Система сопровождения договоров. Идеология построения

Как было указано в [112, с. 61], система документооборота может рассматриваться как совокупность проекций процедур функционирования на бумажные или электронные носители. Так, например, договор на поставку оборудования является представленным на бумажном носителе описанием процедуры функционирования, определяющей взаимоотношения покупателя и продавца и, возможно, третьих лиц по поводу купли-продажи поименованного в этом договоре (предмет договора) оборудования.

В [133] приведены следующие примеры процедур функционирования для коммерческой фирмы, основным предметом деятельности которой является продажа технологического оборудования:

) Продажа оборудования - основной технологический цикл.

) Сервисное обслуживание реализованного оборудования.

) Производство сопутствующего оборудования.

) Инвестиционные процедуры, связанные с вложениями в товар-ные активы, направленные на поддержание основного технологического цикла (в т.ч. закупка товаров на склад и связанные с этим логистические процедуры).

) Реализация проектов - разовых заказов на поставку сложных комплексов оборудования, на разработку научно-технической (в т.ч. программной) продукции (специализированного и прикладного программного обеспечения), а также на создание новых видов производств, включая выпуск на них фиксированных объемов продукции.

) Процедуры финансовых расчетов, связанные с обеспечением основного технологического цикла.

) Процедуры учета (в т.ч.

) Юридические процедуры (в т.ч. процедуры, связанные с реализацией владельческих схем, разрешением внешних конфликтов).

В работе [112] показано, что сложные процедуры функционирования могут изображаться в виде блок-схем. В этой же работе в качестве примера приведена блок-схема процедуры функционирования - продажи оборудования - основного технологического цикла некоторой коммерческой фирмы.

В работе [133] введено понятие оптимизационных методов внутрифирменного управления и утверждается, что оптимизация (рационализация) процедур функционирования относится к оптимизационным методам внутрифирменного управления.

В работах [112] и [133] показано, что можно установить связь между элементами (блоками) процедуры функционирования и функциями структурных подразделений хозяйствующего субъекта. В работе [112] также показано, что часть функций, которые не реализуются структурными подразделениями хозяйствующего субъекта, могут быть заимствованы (приобретены) им у других хозяйствующих субъектов (использование внешних процедур).

В данной главе будет представлена идеология Системы сопровождения договоров, основной целью разработки и внедрения которой является рационализация (сведение к некоторым типовым операциям) основных процедур функционирования для описываемого хозяйствующего субъекта.

Следует сразу отметить, что Система сопровождения договоров построена по модульному принципу и собирается, и настраивается под конкретные процедуры функционирования, присущие конкретному хозяйствующему субъекту.

Рассматриваемая в настоящей главе реализация Системы ориентирована на сопровождение договоров, порождаемых хозяйствующим субъектом, основным предметом деятельности которого является реализация импортируемого технологического оборудования. В представляемом случае Система сопровождения договоров поддерживает следующие процедуры функционирования (осущест-

вляет последовательное отражение этапов их реализации на бумажных и электронных носителях):

) Поставка оборудования, расходных материалов и сопутствующих товаров (основной технологический цикл).

) Отпуск товара со склада (продажа со склада по счету).

) Закупка товара на склад.

) Гарантийное обслуживание проданного оборудования.

) Восстановление ЗИП (ремонт неисправных комплектующих).

) Создание ЗИП (производство сопутствующего и специализированного оборудования).

) Техническое (негарантийное) обслуживание оборудования.

процедура (7) с точностью до коэффициентов (т.е. отличается по стоимости отдельных этапов работ) совпадает с процедурой (4).

Остановимся теперь более подробно на названии Системы. По-скольку договора с покупателями и заказчиками на бумажном носителе порождаются только в случае реализации процедур (1) и (7), то рассматриваемую Систему было бы правильнее называть "Системой сопровождения процедур". Но поскольку понятие "договор" является интуитивно ясным более широкому кругу потенциальных пользователей Системы, чем понятие "процедура", то в качестве ее названия было выбрано словосочетание "Система сопровождения договоров".

