрения хозяйствующего субъекта, за ее рамками. Также следует отметить, что в отличие от подхода, предложенного в [34], наше описание не доходит до уровня персональных исполнителей (сотрудников) - т.е. до уровня реальных субъектов.

Понятию «описание хозяйствующего субъекта», вводимому в настоящей работе, соответствует понятие «организа-ционная структура» из [196, с. 180 - 181]. Нашему понятию «процедуры функционирования» соответствует понятие «связи» из [196]. Но наш подход к описанию в силу его определенного «минимализма» позволяет вычленять конкретные, обозримые процедуры функционирования (связи). Это позволяет описывать конкретные процессы и доводить описания до уровня, на котором возможно их достаточно простое проектирование на систему документооборота. Понятие «процедуры функционирования» также в целом соответствует понятию «бизнес-процесса», введенному в [186, с. 98 - 104].

В настоящем разделе мы концентрируемся непосредственно на описании хозяйствующего субъекта и, в отличие от [186], не обсуждаем вопрос приведения в соответствие процедур функционирования (бизнес-процессов) целям хозяйствующего субъекта. Но в согласии с [186] и [269], здесь следует подчеркнуть, что для большего соответствия целям хозяйствующего субъекта процедуры функционирования (бизнес- процессы) могут быть трансформированы, т.е.

В работе [201] основное внимание уделяется описанию видов структур хозяйствующих субъектов и видов взаимодействия элементов (структурных подразделений) внутри самой структуры (вертикальные и горизонтальные взаимодействия), а также формированию внеиерархических элементов структу-

ры (целевые группы, команды). Такой подход очень важен для анализа крупных организаций с высоким уровнем бюрократизации. В работе [201] также уделяется большое внимание проблемам так называемого «организационного проектирования», т.е. формированию структуры, заданию функций структурных подразделений и процедур функционирования в соответствии с целями хозяйствующего субъекта. Понятие «организационное проектирование» для новых хозяйствующих субъектов вполне соответствует понятию «реинжиниринг» для уже функционирующих.

Для крупных организаций или для систем, состоящих из нескольких хозяйствующих субъектов, процедуры реинжиниринга реализуются в виде «целевых комплексных про-грамм». По поводу целевых комплексных программ существует достаточно большая по объему литература [236, 237]. Из последних по времени работ можно указать, например, на [255, с. 109 - 126]. Реализация таких программ и управление ими осуществляется методами, изложенными, например, в [237].

В работе [30] основное внимание уделяется стратегии предприятия - формированию наиболее эффективных способов реализации целей предприятий через их предметы деятельности, а также проблеме инноваций - созданию новых для хозяйствующего субъекта предметов деятельности и привлечению для этого ресурсов (инвестиций). В этой же работе достаточно широко обсуждаются методы принятия решений единоличным или коллегиальным исполнительным органом хозяйствующего субъекта.

На основе вышеизложенного рассмотрим описание конкретного хозяйствующего субъекта - коммерческой фирмы (далее - КФ), основным видом деятельности которой является реализация импортируемого технологического оборудования.

Рассматриваемая КФ имеет следующие цели:

исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов;

получение прибыли.

КФ имеет следующие предметы деятельности в порядке убывания их значимости:

торговля технологическим оборудованием;

осуществление операций по импорту и экспорту товаров;

техническое обслуживание технологического оборудования;

разработка конструкторской и технической документации;

производство технологического оборудования;

разработка и производство программного обеспечения;

обслуживание, ремонт и пусконаладочные работы в области вычислительной техники и другие.

Данный список предметов деятельности является непол-ным и открытым.

Структура хозяйствующего субъекта и функции состав-ляющих его подразделений могут быть представлены в виде неполного и открытого списка, приведенного в Приложении 1.2.1, где для каждого структурного подразделения приведен неполный и открытый список исполняемых им функций.

Что касается иерархии, то, очевидно, подразделение «Дирекция» находится на верхнем уровне иерархии, поскольку в него в данном случае входит единоличный исполнительный орган КФ - Генеральный директор и группа лиц, которым он, как правило, делегирует через инструмент доверенностей часть своих полномочий - заместители генерального директора.

Принципиальная схема финансовой структуры рассмат-риваемой организации (КФ) приведена в Приложении 1.2.2. В этом же приложении указано соответствие между организационной и финансовой структурами этого хозяйствующего субъекта.

В качестве примера внутренней процедуры функционирования приведем описание основного технологического цикла организации - продажи технологического оборудования, соответствующего одноименному предмету деятельно-

сти. Эта процедура, в силу своей сложности, оформлена в виде блок-схемы, приведенной в Приложении 1.2.3.

В качестве примера внешней процедуры приведем биз- нес-схему доставки товара от производителей до покупателей, представленную в Приложении 1.2.4.

В данном разделе на примере коммерческой фирмы, ос-новным предметом деятельности которой является торговля технологическим оборудованием, мы сделали попытку составить методику качественного описания хозяйствующих субъектов. Эта методика, на наш взгляд, состоит в выделении и описании четырех качественных компонент объекта: цели и перечня предметов (областей) деятельности, структуры, функций составляющих элементов, процедур функционирования.

Представленная методика, на наш взгляд, может быть использована для анализа хозяйствующего субъекта с тем, чтобы определить его т.н. «проблемные области», возникающие затруднения в которых могут быть устранены путем применения оптимизационных методов и построения и ис-следования оптимизационных моделей внутрифирменного управления. Примеры реализации моделей и методов такого типа будут приведены в последующих главах и разделах книги.

