§ 3.2 Функции учета в финансовом мониторинге

Для проведения эффективного финансового мониторинга, направленно­го на обеспечение надежного функционирования организации, необходимо значительное количество ежедневной бухгалтерской, управленческой, фи­нансовой информации о движении денежных средств, о состоянии деби­торской и кредиторской задолженности, остатках оборотных и внеоборот­ных активов, наличии источников финансовых вложений, инвестиций, о

характере совершаемых хозяйственных операций.

В этой свя ж все источники информации организации подразделяются на учетные и внеучетные источники, к которым относятся материалы:

■ собраний акционеров, участников, производственных совещаний,

■ директивных документов (приказы, распоряжения, указания);

■ личных контактов с исполнителями, клиентами, контрагентами;

■ внутренней и внешней служебной переписки менеджеров и специа­листов;

• налоговых проверок, инвентаризаций, ревизий, внешнего и внутрен­него аудита;

• экономических семинаров, научных конференций.

■ маркетинговых исследований;

■ средств массовой информации.

К учетным источникам информации относят

♦ бухгалтерский учет и отчетность;

* финансовый учет и отчетность;

• налоговый учет и отчетность,

♦ статистический учет и отчетность, другие учетные данные.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают имущест­венные права, финансовые ресурсы, движение денежных средств, хозяйст­венные операции, формируют данные, необходимые для обеспечения кон­троля исполнения бизнес-планов, инвестиционных проектов организации Методы учета позволяют получить количественные характеристики всех хозяйственных операций, обобщающие выводы о составе, структуре, средств, ресурсов организации, как по источникам формирования, распре­деления, так и по целевому использованию.

Статистический учет, отчетность отражают массовые экономические яв­ления, процессы, которые являются исходной информационной базой для получения количественных, качественных характеристик, позволяющих выявлять закономерности, оценивать эффективность взаимодействия биз­нес-процессов, общие тенденции развития. Несмотря иа определенную специфику, методы массового статистического наблюдения, как правило, опираются на данные бухгалтерского учета и отчетности организации. Кроме того, для эффективной реализации финансовых планов, инвестици­онных проектов необходима определенная нормативная база. Такие дан­ные содержатся в пояснительных записках, проектах, производственных и технических паспортах, обязательных финансово-экономических расчетах, прейскурантах цен, справочных данных, других нормативных материалах.

92

Использование в организациях системы «Standard-cost» предполагает раз­работку норм, стандартов расходов материалов, на оплату труда, на­кладных расходов, составление нормативной калькуляции себестоимости, учет фактических затрат с оценкой отклонений от стандартов, норм. По­этому для повышения оперативности управленческого учета в учете затрат выделяют фактические прошлые затраты и нормативные затраты, учиты­ваемые согласно системе «Standard-cost».

Поэтому, бухгалтерский учет, являясь незаменимой функцией управле­ния финансами бизнес-систем организаций, представляет упорядоченную систему сбора, сплошной, непрерывной, документальной регистрации, обобщения, оформления информации с помощью современных техниче­ских средств, информационных технологий об экономических, финансо­вых операциях, связанных с изменением стоимости имущества, обяза­тельств организации и выполняет следующие функции:

аккумулирует, обеспечивает учетной информацией, необходимой для обоснованного планирования, бюджетирования, научной организации тру­да и производства, эффективного контроля, регулирования финансово­экономической деятельности;

укрепляет, развивает экономические, финансовые взаимоотношения структурных подразделений организаций на основе консолидированного взаимодействия учета и бюджетирования;

обеспечивает режим экономии средств, ресурсов, производственную, технологическую, финансовую дисциплину;

S систематизирует данные о финансовых результатах;

■/ позволяет выявлять резервы финансово-экономической деятельности для целенаправленного контроллинга на следующем этапе функциональ­ного финансового менеджмента.

Непременным условием обеспечения устойчивого развития организаций является эффективное взаимодействие финансового инжиниринга, мони­торинга, контроллинга. Обоснованное, целенаправленное финансовое пла­нирование, бюджетирование, инвестиционное проектирование, рациональ­ная органи іация процедуры их исполнения основываются на информации, которая формируется, преобразуется системой учета, приобретает новые качества, необходимые для эффективного управления финансами органи­заций Бухгалтерский учет на основе прямых, обратных связей с финансо­вым инжинирингом исполняет функции, связанные с регистрацией, сбо­ром, преобразованием первичных сведений о бизнес-процессах, операциях протекающих в организациях для информационного обеспечения потреб­ностей функционального менеджмента. Посредством учета осуществляет­ся контроль, регулирование эффективности финансово-экономической деятельности.

