§ 4. Ознайомлення з документами, пов\'язаними з порядком денним
Частиною 3 статті 43 Закону про господарські товариства передбачений обов’язок АТ до скликання загальних зборів надати акціонерам можливість ознайомитися з документами, пов’язаними з порядком денним зборів.
Оскільки закон не вимагає надання для ознайомлення оригінальних примірників документів, акціонерам слід надавати належним чином завірені копії.
Чинне законодавство не зобов’язує АТ забезпечити кожного акціонера копіями всіх документів, пов’язаних з порядком денним загальних зборів, а також не зобов’язує товариство надсилати такі документи акціонерам разом з персональним повідомленням про скликання зборів. Однак в розвинутих країнах це вважається найкращою практикою.
Для того, щоб акціонер міг прийняти поінформоване рішення з питань порядку денного, АТ повинно забезпечити кожному акціонерові незалежно від кількості та класу належних йому акцій можливість ознайомитися з документами, пов’язаними з порядком денним. Така можливість має бути надана акціонерові у будь-який час з моменту повідомлення про скликання загальних зборів до дня проведення зборів.
Документи, які необхідно надавати для ознайомлення
Перелік документів, що надаються акціонерам для ознайомлення, законодавством не визначений, він залежить від того, які питання включені до порядку денного загальних зборів.
Доцільно, щоб інформація, яка надається при підготовці до проведення загальних зборів акціонерів, а також порядок її надання дозволяли акціонерам одержати повне уявлення про діяльність товариства і прийняти обґрунтовані рішення з питань порядку денного.
Приклад 1
До порядку денного включене питання "Затвердження річних результатів діяльності товариства, порядку розподілу прибутку, визначення порядку покриття збитків". В цьому випадку акціонерам варто надавати для ознайомлення такі документи:
• фінансову звітність (у складі балансу, звіту про фінансові результати, звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал і приміток до звітів);
• рекомендації наглядової ради;
• висновок ревізійної комісії;
• висновок аудиторської фірми (аудитора).
Наявність у статуті або відповідному положенні інформації про матеріали і документи, що будуть обов’язково надаватися акціонерам при підготовці до проведення загальних зборів, буде сприяти зміцненню довіри акціонерів і потенційних інвесторів до товариства. Доцільно також спеціально обумовити перелік матеріалів, що надаються акціонерам з окремих питань порядку денного загальних зборів. Зокрема, у випадку, коли порядок денний загальних зборів включає питання про реорганізацію товариства, акціонерам рекомендується надавати обґрунтування реорганізації, річні звіти і річні бухгалтерські баланси всіх організацій, що беруть участь у реорганізації, за останні фінансові роки.
Приклад 2
До порядку денного включене питання "Про обрання наглядової ради товариства". В цьому випадку акціонерам варто надавати повну інформацію про кандидатів на відповідні посади, що має містити, зокрема, наступні відомості:
• прізвище, ім\'я та по батькові, рік народження, громадянство, місце проживання кандидата;
• освіта та професійна підготовка;
• досвід роботи, у тому числі на керівних посадах;
• останнє місце роботи із зазначенням посади;
• наявність суттєвих зв\'язків з товариством, його виконавчим органом або крупним акціонером.
Спосіб надання документів
Товариство має забезпечити акціонеру можливість ознайомитися з документами, пов’язаними з порядком денним загальних зборів, у зручний для акціонера спосіб, зокрема, через:
ознайомлення з матеріалами у приміщенні товариства (на практиці цей спосіб є найпоширенішим); надсилання матеріалів на запит акціонера поштою, факсом, електронною поштою тощо (цей спосіб для акціонера може бути зручнішим порівняно з іншими);
розміщення документації у мережі Інтернет (у такому разі адреса, за якою розміщено документи, має зазначатися у повідомленні про скликання загальних зборів).
Чи можна стягувати плату з акціонера?
Стягнення з акціонерів плати за ознайомлення з документами, пов\'язаними з порядком денним загальних зборів, не допускається. У разі, якщо акціонерам на їхню вимогу надаються копії документів або виписки з них, товариство може стягувати з акціонерів плату за виготовлення копій, розмір якої не повинен перевищувати дійсної вартості витрат, які товариство понесло на виготовлення копій. Якщо акціонерне товариство понесло витрати на пересилку матеріалів акціонеру, з акціонера можуть стягуватися поштові або інші витрати у розмірі їхньої дійсної вартості.