16.5. УЧЕТ ПО ЦЕНТРАМ ЗАТРАТ
Центром затрат может быть отдельное рабочее место, например по сборке какого-либо объекта, отдельная производственная операция или несколько операций, имеющих одинаковую характеристику, отдельный станок или группа станков, бригада, участок, цех или другая часть организации.
В качестве центра затрат может выступать организационная единица организации (бригада, участок, отделение, цех и др.), или же соответствующая организационная единица подразделяется на отдельные центры затрат.
Основой выделения центров затрат является единство выполнения операций и функций и используемого оборудования.Выбор центров затрат зависит от организационных и других особенностей организации, а также целей, поставленных ее руководством. Следует при этом учитывать, что с увеличением центров затрат эффективность контроля за затратами повышается с одновременным увеличением расходов на ведение учета. Менеджеры должны установить оптимальное сочетание затрат на ведение учета с эффектом осуществления контроля за затратами по каждому центру затрат.
На выбор центров затрат большое значение оказывает возможность закрепления ответственности руководителей структурных подразделений и исполнителей за затраты по каждому центру. В связи с этим центры затрат создаются в соответствии с детализированной схемой организации предприятия и перечнем должностных обязанностей каждого работника организации. При необходимости в должностные обязанности работников вводятся соответствующие изменения.
Определение центров затрат начинают с низшего уровня управления затратами — отдельных исполнителей.
За каждым исполнителем закрепляют ответственность за те затраты, величина которых зависит от него.После установления центров затрат первого уровня определяют центры затрат второго, третьего и последующих уровней. При этом центры затрат последующих уровней могут включать ответственность за затраты как данного уровня, так и за затраты центров предшествующих уровней.
По каждому центру затрат ответственность соответствующих руководителей или исполнителей устанавливается только по контролируемым ими расходам. При установлении контролируемых расходов часто возникают проблемы, поскольку многие расходы могут контролироваться частично.
При отнесении расходов к контролируемым и неконтролируемым необходимо учитывать уровень управления и время осуществления расходов. Сущность влияния первого фактора заключается в том, что одни и те же расходы могут быть неконтролируемыми на одном уровне и контролируемыми на другом. Например, заработная плата на- чальника цеха является неконтролируемой статьей расходов на уровне цеха, но она является контролируемой на уровне руководителя организации, утверждающего штатное расписание.
Фактор времени также влияет на контролируемость отдельных затрат. Например, сумма арендной платы за какие-либо активы в течение срока действия договора на аренду является неконтролируемой. Однако в перспективе сумма арендной платы может быть изменена, или может быть принято решение о приобретении в собственность соответствующих активов.
После выбора центров затрат по каждому из них составляют смету затрат. При этом в сметы включают только те затраты, которые непосредственно контролируются исполнителем или другим ответственным за расходы.
Для организации контроля затрат по каждому центру важное значение имеет учет фактических расходов по каждому центру. Для этого на каждый центр затрат, как правило, открывают отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, каждому центру присваивают определенный номер (шифр затрат).
Прямые расходы учитывают по центрам затрат на основании первичных документов, в которых проставляют шифры затрат.
Косвенные расходы по центрам делятся на два вида:непосредственно относящиеся к данному центру затрат;
распределяемые из других центров затрат.
Некоторые организации на затраты центра относят только те накладные расходы, которые возникают в данном центре. Ставка накладных расходов по таким центрам определяется делением суммы накладных расходов на объем продукции (работ, услуг) данного центра, который может быть выражен в единицах изделий, их стоимости, человеко- или машино-часах, прямой заработной плате. Остальные накладные расходы в таких организациях распределяют по соответствующим ставкам, минуя центры затрат.
В организациях, распределяющих накладные расходы обоих видов, применяют ставки распределения накладных расходов по видам накладных расходов.
Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются:
включение в отчет только контролируемых расходов;
укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему;
отчетность должна содержать информацию об отклонениях, позволяющую реализовать принцип управления по отклонениям.
