2.5. Облік касових і фактичних видатків

У процесі своєї статутної діяльності бюджетні установи здійснюють різноманітні видатки: як оплачувані (тобто такі, що обмінюються на товар чи послугу), так і неоплачувані. Під видатками (не ототожнювати із затратами) розуміють суму коштів, витрачених бюджетними установами в процесі господарської діяльності в межах сум, установлених кошторисом — головним плановим та фінансовим документом, що визначає обсяг, цільове призначення та поквартальний розподіл коштів.

Тобто видатки — це державні платежі, що не підлягають поверненню (не створюють і не компенсують фінансових вимог).

Характерною особливістю обліку видатків бюджетних установ є їх поділ на касові та фактичні.

Касовими видатками вважають всі суми, отримані установою з поточних бюджетних рахунків у банку чи реєстраційних рахунків у відповідних органах Державного казначейства для їх використання (витрачання) згідно з кошторисом. При цьому касовими видатками вважають як кошти, отримані готівкою в касу установи, так і суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків. Звідси зрозуміло, що касові видатки не можна от отожнювати (плутати) з касовими операціями. Касові видатки — це не видача грошей з каси установи, а касове виконання бюджету (видача грошей з бюджетних рахунків). Прикладом касових видатків може бути отримання готівки в касу на видачу зарплати, перерахування коштів за матеріали, продукти харчування, обладнання, у фонди на соціальні заходи тощо.

Облік касових видатків ведеться за кодами економічної класифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюджетних (реєстраційних) рахунків обов\'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків,

Фактичні видатки, на відміну від касових, це дійсні видатки установи для виконання кошторису, що підтверджені відповідними первинними документами. Прикладом фактичних видатків можуть бути операції нарахування заробітної плати працівникам, списання витрачених медикаментів та продуктів харчування, списання витрат на відрядження за поданим авансовим звітом, нарахування внесків до спеціальних фондів на соціальні заходи тощо.

Такий розподіл видатків в обліку визначаться необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів. Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису

та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату. Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотримання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами. Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збігаються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків —- це касовий метод, при якому запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків —це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюються в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів, Так, наприклад, фактичні видатки за кодами 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ», 1120 «Нарахування на заробітну плату» та деякі інші у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку перерахування коштів за продукти харчування (касові видатки за кодом 1133), а потім списання витрачених продуктів після їх отримання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 1133). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває досить рідко), їх називають прямими видатками.

Основні види касових і фактичних видатків у розрізі окремих кодів економічної класифікації видатків бюджету наведені в табл. 2.4.

Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» та «Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженими ДКУ 10.12.1999 р.

№ 114.

Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» та 32 «Рахунки в казначействі» у розрізі відповідних субрахунків. Ці рахунки е активними, грошовими. За дебетом відображаються суми грошових коштів, Ідо були отримані у вигляді фінансування і плати за надані послуги, а за кредитом — використання вказаних грошових коштів та повернення плати.

Облік операцій з руху грошових коштів при меморіально-ордерній формі обліку в бюджетних установах ведеться в «Накопичувальних відомостях руху грошових коштів загального(спеціального) фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» т. ф. № 381 (бюджет) і № 382 (бюджет) - меморіальні ордери № 2 і № 3, затверджених наказом ДКУ від 27.07.2000 р. № 6Н. Якщо в установі використовується журнально-ордерна форма обліку, то такий облік ведеться у журналі 1 типової форми, затвердженої наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356.

Таблиця 2.4

Основні види касових і фактичних видатків бюджетних установ

Коди видатків	Касові видатки	Фактичні видатки
1110	Отримано кошти в касу установи для виплати заробітної плати	Нараховано заробітну плату
1120	Перераховано у Пенсійний фонд. Фонди соціального страхування нарахування на зарплату і відрахувати із зарплати	Нараховано внески на соціальні заходи та відрахування із заробітної плати
1131	Перераховано кошти за канцелярське приладдя. Інші господарські матеріали	Списано канцелярське приладдя та витрачені господарські матеріали
1132	Перераховано кошти постачальникам за медикаменти І перев\'язувальні засоби	Списано витрачені медикаменти і перев\'язувальні засоби
1133	Перераховано кошти постачальникам за продукти харчування	Списано витрачені продукти харчування
1140	Отримана готівка для видачі під звіт на відрядження	Списано на видатки суму авансового звіту про відрядження
1163	Перераховано кошти за використану електроенергію і т. ін.	Списано на видатки вартість використаної електроенергії на підставі документів електропостачальницької організації

Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах і централізованих бухгалтеріях ведеться у «Картціі аналітичного обліку касових видатків» типової форми, затвердженої наказом ДКУ від 06.10.2000р. № 100. Картка ведеться у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, Дія загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня бухгалтером на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних (поточних бюджетних)рахунків. Стан відшкодованих касових видатків записують ви зворотному боці картки.