Для осуществления систематического эффективного финансового кон­троля нужна своевременная, достоверная, полная, документально оформ­ленная информация о состоянии бизнес-процессов, операций, бизнес- систем организации Контроль исполнения бизнес-планов, бюджетов орга­низации неразрывно связан н практически неотделим от учета. Отсутствие учетной информации неизбежно приводит к потере упрааляемости, согла­сованности взаимодействий бизнес-процессов, а, следовательно, к эконо­мическим потерям и убыткам. Экономия производственных, финансовых ресурсов, средств организации определяется данными учета. На основе учетных сведений контролируется соответствие затрат н полученных фи­нансовых результатов, эффективности использования основных и оборот­ных средств, соблюдение расчетной и финансовой дисциплины

Управленческий учет, основанный на данных бухгалтерского учета и учета принятия финансовых решений, обеспечивает руководителей выс­шего звена управления, менеджеров, специалистов структурных подразде­лений информацией необходимой для эффективного осуществления функ­ций управления организацией.

Поэтому главная задача - своевременное и непрерывное, достоверное и полное, документальное отражение организацией всех финансовых про­цессов, операций в течение отчетного периода операционного дня. недели или декады, месяца, квартала, года Общий порядок осуществления учет­ных операций, основанный на использовании единого плана счетов н наи­более популярной журнально-ордериои формы бухгалтерскою учета, представлен на рисунке 3 /.

Финансовый учет осуществляется на основе регистрации, систематиза­ции, оформления операций, связанных\'

1) с формированием, распределением, использованием доходов, расхо­дов, конечных, предварительных финансовых результатов, денежных и приравненных к ннм средств;

2) исполнением финансовых планов, бюджетов, смет доходов, расходов, инвестиционных проектов, подведением итогов плановой финансово­экономической деятельности.

Поэтому в бухгалтерском учете выделяют производственный и финан­совый учет. Часто бухгалтерский финансовый учет называют контроль­ный финансовым учетам, а управленческий финансовый учет - учета» принятия финансовых решений. Под контрольным финансовым учетом понимают ежедневный бухгалтерский учет данных первичных докумен­тов, характеризующих бизнес-процессы, операции, позволяющий менед­

жерам и специалистам, акционерам и собственникам получать объектив­ную информацию о финансовом состоянии организации за определенный период или иа плановую дату.

Рисунок З I - Порядок формирования информационных потоков при ис­пользовании журнально-ордерной системы учета

Под учетом принятия финансовых решений понимают ежедневный фи­нансовый учет данных о выполнении финансовых планов, исполнения смет доходов, расходов, инвестиционных проектов на основе использова­ния данных финансовых подразделений организации.

Таким образом, бухгалтерский учет, являясь основой финансового уче­та, полностью не исчерпывает его содержания. В настоящее время руково­дители организаций, главные бухгалтеры отмечают, что традиционный финансовый учет в полной мере не обеспечивает оперативными данными персонал крупных, средних организаций для принятия необходимых фи­нансовых решений, широкого внедрения бюджетирования в практику фи­нансово-экономической деятельности. Такое положение дел в учете, преж

де всего, объясняется низким уровнем автоматизации, отсутствием спе­циального методического обеспечения в организациях, в том числе кон­трольного финансового учета.

В то же время, постоянный систематический сбор, обработка значитель­ных потоков финансовой информации возможны в организациях на основе использования специальных компьютерных систем, бухгалтерских, анали­тических программ. В настоящее время на организациях получили широ­кое распространение такие бухгалтерские программы, как: «/С; Предпри­ятие», «БЭСТ», «Бухсофт», которые значительно расшили возможности бухгалтерского учета, учета принятия финансовых решений Например, воіможности системы «1C: Предприятие» позволяют использовать ее и как необходимый учетный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1C: Предприятие» может быть использована для ведения раз­личных направлений бухгалтерского и финансового учета:

•S банковских и кассовых операций;

^ основных средств, нематериальных активов, материалов; v выпуска и реализации продукции, товаров, работ, услуг,

^ валютных операций, расчетов с бюджетом н внебюджетными фонда­ми.

^ расчетов с организациями-контрагентами, дебиторами и кредиторами; расчетов по заработной плате и финансовых результатов

Система «УС: Предприятие» позволяет оперативно формировать фи­нансовые показатели отчетности иа определенную дату. Нередко в органи­зациях ие выделяют особенности и смешивают функции различных видов финансового учета, в результате потребность в конкретной оперативной финансовой информации остается неудовлетворенной. Чаще в организаци­ях используется контрольный учет, так как он обеспечивает потребности в первичной информации о финансово-экономической деятельности орга­низации, которая накапливается в регистрах бухгалтерского учета. Суще­ственным недостатком контрольного учета является отсутствие системати­зированного учета финансовых данных, что не позволяет быстро получать обобщающие оценки, выводы для принятия оперативных финансовых ре­шений.

