2.9. Ключевые меры профилактики на этапе сопровождения исполнения договора
Храни порядок и порядок сохранит тебя.
Латинская формула
Рассмотрим экономические, правовые, организационные меры по управлению задолженности на этапе сопровождения заключенных договоров, а также меры по обеспечению безопасности на данном этапе.
1. Экономические меры.
Цель: анализ и учет дебиторской задолженности.
Основные задачи:
- своевременное отражение долгов в системе - бухгалтерский учет, фиксация первичными документами и пр.;
- проверка платежной дисциплины, т.е. проверка исполнения сроков исполнения обязательств (например, целесообразно ежедневно производить оперативный анализ оплаты по выставленным счетам, докладывать руководству о клиентах, допустивших просрочку);
- проверка поступающего исполнения на предмет соответствия договору, т.е. верность сумм, идентификация товаров, определение целесообразности возврата исполнения ввиду несоответствия качеству, размеру и пр.;
- проверка исполнения договора самим кредитором;
- определение причин возникновения просроченной задолженности;
- обеспечение проверок расчетов, подписание актов сверки задолженности, что необходимо для повышения эффективности дальнейшего взыскания задолженности;
- плановая оценка дебиторской задолженности (допустим, если система профилактики задолженности ранее не велась):
- проверка реальности числящихся на балансе предприятий сумм дебиторской задолженности;
- классификация дебиторской задолженности или классификация должников по видам дебиторской задолженности по срокам исполнения обязательства, по размерам задолженности;
- выявление основных должников, невыплата долга по которым скажется на финансовом состоянии организации;
- принятие мер в отношении проблемных должников - прекращение отгрузки, скидок, взимание штрафа;
- определение закономерностей и тенденций погашения задолженности в целях дальнейшего планирования дебиторской задолженности;
- создание резервов (фондов) на возможные потери по сомнительным долгам - в противном случае невозврат долга может повлечь невозможность исполнения собственных обязательств организации;
- расчет ключевых показателей эффективности работы с долгами, в частности, коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности;
- обеспечение проверки заложенного имущества на предмет наличия, условий содержания, проверки повреждений;
- плановая проверка финансового состояния должника - зачастую проверка необходима не только на этапе заключения договора, но и в период взаимодействия с клиентом;
- определение целесообразности изменения условий работы с должником.
2.
Правовые меры.Цель: обеспечить обязанность исполнения договора. Основные задачи:
- проверка и обеспечение наличия документов, подтверждающих исполнение обязательств и проведение операций (счета, акты приемки-сдачи работ, накладные);
- обеспечение надлежащего оформления изменений условий договоров: например, при изменении срока возврата кредита следует внести изменения в обеспечительные сделки.
3. Организационно-управленческие меры.
Цель: обеспечить построение системы сопровождения исполнения договоров.
Основные задачи:
- обеспечение циркуляции полной и необходимой информации по исполнению договора клиентом - от "входа" в организацию и до "выхода" вовне;
- обеспечение создания системы "сигнальных огней", позволяющей качественно контролировать исполнение условий договора должником.
4. Меры по обеспечению общей безопасности.
Цель: обеспечить выявление угроз для безопасности организации.
Основные задачи:
- контроль перемещения материальных ценностей при исполнении должником своих обязательств;
- выявление фактов преступных действий в отношении организации;
- оперативное реагирование и устранение угроз деятельности организации;
- проведение работы с недобросовестными должниками.