§ 3. Повідомлення акціонерів про збори
Повідомлення акціонерів про збори — один із “тонких” моментів у процедурі скликання загальних зборів. Порушення вимог законодавства під час повідомлення акціонерів дуже поширені і дуже часто стають приводом для визнання рішень загальних зборів недійсними.
Про проведення загальних зборів держателі іменних акцій повідомляються персонально передбаченим статутом способом. Крім того, загальне повідомлення друкується в місцевій пресі за місцезнаходженням акціонерного товариства і в одному із офіційних друкованих видань Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України чи Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку. Якщо до порядку денного включаються питання про зміну розміру статутного фонду АТ, то у повідомленні про проведення зборів, крім дати, часу та місця їх проведення, зазначаються також інші відомості, передбачені ст. 40 Закону про господарські товариства.[4]
3.1. Спосіб персонального повідомлення
Надсилання листа поштою — один із найпоширеніших способів персонального повідомлення, що застосовується акціонерними товариствами. Для того, щоб підвищити ефективність цього способу, повідомлення слід надсилати не простим, а рекомендованим листом, що є додатковою гарантією отримання листа акціонером. У свою чергу, це є гарантією реалізації права акціонера на отримання інформації про діяльність товариства, у тому числі інформації про проведення загальних зборів.
Акціонерні товариства, що налічують невелику кількість акціонерів, які проживають (розташовані) в одній місцевості, можуть замість поштового відправлення вручати акціонерам під розпис письмове повідомлення (за умови, що така можливість передбачена у статуті). Цей спосіб персонального повідомлення цілком відповідає інтересам акціонерів, а також дозволяє скоротити витрати товариства на оплату поштових послуг.
Яким чином повідомляти акціонерів, якщо в статуті не визначено способу персонального повідомлення?
Ще раз нагадаємо, що спосіб персонального повідомлення держателів іменних акцій повинен обов\'язково міститися у статуті.
Відсутність у статуті зазначених відомостей є порушенням чинного законодавства, що може потягти негативні наслідки для товариства. У разі, якщо це питання врегульоване не у статуті, а у внутрішньому положенні, також не можна вважати, що товариством дотримані вимоги закону. Отже, акціонерному товариству потрібно доповнити статут вказівкою на те, у який саме спосіб акціонери — власники іменних акцій повідомляються про проведення загальних зборів. До внесення у статут відповідних доповнень акціонерів необхідно повідомити способом, який би найкращим чином доводив факт персонального повідомлення. На наш погляд, це надсилання повідомлення рекомендованим листом.3.2. Особливості поштової розсипки персональних повідомлень
Повідомлення акціонерів рекомендованим листом є найбільш надійним шляхом належного повідомлення про скликання загальних зборів, який у разі виникнення конфліктних ситуацій дозволяє довести факт повідомлення акціонера.
Персональне повідомлення акціонерів із застосуванням поштового зв’язку для товариств, які налічують тисячі акціонерів, коштуватиме досить дорого. Існують певні можливості щодо зменшення цих витрат. Наприклад, замість вкладеного у конверт листа можна використовувати так звану поштову картку, на зворотному боці якої надрукована інформація про час, місце проведення, порядок денний загальних зборів та інша інформація, пов’язана із скликанням та проведенням зборів.
Оскільки персональне повідомлення із застосуванням поштового зв’язку вимагає одночасної розсилки сотень, а інколи навіть тисяч рекомендованих листів, варто пам’ятати деякі правила відправлення великої кількості поштових відправлень.
Згідно з п. 85 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155, у разі одночасного пересилання п’яти і більше внутрішніх реєстрованих поштових відправлень відправник складає список таких поштових відправлень за формою, що встановлюється уповноваженим центральним органом виконавчої влади у галузі зв’язку.
До одного такого списку включається не більш як 40 поштових відправлень (поштових переказів) одного виду. До списку можуть включатися поштові відправлення (поштові перекази), згруповані за способом обробки та пересилання.Відповідно до п. 86 Правил, список згрупованих внутрішніх поштових відправлень (поштових переказів), що подаються для пересилання юридичними особами, складається у двох примірниках. У разі потреби, залежно від категорії або особливостей обробки та пересилання поштових відправлень (поштових переказів), поштова організація може вимагати складання списку у трьох примірниках. Список згрупованих внутрішніх рекомендованих листів та/або поштових карток засвідчується підписом відповідального працівника юридичної особи, який скріплюється відповідною печаткою.
Працівник поштової організації під час прийому поштових відправлень після відповідної перевірки повинен оформити список у встановленому порядку, розписатися на примірниках і проставити відбиток календарного штемпеля. Один примірник списку видається відправникові.
Форма списку згрупованих поштових відправлень встановлена у Порядку пересилання поштових відправлень, затвердженому наказом Українського державного підприємства поштового зв’язку “Укр- пошта” від 31 жовтня 2001 р. № 445. Зразок заповнення списку наведений у п. 254 Порядку.
Оформленню та зберіганню списків рекомендованих листів-пові- домлень про скликання загальних зборів необхідно приділити особливу увагу, оскільки саме вони є доказами належного повідомлення акціонерів.
3.3. Коло осіб, які персонально повідомляються про скликання зборів
Закон вимагає, щоб про проведення загальних зборів персонально повідомлялись держателі іменних цінних паперів. У зв’язку з цим на практиці виникають наступні питання: