§ 2.2. Организация учета и контроля исполнения требований исполнительных документов в воинской части

Согласно Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 г. (N 205/2/588), прием поступающей в воинскую часть служебной корреспонденции, включая исполнительные документы, поступающие из соответствующих государственных органов, производится экспедицией или делопроизводством воинской части.

Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".

Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

Все поступающие в воинскую часть исполнительные документы с обязательным приложением почтового конверта регистрируются и учитываются в делопроизводстве воинской части в журнале учета служебных документов и в день регистрации подлежат рассмотрению командиром воинской части.

При регистрации исполнительных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения также ставится штамп.

Командир (начальник) воинской части в виде резолюции на поступившем исполнительном документе определяет, какому должностному лицу поручается исполнение указанного документа. Резолюция командира может быть написана на специальном бланке или на отдельном листе, которые прикрепляются к исполнительному документу.

Исполнительные документы могут регистрироваться с помощью средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств.

В соответствии с разд. III Наставления по правовой работе в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденного приказом министра обороны Российской Федерации от 31 января 2001 г. N 10, исполнительская дисциплина в Вооруженных Силах Российской Федерации представляет собой выполнение всеми военнослужащими и гражданским персоналом Вооруженных Сил требований правовых актов Минобороны России и Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, а также приказаний, распоряжений, указаний, поручений командиров и начальников по конкретным вопросам. Исполнительская дисциплина включает контроль за исполнением поручений командиров (начальников) и исполнением служебных документов*(52).

Понятие контроля является более широким, чем понятие надзора, и имеет свои специфические признаки. Контроль ведется в рамках организационной подчиненности, связан с проверкой законности и целесообразности деятельности, вмешательством в оперативно-хозяйственную деятельность, и по его результатам возможно применение мер принуждения субъектом проверки. Контрольные полномочия принадлежат всем вышестоящим органам и организациям по отношению к нижестоящим. При этом, они осуществляют проверку подконтрольного субъекта с точки зрения не только законности, но и целесообразности принимаемых решений*(53).

Надзор, в отличие от контроля, осуществляется субъектом, организационно не связанным с проверяемым, затрагивает только вопросы законности, не связан с вмешательством в оперативно-хозяйственную деятельность, и по его результатам проверяющий орган не может самостоятельно применить меры принуждения. Примерами надзора (в административном понимании) служат прокурорский и судебный контроль. Такое разграничение используется для всех видов контрольно-надзорной деятельности, осуществляемой органами государства, включая сферу обороны и безопасности государства.

Профессор Н.И. Кузнецов формы контрольной деятельности определяет как устойчивые, обычно закрепленные нормами права внешние признаки процесса контроля, его материализации, фактического проявления в действительности и подразделяет их на две группы: формы выявления, изучения фактического состояния дел на объектах контроля и формы принятия мер по устранению вскрытых недостатков, реагирования по выявленным обстоятельствам и фактам*(54). Предметом контрольной деятельности органов государства является осуществление комплекса мер, направленных на выявление нарушений норм права подконтрольным субъектом (или выявление составов правонарушений). Целью контроля является стимулирование соблюдения норм права подконтрольными субъектами и достижение законности*(55).

Основываясь на определении, предложенном учеными-административистами Ю.М. Козловым и Л.Л. Поповым*(56), рассматривающими контроль как систему наблюдения и проверки процесса функционирования объекта в целях устранения отклонения его от заданных параметров, можно прийти к выводу, что юридическая сущность контроля за исполнением судебных постановлений в Минобороны России заключается в том, что уполномоченные на то органы военного управления, наделенные контрольными (надзорными) полномочиями, используя организационно-правовые способы и средства, выясняют, нет ли в деятельности подконтрольных субъектов каких-либо отклонений от норм действующего законодательства, и если таковые имеются, то, устраняя их, восстанавливают нарушенные при этом права военнослужащих-взыскателей, привлекают виновных к ответственности, принимают меры к предупреждению нарушений установленного порядка исполнения судебных постановлений.

Правовая сущность и назначение контрольной деятельности, осуществляемой в сфере исполнения вступивших в законную силу судебных решений по гражданским делам, состоит, прежде всего:

а) в наблюдении за функционированием соответствующего подконтрольного объекта (деятельностью соответствующих органов военного управления и воинских должностных лиц, на которых судом возложена обязанность совершить определенные действия или, наоборот, воздержаться от их совершения);

б) в получении объективной и достоверной информации о соблюдении указанными субъектами действующего законодательства Российской Федерации;

в) в принятии мер по предотвращению и устранению нарушений законодательства;

г) в выявлении причин и условий, способствующих данным правонарушениям;

д) в принятии мер по привлечению к административной ответственности виновных лиц.

Понятие "контроль за исполнением вступивших в законную силу судебных постановлений" характеризуется следующим:

1) самостоятельная и активная деятельность органов военного управления, направленная на обнаружение возможных составов правонарушений посредством получения информации о действиях субъектов по исполнению судебных постановлений;

2) правовая квалификация фактических действий подконтрольных воинских должностных лиц в сфере исполнительного производства;

3) возможность непосредственного принятия решения о применении принудительных мер к подконтрольному субъекту в случае непринятия им должных мер к совершению действий, предписанных судебным постановлением.

Сущность контрольной деятельности в сфере исполнения судебных постановлений по гражданским делам с участием военнослужащих и военных организаций состоит в следующем:

- во-первых, это специфический вид и неотъемлемая часть военно-управленческой деятельности в сфере исполнительного производства;

- во-вторых, это источник информационного обеспечения нужд военного управления в процессе принятия управленческих решений в сфере исполнительного производства;

- в-третьих, это система проверки фактического состояния дел в целях подтверждения правомерности деятельности по исполнению судебных постановлений;

- в-четвертых, это механизм обратной связи, посредством которого можно получить необходимую информацию об исполнении управленческих решений в сфере исполнительного производства.

Исходя из изложенного, контрольную деятельность органов военного управления и воинских должностных лиц по исполнению судебных постановлений можно определить как осуществление ими постоянного наблюдения за ходом реализации судебных постановлений, сбор, обобщение и анализ информации о результатах их исполнения, оперативное реагирование на вскрытые недостатки и принятие мер по их устранению.

Постоянный контроль со стороны соответствующих органов военного управления и должностных лиц является, таким образом, одним из условий повышения эффективности исполнения судебных постановлений. Данный вывод представляется вполне логичным, поскольку именно командир (начальник) воинской части (военной организации) отвечает за организацию работы по исполнению вступивших в законную силу судебных актов, а поэтому постоянно должен контролировать процесс организации работы по исполнению судебных постановлений.

Основными целями контроля являются:

а) обеспечение своевременного и качественного выполнения требований исполнительных документов;

б) упреждение возможности невыполнения требований исполнительных документов в установленные сроки;

в) оказание помощи сторонам исполнительного производства, изучение и распространение положительного опыта.

Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Исполнительные документы судебных и иных юрисдикционных органов подлежат обязательному контролю. Они учитываются в журнале контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ), предназначенной для этой цели. В средствах контроля должны быть отражены: дата, регистрационные номера, вид и краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные.

На лицевой стороне первого листа указанных служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

Командиры (начальники), отдавая поручения, обязаны учитывать объективные возможности, которые имеются у подчиненных для надлежащего качественного и своевременного исполнения этих поручений.

О выполнении поручения должностное лицо докладывает командиру (начальнику), давшему это поручение.

В случае невозможности исполнения поручения в установленный срок по каким-либо причинам должностное лицо, которому дано поручение, обязано до истечения установленного срока его исполнения доложить об этом соответствующему командиру (начальнику) и получить его разрешение на продление срока.

Командиры и начальники обязаны контролировать качественное и своевременное исполнение данных ими поручений.

Таким образом, контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных в документах поручений. Он включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которыми давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, а в случае необходимости - применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

Командир (начальник) органа военного управления при осуществлении контроля за исполнением требований исполнительных документов обязан:

- организовать упреждающий контроль за исполнением судебных решений в подчиненных органах военного управления, включающий определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручения, направление ответственным исполнителям предупредительных запросов (карточек контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручения, осуществление контрольных проверок хода исполнения поручения, другие мероприятия;

- назначить должностных лиц, ответственных за ведение контроля за исполнением требований, содержащихся в исполнительных документах, в подчиненных органах военного управления;

- обеспечить представление в вышестоящий контролирующий орган информации о состоянии и результатах исполнения документов;

- при получении из вышестоящего контролирующего органа уведомления о неисполнении в установленный срок или недостаточной проработке документов принимать строгие меры к нарушителям исполнительской дисциплины, о чем указывать в докладах, представляемых командиру (начальнику), давшему поручение.

Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников) органов военного управления.

Должностные лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

1) иметь всю необходимую информацию по контролируемым документам;

2) осуществлять постоянный контроль за исполнением служебных документов и периодически, в зависимости от важности и срочности документов, получать текущую информацию о ходе их исполнения;

3) в случае, когда ход исполнения контролируемого документа не гарантирует исполнения служебного документа в установленный срок, принимать все необходимые меры, обеспечивающие своевременное его исполнение. Если принимаемые меры не дают должных результатов, следует сообщать об этом в вышестоящий орган и выполнять его рекомендации;

4) периодически проводить анализ состояния исполнения документов, результаты которого докладывать соответствующим командирам (начальникам);

5) разрабатывать мероприятия по усилению контроля за исполнением служебных документов и вносить командирам (начальникам) предложения по улучшению этой работы.

Все служебные документы должны исполняться в установленный срок.

Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении, а в случае необходимости - и с другими должностными лицами.

Соисполнители должны представить все необходимые материалы, при согласии с проектами подготовленных документов их завизировать, а в случае несогласия дать мотивированное заключение. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с ответственным исполнителем документа.

Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов на все поставленные в поручениях вопросы, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке юридический контроль или представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, возвращаются для доработки и повторного представления или докладываются с проектами приказов о наказании виновных.

Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока исполнения.

Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, даты исполнения и номера дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале контроля.

Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.

Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).

Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:

а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;

б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;

в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.

Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

б) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать обо всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);

в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.