Как внедрить АСУД в организации?

1. Максимально подробно описать проблемные бизнес-процессы, поскольку в АСУД не может быть неопределенностей и "недосказанности" - логика должна быть выведена полностью до самых мелких деталей, например, если Вы делаете закрытый перечень вариантов судебных решений, то они не должны пересекаться друг с другом и в то же время должны предусматривать абсолютно все варианты (например, не может быть решение или негативное, или частично удовлетворенное, поскольку это, по сути, одно и то же).

2. Подготовить подробное или, наоборот, общее Техническое задание (ТЗ) для создания системы и согласовать с заинтересованными службами. В целом создание ТЗ осуществляют сами разработчики, которые имеют и опыт, и знания относительного того, как это должно выглядеть. Однако следует иметь в виду, что кроме вас бизнес-процесс никто так хорошо не знает, а разработчики как раз с процессом незнакомы.

3. Найти разработчика (предложений на данном рынке великое множество - как готовых решений, так и индивидуальных разработок), протестировать подготовленные разработчиком готовые системы, оценить опыт и реальные знания разработчика, готовность к выслушиванию Вашего мнения, затраты на создание и сопровождение. Порой разработчик, который говорит, что все может сделать, просто не знает тему и на конкретных вопросах показывает неосведомленность и незнание. В дальнейшем Вы столкнетесь с тем, что такой разработчик всеми силами будет убеждать вас в нецелесообразности Вашего решения. Например, при подготовке системой шаблонного иска фамилии, имена и отчества заемщиков могут быть не только в именительном, но и в иных падежах. Спросите разработчика: сможет ли он запрограммировать систему на изменение "базовых" фамилий по падежу? Довольно сложно фамилии заемщиков, введенные в базу, автоматически изменять по падежами, поэтому здесь может быть два решения - изменить шаблон иска или решить вопрос в АСУД, поскольку речь может идти как об исках, так и договорах, претензиях, письмах.

4. Согласовать с разработчиком возможность применения подготовленного Вами ТЗ.

5. Заключить договор с разработчиком, предусматривающий:

- установление в основе разработки ТЗ, подготовленного Вашей организацией;

- согласование внешнего вида, разделов, кнопок, "дерева" задач и процессов и прочих существенных моментов АСУД;

- возможность тестирования и изменения системы до приемки;

- систему гарантийных обязательств разработчика по обслуживанию системы, поскольку, как правило, после внедрения возникает большое количество вопросов и недоработок;

- возможность автономного функционирования системы (без привлечения разработчика и абонентской платы);

- срок окончательного изготовления;

- обучение сотрудников организации.

6. Протестировать проект АСУД всеми подразделениями и сотрудниками, которые будут ее в дальнейшем использовать и обслуживать, с целью получения обратной связи.

7. Ввести в действие АСУД путем принятия организационно-распорядительного документа, в котором предусмотреть:

- обучение сотрудников работе с АСУД;

- механизм работы с теми договорами, исками, которые были заключены/поданы до внедрения системы;

- сроки внедрения;

- ответственных лиц.