В технологическом плане Система сопровождения договоров состоит из следующих трех компонент:

) Экранные формы (экраны), соответствующие отдельным блокам процедур функционирования, связанным с определенными функциями структурных подразделений.

) Базы данных, содержащие семантически однородные массивы информации, элементы которых и являются той специфической информацией, которая и отличает одну реализацию однотипной процедуры функционирования от другой (фактические параметры процедуры).

) Подсистема мониторинга исполнения процедур, содержащая экранные формы (таблицы), позволяющие отслеживать:

а.) текущее состояние процедуры функционирования в целом;

б.) текущее состояние связанных с определенным структурным подразделением или конкретным исполнителем процедур функционирования или их отдельных блоков (фаз). Для уяснения значимости первой компоненты технологической структуры рассмотрим более подробно блок-схему какой-либо про-цедуры функционирования.

Блок-схема содержит блоки двух типов:

) собственно процедурные блоки (выполняемые операции), которые привязаны к функциям конкретных структурных подразделений (исполняемые процедурные блоки) или связаны с внешними процедурами;

) блоки логических условий; в зависимости от значений которых (да, нет) происходит переход к той или иной ветви процедуры функционирования (к тому или иному процедурному блоку).

иному структурному подразделению, поскольку знание их результатов необходимо, обычно, сразу нескольким структурным подразделениям, т.е. они являются "общими" блоками.

Следует отметить, что выполнение разного рода условий является весьма важным атрибутом гражданско-правовых отношений. Поэтому они всегда тщательно фиксируются в договорах, которые, в свою очередь, являются отражением процедур функционирования на бумажном носителе. Здесь, однако, следует сделать одну весьма существенную оговорку. С точки зрения гражданско-правовых отношений вся организация представляет собой один субъект, а с точки зрения ее организационной структуры субъектами являются, еще, по крайней мере, и структурные подразделения этой организации.

Возвращаясь снова к рассмотрению Системы сопровождения договоров, укажем, что главным идеологическим принципом ее построения является описание процедур функционирования в виде линейной последовательности экранных форм (экранов), которые соответствуют исполняемым процедурным блокам, связанным с конкретными функциями конкретных структурных подразделений (для внутренних функций), и персонализируются путем привязки к конкретному исполнителю (сотруднику структурного подразделе-ния). В согласии с работой [112] такая реализация описания проце-

дур функционирования свидетельствует о том, что хозяйствующий субъект описывается не в виде иерархической структуры, а в виде некоторой "горизонтальной" последовательности выполнения операций, т.е. в виде конвейера. В качестве примера такой последовательности можно привести последовательность экранных форм, которая соответствует процедуре функционирования "Поставка оборудования" или "Договор на поставку" (в терминах Системы), данная последовательность с указанием названий экранных форм и структурных подразделений, ответственных за их заполнение, приведена в Приложении 4.1, а примеры экранных форм представлены в Приложении 4.2. Следует, однако, отметить, что ответственность за заполнение экранной формы, возлагаемая на какое-либо струк-турное подразделение, не является свидетельством того, что данное подразделение исполняет функцию, соответствующую этой экранной форме, поскольку часть функций заимствуется (приобретается) организацией у других хозяйствующих субъектов: например, функции доставки и консолидации грузов осуществляются другими хозяйствующими субъектами за счет средств субъекта, порождающего процедуру функционирования.

Демонстрируемая реализация Системы в процессе своего функционирования использует (в том числе порождает новые записи в) следующие(их) базы(ах) данных:

) Договора и спецификации к ним, первичные документы к договорам, в том числе:

База документов на оплату (счета, счета-фактуры), выставляемых покупателям.

База отгрузочных (товаросопроводительных) документов (накладных), выдаваемых покупателям вместе с товаром.