Сущность принципа управления по отклонениям заключается в предположении о том, что менеджеру более высокого уровня управ-
ления нет необходимости оперативно контролировать отдельные расходы и доходы центров ответственности низших уровней управления, если их величины существенно не отличаются от заданных. Если же отклонения по расходам и доходам существенны (обычно более 5%), то менеджерам более высокого уровня управления представляется дополнительная информация, объясняющая возникшие отклонения в соответствующем центре ответственности. На основе дополнительной информации менеджер принимает решения в пределах своих полномочий или представляет соответствующую информацию вышестоящему руководителю.
Отчеты об исполнении сметы центров затрат различных уровней, тыс.
руб.Таблица 16.1\r\nКонтролируемые затраты Затраты Отклонения по затратам (+.-)\r\n по смете фактически за месяц с начала года\r\nОтчет мастера отделения № 1\r\n1. Материалы 1000 980 -20 -10\r\n2. Заработная плата прямая 500 510 +10 +5\r\n3. Заработная плата обслужи-вающих рабочих 220 225 +5 +3\r\n4. Топливо и энергия на техно-логические цели 180 190 +10 +7\r\n5. Эксплуатация и ремонт обо-рудования 200 195 -5 -5\r\n6. Прочие расходы 100 105 +5 -3\r\n7. Итого затрат 2200 2205 +5 -3\r\nОтчет начальника цеха Мб 1\r\n1. Содержание аппарата управления цеха 400 410 +10 -\r\n2. Содержание прочего персо-нала 300 290 -10 -20\r\n3. Содержание и текущий ре-монт здания, сооружений, ин-вентаря 1000 1020 +20 -10\r\n4. Непроизводительные расходы X 20 +20 +50\r\n5. Прочие расходы цеха 300 290 -10 -30\r\n6. Итого расходы цеха 2000 2030 +30 -10\r\nПример составления отчетов центрами затрат различного уровня приведен в табл. 16.1.
Окончание табл. 16.1\r\nКонтролируемые затраты Затраты Отклонения по затратам\r\n по смете фактически за месяц с начала года\r\n7. Расходы отделений \r\nN21 2200 2205 +5 -3\r\n№2 2000 2050 +50 -70\r\n№3 2800 2780 -20 -30\r\nИтого расходы отделений 7000 7035 +35 +37\r\n8. Всего расходы по цеху 9000 9065 +65 +27\r\nОтчет заместителя директора по экономике\r\n1. Расходы на управление орга 2000 2060 +60 +100\r\nнизацией \r\n2. Общехозяйственные расходы 2000 1950 -50 -70\r\n3. Налоги, сборы и отчисления 1000 1000 - +10\r\n4. Непроизводительные расходы X 500 +500 +1000\r\n5. Итого общие расходы по ор 5000 5510 +510 +1040\r\nганизации \r\n6. Расходы цехов \r\n№ 1 9000 9065 +65 +27\r\n№2 8000 7905 -95 -27\r\n№3 10 000 10 050 +50 +100\r\nИтого 27 000 27 020 +20 +100\r\n7. Всего затраты организации 32 000 32 530 +530 +1440\r\n
В приведенных отчетах фактические затраты сопоставляются с рас-ходами по смете и рассчитываются отклонения по затратам. Для уста-новления динамики отклонений по месяцам в табл. 16.1 приведены данные по отклонениям с начала года.
Например, по прочим расходам в отделении № 1 за текущий месяц допущен перерасход на 5 тыс. руб. Однако с начала года по этой статье получена экономия на сумму 3 тыс. руб. и поэтому перерасход отчетного месяца может быть оправданным.При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить на непроизводительные расходы цехов и организации в целом, состоящие из потерь от простоев, потерь от недостач и порчи материальных ценностей, потерь от брака и др. Непроизводительные расходы в смете не отражаются.
При составлении отчета об исполнении сметы затрат по организации в целом следует иметь в виду, что для руководителя организации и его заместителя по экономике все затраты являются контролируе- мыми. Поэтому в отчете об исполнении сметы расходов по организации приводятся данные об общехозяйственных расходах, получаемых по данным бухгалтерского финансового учета.
При определении центров затрат, порядка учета затрат по ним, содержания отчетов об исполнении сметы различных уровней и оценке отклонений от сметы целесообразно использовать отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, а также отраслевые методические указания по анализу хозяйственной деятельности организаций.