Схему обліку касових видатків зображено на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Схема обліку касових видатків бюджетних установ

Облік фактичних видатків ведеться на активних затратних рахунках 80 «Видатки із загального фонд}\'» та 81 «Видатки спеціального фонду» у розрізі відповідних субрахунків. За дебетом цих рахунків відображають суми фактичних видатків, проведених упродовж року, за кредитом — наприкінці року списання сум фактичних видатків на результат виконання кошторису\'.

При меморіально-ордерній формі облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у меморіальних ордерах № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії!» т. ф. № 405 (бюджет), № б «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» т. ф. № 409 (бюджет), № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів» т. ф. №410 (бюджет), №8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т. ф. №386 (бюджет), №12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування» т.

ф. № 411 (бюджет), № ІЗ «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» т. ф. № 396 (бюджет). При журнально-ордерній формі облік фактичних видатків ведеться у журналах 3 і 5.

Аналітичний облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у спеціальній «Картці аналітичного обліку фактичних видатків» типової форми, затвердженої ДКУ одночасно з формою картки обліку касових видатків (06.10.2000р., наказ № 100). Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки.

Схему обліку фактичних видатків зображено на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Схема обліку фактичних видатків бюджетних установ

Розглянемо на умовному числовому прикладі, якими бухгалтерськими записами будуть відображені касові та фактичні видатки бюджетної установи і як зазначені операції будуть відображатися в регістрах аналітичного обліку. Для цього наведемо декілька господарських операцій з практики бюджетних установ (табл. 2.5).

На підставі зроблених записів про господарські операції заповнимо регістри аналітичного обліку касових і фактичних видатків, враховуючи, що всі наведені в табл. 2.5 операції стосуються основної статутної діяльності установи і здійснені за кошти державного фінансування із загального фонду на утримання установи. Схематично картки аналітичного обліку видатків (дещо спрощеної форми) наведено у табл. 2.6 і 2.7.

Таблиця 2.5

Реєстр господарських операцій бюджетної установи

		Кореспон		Код
		дуючі		економічної
		субрахун		класифікації
Зміст господарської операції	Сума	ки		видатків
				касових	фактич-
		Дт	Кт		них
1	2	3	4	5	6
1. Нарахована зарплата працівникам	25000	801	661	—	1110
установи за рахунок бюджетних асигнувань
2. Нараховано обов\'язкові збори від
фонду оплати праці:
до Пенсійного фонду	8000	801	651	—	1121
до Фонду соціального страхування	625	801	652	• —	1122
від тимчасової втрати працездатності
до Фонду страхування на випадок	125	801	653	—	1122
безробіття
до Фонду соціального страхування	50	801	654	—	1122
від нещасних випадків на виробництві
3 Відраховано із заробітної плати:
прибутковий податок	3950	661	641	—	—
внески до Пенсійного фонду	500	661	651	—	—
внески до Фонду страхування від	100	661	652	—	—
тимчасової втрати працездатності
внески до Фонду страхування на	250	661	653	—	—
випадок безробіття
профспілкові внески	250	661	666	—	—
за виконавчими документами	50	661	668	—	—
4. Отримано з реєстраційного рахунка до
каси:
на виплату зарплати	19900	301	321	1110	—
на службове відрядження керівника	300	301	321	(140	—
установи
5. Списано витрати з підзвіту Коров-	260	801	362	—	1140
кіна В.С. за видатками на службове відрядження
6. Внесено готівкою з каси на реєстра-	40	321	ЗОЇ	1140	—
ційний рахунок суму недовикористаного				(понов-
авансу на службове відрядження				лено)

Продовження табл. 2.5

bgcolor=white>321

1	2	3	4	5	6
7. Перераховано з реєстраційного рахунка збори і платежі: до бюджету прибутковий податок до Пенсійного фонду	3950 8000 500	641	321	1110 1121 1110	—
Разом	8500	651	321		—
до Фонду соціального страхування від тимчасової втрати працездатності	625 100	652	321	1122 1110	—
Разом	725	652	321	1122 1110	—
до Фонду страхування на випадок безробіття	125 250			1122 1110	—
Разом	375	653	321	1122 1110	—
до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві профспілкові внески аліменти (за виконавчими документами)	50 250 50	654 666 668	321 321 321	1122 1110 1110	—
8. Перераховано планові платежі постачальникам за продукти харчування	10000	361	1133	—
9. Нараховано РБУ за поточний ремонт приміщення	3000	801	675	—	1137
10. Перераховано магазину за обладнання	4800	364	321	2111	—
11. Отримано від магазину обладнання: вартість без ПДВ на суму ПДВ	4000 4000 800	104 801 801	364 401 364	—	2111 2111
12. Списано використані: продукти харчування канцелярське приладдя господарські матеріали	8000 100 600	801 801 801	232 231 234	—	1133 1131 1131
3. Нараховано за комунальні послуги: тепло постачання енергопостачання водопостачання	1000 1700 500	801 801 801	675 675 675	—	1161 1163 1162
14. Перерахована заборгованість за Комунальні послуги: теплопостачання водопостачання енергопостачання і т. ін.	1000 500 1700	675 675 675	321 321 321	1161 1162 1163	—

Таблиця 2.6

Картка аналітичного обліку касових видатків за квітень 200_ р.

Дата виписки органу Державного казначейства (банку)	Видатки за кодами економічної класифікації										Разом
	1110	1121	1122	1133	1140	1161	1162	1163	2111	і т. ін.
1	2	3	4	5	б	7	8	9	10	11-24	25
Касові видатки на початок місяця	70000	24500	2450	24000	700	4000	2000	5000	15000	42000	189650
4.04.	19900	—	—	—	300	—	—	—	—	_	20200
7.04.	5100	8000	800	„	—	—	—	—	—	—	13900
8.04.	—	—	—	10000	—	—	—	—	—	—	10000
10.04.	—	—	—	—	—	—	—	_	4800	—	4800
14.04.	—	—	—	—	—	1000	500	1700	—	—	3200
Відшкодовано видатків: 6.01.	—	—	—	—	40	_	—	—	_-	-	40
Усього видатків ч урахуванням сум відшкодування: за місяць з початку року	25000 95000	8000 32500	800 3250	10000 34000	260 960	1000 5000	500 2500	1700 6700	4800 19800	42000	52060 241710

Таблиця 2.7

Картка аналітичного обліку фактичних видатків за квітень 200_ р.

Дата	Номер меморіального ордера	Дебет субрахунка 801
		сума за ордером усього	у тому числі за кодами економічної класифікації видатків
		сума за ордером усього	1110	1121	И22	1131	1133	1137	1140	1161	1162	1163	2111	і т. ін.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15—27
Фактичні видатки на початок місяця		194450	75000	24000	3750	2100	16000	__	700	4600	2400	5900	15000	45000
01.04	5	25000	25000	—	—	—	—	_	—	—	—	—	—	—
02.04	5	8800	—	8000	800	—	—	—	—	—	—	—	—	—
05.04	8	260	—	—	—	—	—	—	260	—	—	—	—	—
09.04	6	3000	—	—	—	—	—	3000	—	—	—	—	—	—
11.04	4	4800	—	—	—	—	—	_-	—	—	—	_	4800	—
12.04	12	8000	—	—	—	—	§000	—	—	—	—	—	—	—
12.04	13	700	—	—	—	700	—	—	—	—	—	„	—	—
13.04	6	3200	—	—	—	—	—	—	—	1000	500	1700	—	—
Усього видатків з вирахуванням сум відшкодування: за місяць з початку року		53760 248210	25000 100000	8000 32000	800 4550	700 2800	8000 24000	3000 3000	260 960	1000 5600	500 2900	1700 7600	4800 19800	45000

Як видно з порівняння показників цих таблиць, суми касових і фактичних видатків не збігаються в часі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дозволяє вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії та інші господарські втрати бюджетних установ. Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння дар можливість виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.

Необхідно зауважити, що касові видатки бюджетних установ, які фінансуються через органи Державного казначейства, обліковуються два рази: один раз в органі казначейства (при списанні коштів :* реєстраційного рахунка установи) і другий раз — в самій установі (при отриманні виписки органу казначейства з реєстраційного рахунка). Тому можна сподіватись, що в майбутньому (при повному впровадженні в бюджетну сферу фінансування через органи казначейства) необхідність обліку касових видатків безпосередньо в бюджетних установах відпаде, а відтак значно зменшиться обсяг звітних показників про виконання кошторису видатків. Порівняльний же аналіз касових і фактичних видатків та фінансування можна буде здійснювати у відповідні строки шляхом порівняння даних органів казначейства про касові видатки та звітності установи про фактичні видатки між собою та із затвердженим кошторисом. Такі перспективи стають досить реальними при впровадженні в бюджетних установах автоматизованого обліку видатків з використанням персональних ЕОМ.

<< | >>

↑

Источник: П. Й. Атамас.. Основи обліку в бюджетних організаціях: Навчальний посібник.— Центр навчальної літератури, — 284 с.. 2003

Еще по теме 2.5. Облік касових і фактичних видатків:

- Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях - Основы бухгалтерского учета - Правовые аспекты бухгалтерского учета -