База данных документов об оплате (платежные поручения), поступающих от покупателей.

) Каталог наименований товаров с партионными номерами (артикулами) производителей и ценами производителей (поставщи-ков).

) Список реквизитов (в т.ч. банковских) покупателей.

) База заказов (ордеров), направленных хозяйствующим субъектом производителям (поставщикам).

) База данных документов об оплате счетов (авизо, заявления на перевод), выставляемых хозяйствующему субъекту производителями (поставщиками).

) База товаросопроводительных документов (инвойсов, накладных), поступающих от поставщиков.

) База данных товаросопроводительных документов, поступающих от перевозчиков (CMR, TIR, авианакладные).

) База данных документов о страховании грузов.

) База, содержащая таможенные декларации, представляемые на таможне.

) Складская база с указанием наименований товаров и партионных номеров (артикулов) производителей.

Последняя часть технологической структуры Системы сопровождения договоров - система мониторинга исполнения процедур функционирования.

Реализация любой процедуры функционирования всегда имеет некоторую временную протяженность, т.е. занимает некоторый промежуток времени [t1,t2], где t1 - время начала исполнения процедуры функционирования, а t2 - время ее окончания.

Рассмотрим процесс функционирования какого-либо хозяйствующего субъекта во времени, начиная с некоторого момента T0. Допустим, в момент времени t1r > T0 начинается исполнение процедуры Пг, которое оканчивается в момент времени t2r > t1r > T0. В течение некоторого отрезка времени [x1ijrs,x2ijrs]e[t1r,t2r] исполняется блок (фаза) Фге процедуры Пг, связанный со структурным подразделением Wi (им и исполняется), причем исполнение осуществляет конкретный сотрудник этого подразделения - wiJ.

В некоторый момент времени 91e [x1ijrs,x2ijrs]e [t1r,t2r] сотрудник wij подразделения Wi может выполнять и другие процедуры Пк,

k=1, n — 1, k^r так, что общее количество выполняемых (активных)

для сотрудника wij фаз (блоков) процедур составит n. Также может быть определен список фаз различных процедур, которые активны (станут активными) для сотрудника wij в периоде (интервале мониторинга) [0, 6+А], где А - временной горизонт просмотра активных

фаз. Вышеприведенные рассуждения могут быть проиллюстрированы рисунком 4.1.

интервал мониторинга

е

t

е+А

t2ijrs ;

tlijrs v

t2r

tir

ТО

Фаза Фrs

t

Процедура pr

> ¦ I

—i H—

v

Фаза Фkg

t2ijkg

tlijkg v

t2k

ТО tlk

Процедура nk

Рис. 4.1.

Поскольку при заключении договора (предварительной фиксации условий процедуры на бумажном и/или электронном носителе) устанавливаются даты начала и завершения наиболее важных с точки зрения сторон, подписавших договор, или сотрудника, инициировавшего процедуру, фаз этой процедуры, то Система сопровождения договоров, которая является отражением на электронном носителе всех исполняемых фаз (блоков) процедуры, может содержать по каждому сотруднику wij подразделения Wi также и информацию об отклонении по времени начала (окончания) определенной для исполнения им фазы процедуры от времени, зафиксированного в договоре (заявке на процедуру).

Могут быть также определены величины отклонений (в том числе и ожидаемые) по времени исполнения по всем активным для

сотрудника Wj фазам процедур в интервале мониторинга [е, е+А] - §ijrs, r=1,n, s=1,m.

Вернемся теперь к рассмотрению технологической структуры Системы сопровождения договоров и конкретно к рассмотрению подсистемы мониторинга исполнения процедур.

Как указывалось выше, она состоит из экранных форм двух типов, позволяющих отслеживать:

а.) текущее состояние процедуры функционирования в целом;

б.) текущие состояния связанных с определенным структурным подразделением или конкретным исполнителем процедур или их отдельных блоков (фаз).

