Державні нотаріальні контори та державні нотаріальні архіви як суб'єкти нотаріального процесу

Відповідно до ч. 2 ст. 1 Закону України «Про нотаріат», вчи­нення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, держав­них нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або займають­ся приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси).

За ст. 17 Закону України «Про нотаріат», державні нота­ріальні контори створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штат державних нотаріальних контор за­тверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастопо­лі в межах передбачених для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку.

Очолює державну нотаріальну контору завідувач, який призначається з-поміж осіб, котрі мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Призначення на посаду державного нотаріуса і завідувача державної нотаріальної контори та звільнення з посади про­вадиться Головним територіальним управлінням юстиції Мі­ністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, го­ловними територіальними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

І завідувач, і державний нотаріус призначаються згідно з вимогами чинного трудового законодавства з числа осіб, що мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяль­ністю.

Керівництво державними нотаріальними конторами здій­снює Міністерство юстиції України через Головне терито­ріальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Ав­тономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - терито­ріальні управління юстиції).

На практиці функціональні обов'язки нотаріусів, завідува­чів державних нотаріальних контор затверджуються началь­никами вказаних відповідних управлінь юстиції.

Згідно зі ст. 20 нотаріального Закону, державні нотаріаль­ні контори утримуються коштом державного бюджету.

Державний нотаріус має печатку зі зображенням Держав­ного Герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.

Міністерство юстиції України, Головне територіальне уп­равління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять пере­вірку організації роботи і державних нотаріальних контор, і державних нотаріальних архівів.

За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справ­ляють державне мито у розмірах, передбачених чинним зако­нодавством. А за надання державними нотаріусами додатко­вих послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинювани­ми нотаріальними діями, а також технічного характеру справ­ляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Голо­вним територіальним управлінням юстиції Міністерства юс­тиції України в Автономній Республіці Крим, головними тери­торіальними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кошти, одержані від надання таких додаткових послуг, спрямовуються до Державного бюджету України.

Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних або недба­лих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, пе­редбаченому законодавством України.

Відповідно до п. 5 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про нотаріат» від 1 жовтня 2010 р. за № 614-17, державні нотарі­уси в частині оплати праці та пенсійного забезпечення при­рівнюються до державних службовців відповідних категорій. Стаж роботи державних нотаріусів у державних нотаріальних конторах зараховується до стажу державної служби.

До речі, загальні ознаки державного нотаріату охаракте­ризовано М. М. Дякович^[156].

На нашу думку, особливості здійснення нотаріальної діяльності державними нотаріусами полягають у тому, що:

- юридичною особою є державна нотаріальна контора, а не державний нотаріус;

- державний нотаріус, завідувач контори виступають представниками державної нотаріальної контори;

- державна нотаріальна контора створюється, діє та фінансується за рахунок держави, а завідувач контори та нота­ріус є її штатними одиницями;

- завідувач контори, державний нотаріус перебувають у трудових правовідносинах з державним органом, а в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців;

- нотаріус підконтрольний управлінню юстиції (держав­ному органу) і не несе самостійної відповідальності за резуль­тати здійснюваної ним нотаріальної діяльності;

- Міністерство юстиції України, головні територіаль­ні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації роботи державних нотаріаль­них контор, державних нотаріальних архівів згідно зі ст.

- нотаріус, завідувач нотаріальної контори вчиняють но­таріальні дії як нотаріус державної нотаріальної контори, ви­користовуючи при цьому печатку нотаріальної контори зі зо­браженням Державного Герба України, найменуванням дер­жавної нотаріальної контори і відповідним номером.

Поділ нотаріусів на державних та приватних обумовлений лише особливостями внутрішньої організації та фінансового забезпечення нотаріальної діяльності.

Вчинення нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами здійснюється на тих самих правових засадах, а оформлені ними документи мають однакову юридичну силу. Державні нотаріуси вчиняють усі види нотаріальних дій, які визначені ст. 34 Закону України «Про нотаріат», як і приватні нотаріуси, а саме:

1) посвідчують правочини (договори, заповіти, довіренос­ті тощо);

2) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

3) видають свідоцтва про право на спадщину;

4) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя;

5) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів);

6) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не від­булися;

7) проводять опис майна фізичної особи, яка визнана без­вісно відсутньою або місце перебування якої невідоме;

8) видають дублікати нотаріальних документів, що збері­гаються у справах нотаріуса;

9-1)накладають заборону на відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно), що підлягає державній реєстрації;

9-2) накладають заборону щодо відчуження грошових сум, які будуть зараховані заявником вимоги, визначеним відповідно до частини четвертої статті 65-2 Закону України «Про акціонерні товариства», на рахунок умовного зберігання (ескроу), відкритий згідно з цим Законом;

10) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

11) засвідчують справжність підпису на документах;

12) засвідчують вірність перекладу документів іншою мовою;

13) посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту;

14) посвідчують факт, що фізична особа є живою;

15) посвідчують факт перебування фізичної особи в пев­ному місці;

16) посвідчують час пред’явлення документів;

17) передають заяви фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам;

18) приймають у депозит грошові суми та цінні папери;

19) вчиняють виконавчі написи;

20) вчиняють протести векселів;

21) вчиняють морські протести;

22) приймають на зберігання документи.