В настоящее время в связи с ростом расходов, сложностью производст­ва, расширением ответственности за результаты деятельности большое значение в организациях придается учету принятия финансовых решений, который в отличие от контрольного финансового учета позволяет система­тизировать данные и способствует улучшению качества финансового пла­нирования, оценки вариантов финансовых вложений, инвестиций. Однако его нельзя рассматривать особенно полезным для долгосрочных контроль­ных действий.

Методы организации управленческого, бухгалтерского, финансового учета, определяются учетной политикой организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Менеджеры и специалисты организации определяют особенности классификации, лега­лизации, локализации, консолидации доходов, расходов, затрат центров ответственности, организации в целом. Многообразие оргаинзационно- правовых форм, жономических, юридических, технических, социально­психологических факторов, формам собственности конкретизирует, опре­деляет выбор методов, форм организации управленческого учета, которые представлены на рисунке 3.3.

Взаимосвязь управленческого и финансового учета осуществляется иа основе использовании методов, предусматривающих ведение

1) контрольных счетов - счетов расходов и доходов финансовой бухгал­терии прн наличии прямой корреспонденции со счетами управленческой, производственной, аналитической бухгалтерии (интегрированная, мони­стическая, одиокруговая подсистема учета);

2) парных контрольных счетов - зеркальных счетов, или счетов-экранов одного и того же наименования (автономная, замкнутая подсистема учета).

На практике используются методы управленческого учета, основанные

* на традиционном учете полной себестоимости, то есть на полном включении всех затрат в себестоимость продукции, товаров, работ, услуг;

Содержание финансового учета в организациях, прежде всего, определя­ется требованиями действующего законодательства, учетной полил ики, со­ставом, структурой финансовых показателей, форм финансовой отчетно­сти организации. Методической основой учета, анализа доходов, расходов, конечных финансовых результатов являются следующие нормативные до­кументы:

1) Правила бухгалтерского учета «Доходы организации» ПБУ 9/99, ут­вержденные приказом Минфина России от 06.0S.99 № 32н (далее как ПБУ 9/99):

2) Правила бухгалтерского учета «Расходы организации» ПБУ 10/99, ут­вержденные приказом Минфина России от 06.05 99 № ЗЗи (далее как ПБУ 10/99);

3) Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность орга­ни іации» (ПБУ 4/99), утвержденное приказом Минфина России от 06 07.99 № 43н (далее как ПБУ 4/99).

4) Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117ФЗ.

Как показывает практика организации финансового учета, наиболее зна­чимым для принятия решений является учет движения денежных средств, формирования финансовых результатов. Дія этого в организациях, как правило, используются специальные формы в виде ведомостей движения денежных средств организации на отчетную дату. Ведомости движения денежных средств организации включают показатели доходов, расходов, предварительный, конечный финансовый результат. При формировании финансовых показателей, способов их расчета используются традицион­ные методы, изложенные в действующих правилах бухгалтерского и нало­гового учета в Российской Федерации

Следует отметить, что терминологическая несогласованность принци­пов, правил бухгалтерского и налогового учета является причиной необос­нованного увеличения трудоемкости, избыточной сложности веления фи­нансового учета в организациях. Например, согласно ПБУ 9/99 н ПБУ 10/99 доходы и расходы организации в зависимости от их характера, усло­вия получения и направлений деятельности организации подразделяются: 1) на доходы от обычных видов деятельности if 2) прочие доходы. А со­гласно НК РФ к доходам организаций относят. I) доходы от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и 2) внереализационные до­ходы В бухгалтерском учете используется термин «продажи», а в налого­вом учете - «реализация». Кроме того, из оборота прн определении дохо­дов, расходов, прибыли в налоговом учете выпало понятие «продукция», а вместо него используется термин «товары» и так далее

Кроме того, следует отметить, что общий алгоритм расчета финансовых результатов организации определяется принципами, заложенными в главе 25 НК РФ, ПБУ 4/99 Например, в соответстнии с ПБУ 9/99 под доходами

организации понимается увеличение экономических выгод в результате поступления денежных средств, иного имущества, погашения обяза­тельств, приводящее к увеличению капитала организации, за исключением вкладов участников, собственников имущества. Не призиаюгея доходами организации поступления от других юридических и физических лиц:

* налоіа на добааленную стоимость, акцизов, экспортных пошлин и иных аналогичных платежей,

У по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала;

V в порядке предварительной, авансов в счет оплаты продукции, това­ров, работ, услуг;

S задатка, залога, если договором предусмотрена передача заложенного имущества залогодержателю;

S в погашение кредита, займа, предоставленного заемщику В общем случае доходами организации от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции, товаров, работ, услуг Кроме того, к доходами организаций относят:

^ поступления, связанные с предоставлением за плату во временное пользование активов организации;

S поступления, связанные с предоставлением за плату прав, возникаю­щих из патентов на изобретения, промышленные образцы и друїнх видов интеллектуальной собственности;

^ поступления, связанные с участием в уставных капиталах других. ор­ганизаций. включая проценты и иные лоходы по ценным бумагам;- при­быль, полученная организацией в результате совместной деятельности по договору простого товарищес гва,

■S поступления от продажи основных средств и иных активов, отличных от денежных средств, продукции, товаров, кроме иностранной валюты, проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, а также проценты за использование банком денеж­ных средств, находящихся на счете организации в этом банке;- штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров,

•/ активы, полученные безвозмездно, в том числе по договору дареиия,- постумления в возмещение причиненных организации убытков;- прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году;

v суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым ис­тек срок исковой давности;

J курсовые разницы, сумма дооценки активов, за исключением внеобо­ротных активов, иные доходы Согласно принципам бухгалтерского учета расходами организации яв­ляется уменьшение экономических выгод в результате выбытия денежных средств, иного имущества, возникновения обязательств, приводящих к уменьшению капитала организации, за исключением уменьшения вкладов во решению участников, собственников имущества. Поэтому к расходам организации не относится выбытие активов, связанных:

S с приобретением, созданием внеоборотных активов;

S вкладами в уставные, складочные капиталы других организаций, при­обретением акций акционерных обществ, иных ценных бумаг, не предна­значенных для перепродажи;

J перечислением средств, связанных с благотворительной деятельно­стью, расходами иа осуществление социально-культурных мероприятий;

S договорами комиссии, агентскими и иными аналогичными договора­ми в пользу комитента, принципала,

S предварительной оплатой, в виде авансов, задатка в счет оплаты мате­риально-производственных запасов, иных ценностей, работ, услуг, к\' погашением кредита, займа полученного организацией.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связан­ные с изготовлением, продажей продукции, приобретением, продажей то­варов, выполнением работ, оказанием услуг, к которым относят. I) мате­риальные затраты; 2) затраты на оплату труда 3) отчисления на социаль­ные нужды; 4) амортизацию; 5) прочие затраты. Кроме того учитываются расходы, связанные

У с предоставлением организации за плату во временное пользование активов,

\'S предоставлением организации за плату прав, возникающих из патен­тов на изобретения, промышленные образцы, других видов интеллекту­альной собственности;

•/ участием организации в уставных капиталах других организаций;

S продажей, выбытием, прочим списанием основных средств, иных ак­тивов, отличных от денежных средств, товаров, продукции, кроме ино­странной валюты;

S процентами по предоставленным кредитам, займам,

S оплатой услуг, оказываемых банками;

У штрафами, пени, неустойками за нарушение условий договоров;

•/ возмещением причиненных организацией убытков,

S убытками прошлых лет, признанных в отчетном году;

S суммами дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания;

^ курсовыми разиицамн, суммами уценки активов, за исключением вне­оборотных активов, иных расходов.

В общем случае предварительный финансовый результат организации определяется как разность между полученными доходами и расходами за вычетом налога иа добавленную стоимость, акцизов, иных платежей, кото­рые не принимаются в расчет. Необходимые данные для расчетов получа­ют как на основе непосредственной обработки первичных документов, данных первичного бухгалтерского учета, так и на основе использования специальных компьютерных программ.

К учетной финансовой информации предъявляются следующие требо­вания

S информация должна быть полезной, то есть она может быть успешно использована для принятия финансовых решений;

^ информация должна быть своевременной, так как эффективность ре­шений всегда зависит от времени получения информации,

•/ информации должна быть достоверной, так как, если в ией содержатся неточные сведения, ошибки, то могут быть приняты неудовлетворитель­ные решения;

S информация должна быть понятной, так как для того, чтобы разби­раться, уточнять плохо воспринимаемую информацию, как правило, нет времени.