К экранным формам типа (а) относятся следующие формы (экраны):

) Таблица исполнения этапов (фаз) договора - экран "Договор, таблица".

) График исполнения фаз договора (временная развертка таблицы исполнения договора) - экран "График договора".

) Таблица этапов доставки товара от производителя (поставщика) до склада фирмы - экран "Таблица поставок".

К экранным формам типа (б) относится:

1.) Таблица активных заданий (фаз) для сотрудников (менеджеров) отдела продаж - экран "Активные задания ".

Экранные формы подсистемы мониторинга исполнения процедур приведены в Приложении 4.3.

В заключение следует отметить, что базовая версия Системы сопровождения договоров была реализована средствами языка программирования Delphi версия 5.0, работа с базами данных осуществляется средствами системы управления реляционными базами данных Microsoft SQL Server версия 7.0, пользовательский интерфейс построен на использовании средств операционной системы WINDOWS 98.

В настоящее время различные реализации Системы функционируют в нескольких коммерческих фирмах, работающих на рынке продаж технологического оборудования и программного обеспечения.

Описание процедуры функционирования «Договор на поставку» в виде последовательности экранных форм (с указанием структурных подразделений, ответственных за их заполнение)

ЭКРАННАЯ ФОРМА СТРУКТУРНОЕ

(НАИМЕНОВАНИЕ) ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ,

ответственное за заполнение экранной формы

Заявка на договор в т.ч.

Реквизиты организации - покупателя;

Спецификация по этапам договора в т.

Общая спецификация.

Подготовка договора

Согласование и подписание договора

Оформление счета к договору

Выставление счета к договору

Поступление оплаты по счету к договору

Составление заявки на размещение заказа

Формирование заказа (консолидация заявок)

Утверждение заказа

Размещение заказа

Оплата заказа

Отдел продаж

к

ч. "

Договорной отдел Отдел продаж Бухгалтерия Отдел продаж Бухгалтерия

Отдел продаж

Отдел продаж

Финансовый отдел Отдел продаж Финансовый отдел

Ввод информации об отгрузке товара

Ведение таблицы поставки (контроль за доставкой)

Консолидация грузов

Складской учет поступивших товаров

Оформление счета к договору

Выставление счета к договору

Поступление оплаты по счету к договору

Отпуск товара со склада

Инсталляция оборудования

Отдел продаж

Таможенный отдел

Таможенный отдел Склад

Бухгалтерия Отдел продаж Бухгалтерия

Склад

Сервисный отдел

Примеры экранных форм процедуры функционирования «Договор на поставку» (нумерация экранных форм соответствует нумерации, данной в Приложении 1)

1. ЗАЯВКА НА ДОГОВОР

1.1. РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ-ПОКУПАТЕЛЯ

9

^ Реквизиты организац\r\nМенеджер по продажам Ершова Елена вторник, 05.03.2002\r\nсохранить выход \r\nОАО РИБК "Башкредитбанк "

044525225

i

(3472) 23-37-03

450000, Башкортостан, г.Уфа, ул. Эволюционная, 41. |

Телефон Факс

E-mail

Сайт

Л

Наименование Юридический адрес

0274062111

Расчетный счет Корресп. счет

Петров И.И

4070 2810 4000 0000 2561 в КБ "Самарский кредит" |

123- 45-67

3010 1810 6000 0000 0754, в ГКЦ НБ РБ, БИК 048073754 | Конт лицо

Тел.

