1.12. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы (ведомости), в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также в виде магнитных лент, дисков, дискеток и иных машинных носителей.
В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет.
На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.
Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах, они заводятся, как правило, на месяц или квартал.
Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, — путем копирования).
Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер-ской отчетности — коммерческая тайна. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах — подписями лиц, удостоверивших документ; в учетных регистрах — подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «Исправлено» и правильный текст или сумму.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.
Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 ООО руб., а ошибочно записали 10 ООО руб., то на разность между этими суммами — 30 ООО руб. (40 ООО - 10 000) — нужно составить дополнительную проводку.Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно», суть которого состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка, с правильной корреспонденцией счетов, и записывается в регистры обычными чернилами.
Пример
В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40 ООО руб. Ошибочно была составлена следующая проводка:
1) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 1 ^q qqq ^ Кредит счета 50 «Касса» J ^
При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных лиц).
Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры.
1а) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 1 |_40 ООО б Кредит счета 50 «Касса» J I
После этого составляют правильную проводку:
16) Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 ^q qqq ^ Кредит счета 50 «Касса» J
На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Дебет
Кредит\r\n1) 40 000 \r\n1а) 1-40 000| \r\nОборот (40 000 - 40 000) \r\nСальдо - \r\n Счет 50 «Касса» \r\nДебет Кредит\r\nСальдо 100 000 1) 40 000\r\n 1а) 16) 1-40 000| 40 000\r\nОборот ¦ Оборот (40 000 - + 40 000) 40 000 40 000 +\r\nСальдо 60 000 \r\n
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Дебет Кредит
16) 40 ООО
Оборот 40 ООО
Сальдо 40 ООО
Способ «красное сторно» применяют также для исправления ошибок в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции. Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.