Структура и функции подразделений хозяйствующего субъекта (коммерческой фирмы)\r\n Подразделение Функции\r\n1 ОТДЕЛ ПРОДАЖ (функция со знаком * выполняется специализиро-ванным подразде-лением отдела продаж - сервисным центром) 1.1 Проведение переговоров с за-казчиком, организация продаж\r\n 1.2 Проведение ценовой политики\r\n 1.3 Осуществление закупки (в части заказа) товаров\r\n 1.4 Инсталляция и сервисное об-служивание оборудования *\r\n 1.5 Работа с заказчиками по оформлению документов\r\n 1.6 Мониторинг процесса произ-водства и отгрузки у произво-дителя\r\n2 ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ 2.1 Осуществление расчетов с по-ставщиками. Контроль платежей\r\n 2.2 Контроль за поставкой товаров от производителя\r\n 2.3 Бюджетирование и оценка фи-нансовых результатов\r\n 2.3 Контроль договоров и испол-нение схем оплаты товаров\r\n 2.5 Управление и учет сложных контрактов\r\n 2.6 Организация доставки товаров по стране и экспорта товаров (совместно с 1 и 7)\r\n

\r\n Подразделение Функции\r\n3 БУХГАЛТЕРИЯ 3.1 Ведение архива документов\r\n 3.2 Регистрация операций\r\n 3.3 Расчет балансов\r\n 3.4 Выписка счетов, накладных и счетов-фактур\r\n 3.5 Работа с заказчиками и менед-жерами по оформлению доку-ментов\r\n 3.6 Учет сложных контрактов\r\n 3.7 Контроль договоров в части налогообложения и бухгал-терского оформления\r\n 3.8 Осуществление платежей\r\n 3.9 Контроль за поступлением средств\r\n4 ДОГОВОРНЫЙ ОТДЕЛ 4.1 Составление договоров и со-гласование их условий\r\n 4.2 Ведение переговоров по дета-лизации условий договоров\r\n 4.3 Выставление претензий и су-дебное представительство\r\n5 СКЛАД 5.1 Учет товаров на складе\r\n 5.2 Отпуск товаров по накладным\r\n 5.3 Оприходование товаров из вновь поступивших партий\r\n6 ХОЗЯЙСТВЕННАЯ СЛУЖБА 6.1 Организация погрузо- разгрузочных работ\r\n 6.2 Поддержание нормальных условий функционирования подразделений\r\n 6.3 Организация доставки товаров в пределах города- месторасположения коммер-ческой фирмы\r\n 6.4 Управление транспортом.\r\n

\r\n Подразделение Функции\r\n7 ТАМОЖЕННЫЙ ОТДЕЛ 7.1 Организация таможенного оформления грузов\r\n 7.2 Работа с перевозчиками\r\n8 СЕКРЕТАРИАТ 8.1 Первичная работа с клиентами\r\n 8.2 Подготовка исходящей и внутренней документации\r\n 8.3 Информационное и предста-вительское обеспечение дея-тельности дирекции\r\n 8.4 Регистрация входящей и ис-ходящей документации\r\n9 ОТДЕЛ КАДРОВ 9.1 Кадровый учет\r\n 9.2 Выпуск приказов и распоря-жений\r\n10 ДИРЕКЦИЯ 10.1 Общая ответственность за организацию\r\n 10.2 Подписание документов\r\n 10.3 Внешнее представительство\r\n 10.4 Работа с учредителями\r\n 10.5 Задание внутренних регла-ментов\r\n 10.6 Кадровая политика\r\n11 ВНЕШНИЕ (ЗА-ИМСТВОВАННЫЕ) ФУНКЦИИ 11.1 Охрана\r\n 11.2 Аудит\r\n 11.3 Адвокатура\r\n 11.4 Прикладные научные иссле-дования и конструкторские разработки\r\n 11.5 Перевозка\r\n 11.6 Ремонтно-строительные работы\r\n

Финансовая структура хозяйствующего субъекта.

\r\n СУБЪЕКТЫ ФОРМА ОПЛАТЫ ТРУДА\r\n1 МЕНЕДЖЕРЫ Получают фиксированную зарплату и фиксированный процент от прибыли (или дохода) организации\r\n2 СОТРУДНИКИ ОБЕС-ПЕЧИВАЮЩИХ ПОД-РАЗДЕЛЕНИЙ Получают фиксированную зарплату и премию (% от зар-платы) по итогам полугодия (года)\r\n3 РУКОВОДСТВО Получают фиксированный процент от прибыли организации\r\nСоответствие между организационной и финансовой структурами хозяйствующего субъекта

МЕНЕДЖЕРЫ = Отдел продаж

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ = Бухгалтерия + Договорный отдел + Хозяйственная служба + Таможенный отдел + Секретариат + Отдел кадров

РУКОВОДСТВО = Финансовый отдел + Дирекция

ОСНОВНОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ цикл (продажа оборудования)

1.1,8.1

\r\n1 >

10.2\r\nподписание договора дирекцией\r\n \r\nподписание договора заказчиком\r\n- 3.1\r\nпоступление договора в архив бухгалтерии

I

3.3

выставление счета заказчику

6.2,11.5

доставка товара на склад\r\nорганизация погрузочно- разгрузочных работ\r\n 1 5.3\r\n

\r\nвыписка накладных и \r\nсчетов-фактур \r\n< < 5.2\r\nотгрузка товара\r\n 1 11.5\r\nдоставка товара\r\n

.