Основы бухгалтерского учёта

Прежде чем начать работать с любым инструментом, нужно хотя бы представлять для чего он предназначен и с каким материалом он работает. Здесь никак не обойтись без основных понятий и терминов используемых в той области, где используемый инструмент будет работать.

Счета являются основой любого бухучёта. Деньги всегда откуда-то появляются, где-то находятся и куда-то отправляются. Вот для этих «откуда-то», «где-то» и «куда-то» и предназначены счета. С целью предоставления гибкости учёта счета условно делятся на определённый группы. Вот основные из них, с которыми вам придётся сталкиваться в работе с GnuCash (названия счетов соответствуют названиям в русскоязычной локализации программы): активы — то, чем вы реально располагаете (в том числе и заёмные средства). Это могут ваши деньги на карманные расходы, депозит в банке, автомобиль или квартира, возможно даже купленные в кредит; задолженность — то, что вы кому-то должны. То есть, например, у вас может быть квартира, но вы за неё должны банку; собственные средства — ваши «чистые» деньги. Другими словами это то, что останется, если из ваших активов вычесть вашу задолженность; приход — вы же как-то зарабатываете? Например ваша зарплата или «благодарность» соседа за ремонт компьютера являются хорошим примером прибыли; расход — сходили с подругой в кино? Вот вам и расходы :( Балансовое уравнение

Все перечисленные выше счета работают в одной единой системе. Это значит, что изменение значения счёта одного типа тут же приведёт к изменению соответствующих счетов другого. В первую очередь баланс определяют значения счетов активов и расходов, то есть величину вашего капитала всегда можно вычислить путём вычитания ваших долгов из активов:

собственные средства = активы - задолженность

Далее, вы можете увеличивать свой капитал при помощи счетов прибыли и уменьшать его значение при помощи счетов расходов. Заплатили вам, например, зарплату — капитал увеличился; покушали в местной столовке на работе — капитал уменьшился.

активы - задолженность = собственные средства + (приход - расход)

Это уравнение всегда должно выполняться, а это возможно лишь в случае, если вы используете для учёта несколько типов счетов. Например, если вы получили деньги в виде прибыли, то вы увидите соответственное увеличение значения ваших активов. В то же время свои активы вы можете пополнить и за счёт заёмных средств.

Всё вышесказанное о балансовом уравнении можно представить наглядно (стрелками показано движение средств):

Двойная запись

Балансовое уравнение является основой системы двойных записей: для каждого изменения значения счёта в одной части уравнения должно быть и изменение значения соответствующего счёта в другой части уравнения. Этот принцип называется «принцип баланса» и является основным в работе GnuCash и других систем учёта финансов, использующих систему двойной записи. Выполняя операцию в таких системах вы всегда работаете как минимум с двумя счетами, поскольку это является обязательным условием для сохранения баланса.

Система двойной записи решает две задачи. Во-первых, решается вопрос организации «движения» средств, ведь средства, как говорилось выше, всегда «откуда-то» поступают и «куда-то» перемещаются. Во-вторых, имея фактически по две записи на операцию, вы уменьшаете вероятность возникновения ряда ошибок. Конечно, машина сама за вас выполняет необходимые проверки, но знание того, как она это делает лишним для вас не будет.