Согласование и визирование договоров
Для заключения договора рекомендуется соблюдение в той или иной форме процедуры согласования и/или визирования договора. Согласование договора является более общей по отношению к визированию процедурой, поскольку является процедурой рассмотрения документов уполномоченными подразделениями, тогда как визирование - это именно проставление подписи руководителя и/или исполнителя подразделения на документе.
Хотя по большому счету и согласование, и визирование - суть одна процедура, и большой разницы в этих понятиях нет.Базовый перечень согласовывающих договор подразделений, позволяющий "закрыть" большинство рисков, приведен выше в схеме, однако, как правило, определяется в зависимости от организационной структуры компании, функций тех или иных подразделений, специфики бизнеса. Например, заключение договора филиалом организации может включать и необходимость согласования договора куратором филиала в головном офисе.
Согласование договора - это рассмотрение договора уполномоченным согласующим подразделением организации и, как правило, письменное выражение им своего мнения относительно условий, формы, сторон договора и рисков для организации в части своей компетенции.
Согласование может быть отражено в виде подписи руководителя подразделения или признаваемых в организации аналогов подписи на договоре (визирование), на "листе согласования", "контрольном листе", в программе Lotus Notes, в сообщении электронной почты и в иных принятых в организации формах. Согласование выражается в четырех возможных вариантах:
1) "Не согласовано" ("Не согласовано, замечания прилагаются");
2) "Согласовано";
3) "Согласовано с замечаниями" ("Согласовано с учетом сл./з. N _ от _);
4) отказ в визировании (согласовании) - непроставление подписи в принципе.
Виза проставляется на самом договоре или на отдельном листе ("листе согласования"). Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, иногда должность. Как правило, визы проставляются на последнем листе документа, однако, по нашему мнению, подобная практика чревата возможностью замены листов. В этом случае доказать, что был согласован не этот, а другой лист, со всеми вытекающими последствиями будет сложно. В связи с этим рекомендуется визировать договор на каждом листе.
Виза юриста на договоре - это не только проверка условий самого договора, это мнение относительно всей сделки и схемы в комплексе, правоспособности участников, представителей (подробнее о существе проверки см. в параграфах 2.3, 2.4).
Конечно, следует отметить, что кроме как дисциплинарной ответственности, данная виза иных последствий для визирующего не влечет, но как элемент повышения эффективности бизнес-процесса является одним из основных.