Назначение ответственного исполнителя
Для работы с клиентом, заключения договора, обеспечения контроля за клиентом после заключения договора необходимо назначить ответственного исполнителя для контроля за данными процессами.
Контроль всеми над всем, по практике, не является эффективным и приводит к "коллективной безответственности". Должно быть одно лицо (сотрудник), отвечающее за все взаимодействие с контрагентом в целом, и в этом смысле "подгоняющее" другие подразделения для обеспечения надлежащей работы (например, службу отгрузки - отгрузить/принять товар, службу доставки - доставить, бухгалтерию - выставить счет и пр.).Отслеживание исполнения договора является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью, поскольку именно первичные документы, соблюдение сроков самой организацией являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем - необходимым элементом доказывания.
Выше рассмотрен только один бизнес-процесс - заключение договора. В аналогичном порядке выстраиваются и иные бизнес-процессы по работе с долгами, в частности:
- проверка правоспособности контрагента;
- проверка финансового состояния контрагента и определения эффективности сделки;
- порядок сопровождения договоров;
- проверка имущества, принимаемого в залог;
- делопроизводство;
- выявление потенциально проблемной задолженности (признаков проблемности);
- управление просроченной задолженностью, включающее механизм работы с просрочкой на этапе Soft и Hard collection, а также варианты реструктуризации задолженности;
- сопровождение судебного и исполнительного производства с типовыми формами процессуальных документов.
Вместе с тем выстроить идеальную систему бизнес-процессов недостаточно - необходимо обеспечить действенность и работоспособность системы, для чего следует утвердить определенные регламенты, инструкции в качестве обязательных для применения, которые и будут являться "мостиком" между бизнес-процессом и работником организации.