1.2. СПЕЦИФИКАЦИЯ ПО ЭТАПАМ ДОГОВОРА\r\n \r\n|м предавши впмнЗпяш\r\n АНЬ KUFIWfifttjdfl ^\r\n\r\nI тп::\r\n щ — Ллти; in\r\n ¦ 5 ¦ г* \r\nI 70 ЯШ IV! 1\'¦ |¦ шэмв Cm*. (ИМ jn № Bim\r\n1 №Шй ЕР VrrpHtn- ыж-зеа) 1И* jj Шй\r\n ffm ^«J^r.. 84»Ю\r\n\r\ni nt ш Я WHO\r\nJ ТИО JUJ ГИ1-35Л и» :м 7ИЮ\r\n a i»«i\r\n\r\nL ТИС m ТфЧММ ТШМ^-КН и* so Jiim\r\n 70 «3 кг \'Д-TviVt п - IXft- ::Е Jj иг 1ВХ Ш0\r\n Km i HJ.i: . Vb iivJ\'LD\r\nhire .ikhnn Jil №1*\r\n

1.2.1.КОМПЛЕКТАЦИЯ\r\n^aiAw томи, компгятчни Г 11\r\nГ» Прсддани Сичрюш * Т ГИНИЧНПЭНГ\r\n \r\n\r\nI № 1L ifci 1 — ¦! Hi Ki: Км-|й HlAM\'Lb:\r\nГ Бичей тфиинал fttfl^eln 4I0IK тИ fOlPfi 1 a\r\n11 Пш ЯЯМ, 512К FLASHЙомсй® J(H(M 1 И\r\n1:3 riUB-IL\'iiyiU MA И> M-HbiCJ ТМИ» 1 В\r\n1 4 П^^пккиЛ ччдаокртпаллшчкий жра: TKHOiS 1 П\r\n Ч rtti й» 1 И Н f S !Щ><Л?|<Л на нпгкоЯ гк-пос ы ЧИ0Я 1 Й\r\n1 й ЧгтпСмшсьмщрасюсты WW) К 1 ?\r\n1 й лскьлтлоГ: к-гш [ ** i"! LAH ЙМОМ 1 E\r\n

1.3. ОБЩАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ\r\n1» г редок J м JJUfjH И Я J Т.Т •пчнвгёлаанг\r\n \r\n\r\n ¦Этатгаг ¦к™ штут w. t ¦Гуччс НЛГ. 1\r\n1 41 № пи ю^^тм ^\'.\'uii! IYL Cltftti^? Ci>i -.-l-»!:. L ийшшгьи.^ ШИЗ им 1HJ» if* iji .ij\r\n11 БкЗДЬЙ t-C4(Hlil * IWJl [tiYh ?MKi 1 \r\nli lLЭ&ЕSltAH 5l3KFLi5H kjGW [JUS] HM004 1 \r\n] V ^ntnr^n 1? h^-.rnu TWOC? 1 \r\nи * \'зтт^ртча\'п^сга p 1 \r\n1J 4THHPJ Uj\'tirhc^ .шкы HMOfff L \r\nU \'Inmihinuh ынцмыч! IMflt L \r\n11 ¦i^iwii\'!\'" \'\'Ш-т^с^т» DON LAN L \r\n1 им»; ш> 51 DO W. DOOM\r\n Mi SOI\' Hi\r\n

2. ПОДГОТОВКА ДОГОВОРА

Экранные формы подсистемы мониторинга исполнения процедур ДОГОВОР, ТАБЛИЦА

ГРАФИК ДОГОВОРА

ТАБЛИЦА ПОСТАВОК\r\nPtSftlilB<№t1»Wh 2B\r\n(1««Я1Я HmHot T F »та**щ<ШИЯ№\r\nдосым Ht:»gt вынд |\r\n\r\n№k) TptlimM tffj\'uXi ilm»» w Нш "llLV\'iK^ 41 1 tjKILTTK»

И ffWWTl Chlf JTKb г ЬМЁШГН.

С МАШ JLr\'u.1.1

«1\r\n «feJUS \r\nДПШ ¦ U1 и04Ш Млш m&m В 0 $ 2ЕШ I \r\n \r\n \r\n \r\n \r\n \r\n \r\n187.

АКТИВНЫЕ ЗАДАНИЯ