1.7. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г.

В данном постановлении указывается, что часть документов акционерного общества должна храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Федеральной архивной службой России:

документы, подтверждающие права общества на имущество, на-ходящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, органами управления общества.

Остальные документы по срокам хранения разделены на три группы:

не менее одного года — документы месячной бухгалтерской отчетности и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с фе-деральным законом;

не менее пяти лет — документы бухгалтерского учета общества и квартальной бухгалтерской отчетности, отчеты независимых оценщиков, квартальные отчеты эмитентов за И, III, IV кварталы отчетного года;

постоянно — годовые отчеты общества, квартальные отчеты эмитента за I квартал финансового года, учредительные документы общества, протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии, заседаний коллегиального исполнительного органа и ряд других документов.

Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом, а в структурных подразделениях — их руководителями.

Общества, имеющие собственный архив, все расходы по хранению документов учитывают в составе общехозяйственных расходов.

Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации.

В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, то эти документы также передаются в государственный архив.

Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

Отсутствие документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Штраф за это нарушение составляет в соответствии со ст. 120 НК РФ 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляют акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре — из пожарной части, о краже — из милиции и т. д.)

При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.

С середины 1990-х гг. в России начали распространяться корпоративные системы документооборота, которые предусматривают/не только автоматизацию традиционных функций делопроизводству, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом, в том числе выполнение справочно-информационной аналитической работы, использование электронного документооборота, осуществление централизованного контроля за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях.