7.4. Особенности управления многофилиальной системой в аспекте взыскания долгов: центр - региональный представитель, лимитирование полномочий, пример методов управления процессом взыскания долгов в регионе. Случаи отсутствия представителя кредитора в регионе должника

                                                Дисциплина - мать победы.

                                             Александр Васильевич Суворов

Должники не всегда находятся в регионе кредитора.

Случаи, когда должник находится не так далеко от кредитора (допустим, должник - в Подмосковье, а кредитор - в Москве) тоже часты, но также имеют свою специфику: открывать филиал в каждом городе нецелесообразно, а ездить каждый раз к должнику или в суд по месту нахождения должника порой накладно*(353).

Или же как управлять процессом взыскания долгов при наличии большого количества региональных представителей (филиалов)? Например, у Сбербанка РФ более 19490 подразделений по всей стране*(354).

Рассмотрим данные вопросы подробнее.

Головной офис - филиал

В соответствии со ст.55 ГК РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Филиалы не являются юридическими лицами. Данная особенность находит отражение при заключении договоров с контрагентами: следует указывать в качестве стороны само юридическое лицо, действующее в лице руководителя филиала, действующего на основании доверенности, а не филиал*(355). Руководитель филиала действует на основании доверенности.

Особенность управления многофилиальной сетью заключается в установлении лимитов полномочий филиалов (как по суммам сделок, так и по объему полномочий) и процедур согласования ключевых решений.

Данная необходимость обусловлена тем, что обязательства по заключенному филиалом договору возникают напрямую у юридического лица, и потенциальный проблемный должник - также у юридического лица.

Инструментами управления филиалами в аспекте профилактики и работы с долгами являются:

1. Положение о филиале.

В таком положении устанавливаются виды сделок филиала, порядок деятельности, ограничения деятельности и пр.

2. Доверенности с лимитированным объемом полномочий и сроком действия.

Например, указывается: "...заключение договоров поставки на сумму не более 1000000 (Одного миллиона) рублей..." Или в судебной доверенности не указываются такие полномочия как отказ от иска, заключение мирового соглашения, но в этом случае головному офису будет необходимо подписывать отказ от иска самостоятельно.

При этом в доверенностях зачастую допускаются спорные формулировки, которые хотя и защищают в определенной мере головной офис, но в худшем случае могут только создать препятствия для нормального функционирования филиала. Допустим, формулировка: "...заключение кредитного договора на сумму не более 10000000 (Десять миллионов) рублей в соответствии с типовыми формами договоров в пределах утвержденного бюджета филиала на основании решения уполномоченного лица банка..."

В данной ситуации нормальный контрагент запросит все документы об утверждении типовых форм, бюджет филиала, приказы о назначении уполномоченного на заключение таких кредитных договоров лица, а это уже повлечет определенные сложности, поскольку эти данные могут быть закрытыми.

Или проблема сроков доверенностей: при выдаче доверенности руководителям филиала только на три месяца или полгода, помимо денежных затрат (поскольку данная доверенность будет также передоверена сотрудникам филиала и требует нотариального удостоверения) и затрат по времени сотрудников, занимающихся доверенностями, данная доверенность никакого положительного эффекта не несет. То, что в данной системе "мышь не проскочит", будет достигнуто, по нашему мнению, неэффективным способом.

В связи с этим следует разумно относиться к делегированию полномочий, чтобы полностью не затормозить деятельность данной бизнес-единицы ненужной бюрократией.

3. Инструктивно-методологическая база.

В данном случае для исключения появления проблемных должников или же качественного взыскания задолженности в суде утверждаются соответствующие инструкции и регламенты, предусматривающие трансляцию имеющихся технологий головного офиса и филиала на сотрудников филиалов, а также устанавливающие процедуры согласования с профильными сотрудниками головного офиса.

При этом, взяв на себя такие обязанности, головной офис должен иметь возможность и ресурсы с ними справляться, т.е. согласовывать документы в срок и качественно. Просто формальная виза при реальной невозможности внимательно посмотреть документ только затянет процесс (например, если документов слишком много, изучить всю специфику и принять правильное решение невозможно).

Кроме того, в данном случае необходимо избежать некой системы "коллективной безответственности", когда филиал говорит, что решение принял головной офис, последний же утверждает, что это филиал привел должника или проиграл судебный процесс; филиал утверждает, что проблемный иск головным офисом согласован, а головной офис считает, что за это отвечает ответственный исполнитель филиала.

Вместе с тем следует иметь в виду, что подобные инструкции в дальнейшем не будут основанием для признания сделки, совершенной с нарушением такой инструкции, недействительной.

Для примера приведем методы управления головным офисом процедуры судебного взыскания долгов в филиале:

- установление требований для сотрудников юридических служб филиалов (в том числе проведение тестирования и собеседования при принятии на работу);

- согласование принятия на работу, премирования, депримирования, увольнения, периодическая аттестация сотрудников юридических служб филиалов;

- установление концепции развития юридических служб филиалов, в частности, периодического проведения семинаров, наличия "Гаранта/Консультанта" и пр.;

- введение для филиалов инструкции по работе с судебным и исполнительным производством с типовыми формами процессуальных документов;

- согласование исков, жалоб и иных документов, направляемых в судебные органы, службы судебных приставов для "незнакомых" юристов, а для хорошо зарекомендовавших себя юристов - оставление согласования только определенной категории исков (на большую сумму, о признании недействительными договоров) с выборочной проверкой типовых исков;

- установление обязанности доведения до сотрудников головного офиса информации о предъявленных к филиалу исках, о принятых судебных решениях с направлением копий данных документов;

- введение единой разветвленной по регионам онлайн системы управления долгами (АСУД), в рамках которой осуществляется согласование документов, напоминание о задачах, сроках и пр.

- указание в процессуальных документах адреса филиала как адреса для направления корреспонденции; указание в договорах договорной подсудности - по месту нахождения филиала организации или в определенном третейском суде;

- привлечение на сложные или прецедентные судебные процессы филиалов адвокатов, юристов головного офиса;

- предоставление различных объемов полномочий в зависимости от компетентности юриста филиала (без права на отказ от иска, без права на предъявление иска - эти функции берет на себя головной офис);

- установление системы кураторов филиалов в головном офисе или же кустовой системы курирования группы филиалов региональными дирекциями;

- "вызовы" сотрудников филиалов в головной офис и проведение индивидуальных разъяснений, получение обратной связи.

Аналогичный порядок можно ввести при наличии системы: головной офис и дочерние компании (холдинги), однако в таком случае следует выстраивать между субъектами договорные отношения, а все инструкции переутверждать уполномоченными органами самих дочерних компаний.

Известны системы управления, когда все ключевые функции по проверке должника, подготовке процессуальных документов передаются в головной офис: филиалы лишь осуществляют сбор необходимых документов, которые в сканированном виде передаются в единый центр, а оттуда приходят готовые решения. Несмотря на все очевидные плюсы (специализация функций и больший профессионализм), для сопровождения судебных производств такая система слабо применима, поскольку, не являясь в судебный процесс и заявляя о рассмотрении в свое отсутствие, кредитор фактически не может обеспечить себе должную судебную защиту.