АСУД для профилактики возникновения проблемных долгов

На стадии профилактики возникновения проблемной задолженности наиболее актуально автоматизировать систему ввода данных о контрагенте, договорах, заключаемых с ним, сроках оплаты и поставки, а также ввести систему анализа платежеспособности и правоспособности контрагента.

АСУД на данном этапе может содержать следующие базы данных:

1) инструктивно-методологические материалы по договорной работе (утвержденные в организации, рекомендованные статьи, книги и пр.);

2) данные о контрагенте: наименование (ф.и.о.), место жительства, контактные данные, данные об имуществе, данные бухгалтерской отчетности, данные проверок имущества. Основа данного процесса - анкетирование клиента (подробнее см. в параграфе 2.3);

3) данные об основном договоре: реквизиты, размер и срок поставки, оплаты, спецификация товаров, данные об исполнении договора и иная информация, подлежащая контролю;

4) данные о договорах, обеспечивающих исполнение обязательств;

5) данные о согласовании договоров;

6) данные об исполнителе и кураторе договора;

7) справочники: общие базы поставщиков, ассортимент, данные о конкурентах, стоп-листы ("черные списки" неплательщиков, руководителей неплательщиков), в том числе из внешних ресурсов (например, "желтые страницы" соответствующего региона);

8) базы сканированных копий документов: договоры, акты сдачи-приемки работ, счета-фактуры и пр.

Инструментами работы являются:

1) шаблоны типовых договоров с возможностью автоматического составления (подробнее о типовых договорах см. в параграфе 7.2);

2) калькулятор различных расчетов: цены, ежемесячных платежей, пеней;

3) автоматические напоминания о сроках платежа/поставки, о просрочке;

4) система автоматических задач: при просрочке - позвонить контрагенту, подготовить претензию, при оплате контрагентом суммы предоплаты - поставить товар;

5) системы Collection scoring, т.е. инструменты по оценке платежеспособности контрагента, рисков невозврата задолженности;

6) планирование и оценка дебиторской задолженности, формирование предельных лимитов на каждого должника (об этом подробнее смотрите в параграфах 2.2, 2.9 - по ключевым мерам профилактики возникновения задолженности);

7) система контроля и отчетности.