3;7. Автоматизированный способ ведения учета

Возник с появлением мини-ЭВМ, внедрение которых привело к принципиальным изменениям технологии регистрации, накопления, обработки учетных данных и формирования предусмотренной отчетности.

Этот способ требует разработки компьютерного Плана счетов, предусматривающего возможность программным путем получать данные синтетического и аналитического учета и регламентированных форм внешней отчетности.

В каждом отчетном периоде циклически повторяются следующие стадии обработки информации:

1. Документирование фактов хозяйственной деятельности и формирование внутримашинной базы данных.

2. Обобщение учетной информации, формирование текущих регистров и внутренних отчетов.

3. Завершение отчетного периода и изготовление бухгалтерской, налоговой, статистической и других форм отчетности.

Основными документами для ввода первичной информации являются журнал операций и журнал проводок,

В первом фиксируют основные данные первичного документа,

В журнале проводок в хронологической последовательности в разделе каждого документа указывают содержание операции, дебе- тусмые и кредитуемые счета первого и второго порядка, суммы и количество учитываемого объекта*

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению обрабатываемой информации. В процедуре бухгалтерского учета такое движение представляет собой отражение учетных записей в регистрах.

В АСУ основным регистром, используемым для группировки и обобщения учетной информации в систематическом порядке, является бухгалтерский счет. Информационная база состоит из массива входящих остатков, оборотов по дебету и кредиту счетов, субсчетов, объектов аналитического учета и исходящего сальдо. Данные выдаются либо в автоматическом режиме по мере регистрации бухгалтерских записей или по запросу пользователя.

Указанная информационная база, хранящаяся в компьютере, является основным источником формирования любых аналитических и синтетических регистров, оборотных ведомостей.

Форма регистров отличается от традиционной, что обусловлено ориентированием на удобство восприятия информации с экрана монитора компьютера.

По окончании периода рассчитывают итоговые обороты и исходящее сальдо. В дальнейшем реализуются процедуры закрытия месяца, квартала, года, регламентированные нормативной базой и отраслевыми инструкциями. Затем выполняются окончательные расчеты и формируется заключительный баланс, другие отчеты для всех органов.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки, а при необходимости и накопительные итоги с начала года, квартала автоматически переносят на следующую дату. Таким образом, концептуальная модель автоматизированной формы учета освобождает бухгалтерскую службу от рутинной работы, позволяет главное внимание сосредоточить на контроле и анализе эффективности деятельности.