В современных условиях повышение эффективности управления финан­сами организаций связано с развитием общей тенденции децентрализации управления. При этом децентрализация рассматривается, прежде всего, как характеристика интенсивности, плодотворности взаимоотношений ме­неджеров. специалистов в процессе управления, находящихся на разных уровнях иерархии Поэтому децентрализация - это не отрицание цельности управления организацией, а обретение нового качества, позволяющего оп­тимизировать финансовые результаты организации за счет рационального перераспределения функций управления между центрами финансовой от­ветственности, что обеспечивает наиболее тесную взаимосвязь процесса управления с бизнес-процессами

Ы последние десятилетия определилась тенденция формирования, со­вершенствования организационных структур управления крупных, сред­них организаций по линиям ответственности, эффективности бизнес- процессов, основу которых составляет производство определенного вила продукции, выполнение работ, оказание услуг, включая необходимый со­путствующий набор функциональных подразделений. Поэтому традици­

онный метод, предполагающий выделение функциональных подразделе­ний носит подчиненное им значение. В этой свя ш современная структура управления организации определяется как совокупность бизнес-центров, взаимосвязанных линиями ответственности за результаты бизнес- деятельности.

Таким образом, организационная структура, по сути, трансформируется в иерархическую пирамиду, состоящую из вертикально и горизонтально интегрированных уровней, структур ответственности, где менеджеры и специалисты нижних уровней подотчетны верхним уровням в соответст­вии с матричной организацией бизнес-процессов, центров ответственно­сти Линиям ответственности соответствует определенная направленность генерирующих потоков финансово-экономической информации Эта тен­денция обусловила введение в управленческий учет нового понятия - «сегмент бизнеса» или «центр ответственности» как определенная часть бизнес-системы организации, являющаяся относительно самостоятельным структурным подразделением, автономно работающим иа потребителя Поэтому для ведения учета, формирования отчетности определяются акти­вы, ресурсы, затраты и результаты основной и вспомогательной деятель­ности

Б этом случае децентрализация управления опреле.шел место, роль, зна­чение каждого бизнес-процесса, операции организации с позиций пра­вильного распределения и закрепления прав, ответственности та конечные результаты деятельности. Поэтому организационную структуру современ­ной крупной организации можно рассматривать как систему взаимосвя­занных линиями ответственности бизнес-центров, в рамках которой функ­ционирует управленческий, бухгалтерский, финансовый учет, обеспечи­вающий процесс рационального управления финансовой информацией, затратами, результатами, позволяющий эффективно контролировать, коор­динировать деятельность менеджеров и специалистов. По сути, это систе­ма учета и отчетности организации сгруппированная по цен [рам от­ветственности.

Учет в центрах ответственности:

1) действует как единая система,

2) функционирует параллельно с традиционной системой бухгал­терского учета;

3) внедряется там, где четко определены границы, коикрети жрована от­ветственность менеджеров за расходы и доходы

Функции учета в центрах ответственности:

S своевременно удовлетворять информационные потребности процесса управления структурными подразделениями, организацией;

S оперативно контролировать затраты и результаты на разных уровнях управления;

J правильно оценивать деятельность менеджеров и подразделений по результатам мониторинга;

S незамедлительно сиі налншровать обо всех нарушениях, отклонениях системы управления.

Оформление отчетности - завершающий этап учетною процесса органи­зации В общем случве отчетность организации представляет систему взаимосвязанных показателей, характеризующих условия, результаты фи­нансово-экономической деятельности хозяйствующего субъекта за преды­дущие периоды. Отчетность организации состоит из частных и обобщаю­щих показателей, которые рассчитываются за отчетный период или на оп­ределенную дату иа основе использования следующих методов формиро­вания учетных данных, таких как:

1) С1>аннанализировать, контролировать, прогнозировать, планировать деятельность структурных подразделений, отдельные направления деятельности, деятельность менеджеров и специа­листов.

В процессе составления отчетности определяются показатели, характе­ризующие имущественное положение, финансовое состояние организации, краткосрочные, долгосрочные обязательства, аложения в активы различ­ной ликвидности, источники формирования собственных н заемных средств, оценивают выручку, прибыль текущего и прошлых периодов, взаимоотношения организации с покупателями и заказчиками, поставщи­ками и подрядчиками, финансовыми посредниками В управленческом и финансовом учете, кроме перанчных и оперативных данных, используется месячная, квартальная, годовая бухгалтерская отчетность в виде бухгал­терского баланса (форма № 1), отчета о прибылях и убытках (форма № 2), отчета об изменениях капитала (форма № 3), отчета о движении денежных средств (форма № 4), приложения к бухгалтерскому балансу (форма № S).

Соблюдение перечисленных выше требований к формированию учетной информации позволяет избежать неправильных оценок в процессе монито­ринга, ошибочных решений