АСУД для Legal collection (взыскание проблемных долгов через суд)
Автоматизированная система особо актуальна для поддержки Legal collection ввиду четкой технологии данного процесса, необходимости соблюдения сроков обжалования и последовательности действий.
При наличии более 100 судебных процессов (а значит - 100 исков, 100 дат заседаний, 100 разных дат принятия решений, обжалований и пр.) данная система является крайне необходимой, так как эффективно контролировать подобное количество параметров объективно невозможно.Поскольку мы рассматриваем систему поддержки судов как продолжение системы работы с договорами и продолжение этапа Soft и Hard collection, то укажем особенности данной системы с учетом того, что часть данных (о договорах, о контрагентах и результатах работы с ним) в системе уже присутствует или импортируется из других систем.
Базы данных АСУД по Legal collection могут содержать:
1) инструктивно-методологические материалы по взысканию долгов (утвержденные в организации, рекомендованные статьи, книги и пр.);
2) информацию о дате передачи дела с Hard collection ("вход" в процесс) или "входом" в процесс (устанавливается истечение 90 дней просрочки);
3) информацию о судебном деле: дата предъявления иска или принятия к рассмотрению, даты судебных заседаний, наименования третьих лиц, информация о встречных исках и иных судебных делах с данным должником (развод, признание недействительным договора и пр.), обеспечительных мерах, результатах обжалования, датах вынесения и получения решения;
4) информацию об исполнительном производстве: дата возбуждения исполнительного производства, дата ареста имущества, даты первых и вторых торгов, наличии заявок, результатах торгов;
5) информацию о звонках контрагенту, направленных претензиях, встречах с контрагентом и результатах этих действий (загружается из системы работы на стадии Soft и Hard collection);
6) информацию о погашении/взыскании денежных сумм, об общей задолженности контрагентов;
7) данные о найденном имуществе должников;
8) справочники судов, судей, реквизитов для уплаты государственной пошлины, телефонные книги, адресные справочники.
При этом могут быть использованы внешние ресурсы: Федеральной налоговой службы, арбитражных судов, судов общей юрисдикции и иные полезные сайты;9) база сканированных копий документов: иски, жалобы, определения и решения судов, постановления приставов.
Инструментами работы являются:
1) шаблон для заполнения типового иска и иного процессуального документа с функцией автоматического составления документа системой;
2) функция расчета государственной пошлины;
3) органайзер: календарь событий, список задач и поручений, список контрольных дел, сроков;
4) система ручной (куратором, руководителем Юридического отдела, самим специалистом) и автоматической постановки задач сотрудникам. В автоматическом режиме самой системой для базовых событий поставлены задачи. Например, принятие негативного решения: после того как это отражается в системе, генерирует задачу по обжалованию в 10-дневный срок по ГПК РФ, в течение месяца - по АПК РФ, или после признания вторичных торгов несостоявшимися следует в течение месяца принять решение об оставлении за собой, о чем система напоминает пользователю;
5) система "принудительных" напоминаний о сроках, делах, заседаниях и иных задачах, которые можно снять только приложением к системе отчета о выполнении задачи и получением "одобрения" куратора;
6) система расчета ключевых показателей эффективности (KPI) управления долгами на стадии взыскания: процент и размер взысканных средств, "загруженность" сотрудников, соотношение дел, по которым принято решение, однако не возбуждено исполнительное производство (подробнее о данных показателях см. в параграфе 7.5);
7) синхронизация с мобильным телефоном (например, календарь дат и мест судебных заседаний переносится в календарь мобильного телефона, поскольку работа на данном этапе связана с частыми выездами);
8) система согласования документов и принятия решений (запрос - акцепт), в частности, согласование с руководителем Юридического отдела необходимости обжалования и пр.;
9) система контроля и отчетности.
Отметим, что это лишь немногие инструменты, которые могут быть включены в АСУД. АСУД может быть или "скелетом", или "слепком", копией с бизнес-процесса, потому и все элементы процесса могут быть в ней отражены. Построение АСУД идет как от бизнес-процесса, так и от программно-технических возможностей.
В итоге - все процессы будут в той или иной степени интегрированы в единую систему, которая намного улучшит коммуникативные отношения в организации, уменьшит различные "шумы" и потери при передаче информации, а также ускорит и повысит эффективность всех бизнес-процессов. В частности, вместо того чтобы звонить менеджеру и уточнять какие-то вопросы, запрашивать документы, все заинтересованные подразделения смогут получить необходимые данные напрямую из системы.