У частині третій статті 1 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах або займаються приватною нота­ріальною діяльністю, законом може бути покладено вчинення інших дій, відмінних від нотаріальних, з метою надання їм юридичної вірогідності.

Відповідно до ст. 23 Закону України «Про нотаріат», в об­ласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастопо­лі засновуються державні нотаріальні архіви, які є складо­вою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних документів.

Державні нотаріальні архіви засновуються для тривало­го централізованого зберігання та використання відомостей, що містяться в них, передачі документів до відповідного дер­жавного архіву, надання методичної та практичної допомоги державним нотаріальним конторам, приватним нотаріусам, органам місцевого самоврядування, посадові особи яких вчи­няють нотаріальні дії та дії, прирівнювані до нотаріально по­свідчених, з питань організації роботи з документами.

Архів у своїй діяльності керується Конституцією, закона­ми України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та Державного комітету архівів України, а також Поло­женням про державний нотаріальний архів.

Питання організації діяльності та компетенція державно­го нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України. Архів ство­рюється і ліквідується Міністерством юстиції України. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Мініс­терства юстиції України в Автономній Республіці Крим, голо­вними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севас­тополі в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Питання організації діяльності та компетенцію держав­ного нотаріального архіву визначено Положенням про дер­жавний нотаріальний архів, затвердженим Наказом Міністер­ства юстиції України від 18 травня 2009 р. за № 870/5, що за­реєстровано в Міністерстві юстиції України 21 травня 2009 р. за № 443/16459 та погоджено з Головним архівним управ­лінням при Кабінеті Міністрів України. Керівництво архівом, матеріально-технічне, кадрове забезпечення, а також забез­печення архіву необхідним приміщенням, охороною та облад­нанням здійснює управління юстиції.

Державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку зі зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Архів може створювати свої філії, які є його відокремле­ними підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву.

Основними завданнями архіву є:

- комплектування документами, склад яких передбачено Положенням про архів;

- забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні; створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

- здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у них, внесених до Національного архівного фонду на зберіган­ня, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.

Архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нота­ріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріаль­них документів і книги обліку від посадових осіб органів міс­цевого самоврядування після закінчення 10-річного строку їх зберігання у порядку та з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор документи після закінчення 10-річного строку їх збе­рігання у державній нотаріальній конторі у порядку та з до­триманням вимог, установлених законодавством.

Архів приймає на зберігання документи від приватних нотаріусів у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.

Державний нотаріальний архів очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з неї Головним управ­лінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в облас­тях, містах Києві та Севастополі. Завідувачем архіву може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, воло­діє державною мовою та одержав свідоцтво про право на за­йняття нотаріальною діяльністю. Не може бути завідува­чем особа, яка має судимість за вчинення злочину, обмеже­на у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду.

На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відпо­відає вимогам, встановленим Законом. Нотаріуси, які працю­ють в архіві, зобов’язані додержуватись нотаріальної таємни­ці, навіть якщо їхня діяльність обмежується наданням право­вої допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія не вчинялась. Обов’язок дотримання нотаріальної таємни­ці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нота­ріальні дії стало відомо у зв’язку з виконанням ними службо­вих обов’язків чи іншої роботи.

Документи, що передані на зберігання до архіву, не вида­ються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством.

Слід зауважити, шо, відповідно до ст. 35 Закону України «Про нотаріат», державні нотаріуси в державних нотаріаль­них архівах вчиняють лише два види нотаріальних дій, а саме: видають дублікати документів та засвідчують вірність копій і виписок з документів, які зберігаються у справах цих архівів.

Згідно зі ст. 19 Закону України «Про нотаріат», за вчинен­ня нотаріальних дій державні нотаріуси справляють держав­не мито у розмірах, передбачених Декретом Кабінету Міні­стрів України від 21 січня 1993 р. № 7-93 «Про державне мито», зокрема ст. 4.

За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нота­ріальними діями, а також технічного характеру справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним управ­лінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4.6.